物業(yè)檔案管理制度精品(15篇)

　　在生活中，很多情況下我們都會接觸到制度，制度泛指以規(guī)則或運作模式，規(guī)范個體行動的一種社會結(jié)構(gòu)。那么擬定制度真的很難嗎？下面是小編幫大家整理的物業(yè)檔案管理制度，希望對大家有所幫助。

物業(yè)檔案管理制度1

　　第一章擬建立的規(guī)章制度

　　一、擬建立的公眾管理制度

　　包括xxxx

　　二、擬建立的內(nèi)部管理制度

　　包括人事管理制度、福利管理制度、考勤管理制度、財務(wù)管理制度、預(yù)算管理制度、獎懲管理制度、投訴管理制度、文件管理制度、員工基本規(guī)范、通訊設(shè)備管理制度、管理體系及重大事項決策管理制度、培訓(xùn)管理制度。詳細(xì)內(nèi)容此處略。

　　三、擬建立的質(zhì)量手冊及程序文件

　　包括質(zhì)量手冊、文件控制程序文件、質(zhì)量記錄程序文件、管理評審程序文件、人力資源程序文件、合同評審程序文件、物業(yè)接管程序文件、服務(wù)設(shè)計開發(fā)程序文件、采購程序文件、入住管理程序文件、內(nèi)部審核程序文件、不合格程序文件、數(shù)據(jù)分析程序文件、糾正防措施程序文件等。詳細(xì)內(nèi)容此處略。

　　四、擬建立的工作手冊

　　包括各級崗位職責(zé)工作手冊、社區(qū)文化工作手冊、公共場地工作手冊、營業(yè)文娛場所工作手冊、房屋整改工作手冊、空房管理工作手冊、住戶入住工作手冊、裝修管理工作手冊、投訴的接待和處理工作手冊、住戶意見的征求、評議以及服務(wù)的定期回訪工作手冊、住戶檔案管理工作手冊、便民服務(wù)實施工作手冊、費用的統(tǒng)計、收取和追收欠款工作手冊、環(huán)衛(wèi)工作手冊、綠化工作手冊、報修工作手冊、供配電設(shè)施設(shè)備工作手冊、給排水設(shè)施設(shè)備工作手冊、電梯設(shè)施設(shè)備工作手冊、庫房工作手冊、突發(fā)事件或異常情況處理工作手冊、勤務(wù)工作手冊、安全工作手冊、門衛(wèi)工作手冊、巡邏工作手冊、爭創(chuàng)物業(yè)優(yōu)秀規(guī)劃等。詳細(xì)內(nèi)容此處略。

　　五、擬建立的質(zhì)量記錄文件

　　因數(shù)量達(dá)幾百份,此處省略

　　第二章檔案的建立與管理

　　一、物業(yè)檔案建立的內(nèi)容

　　檔案建立的內(nèi)容包括:業(yè)主入伙資料;客戶家庭資料;客戶聯(lián)系電話:包括:正常情況下的聯(lián)系電話和緊急情況下的聯(lián)系電話,如家庭電話、單位電話、手機(jī)、呼機(jī)、e-mail地址等;客戶室內(nèi)裝修管理資料包括:裝修申請表、裝修過程情況記錄、管線變動情況等;客戶日常維修資料包括:維修、維修回訪等記錄情況;客戶反饋資料包括:服務(wù)質(zhì)量回訪記錄、客戶投訴及處理記錄、客戶意見征詢、統(tǒng)計記錄等。

　　二、物業(yè)檔案管理的具體措施

　　客戶檔案資料是在客戶入伙以后逐步建立起來的,其內(nèi)容包括客戶的姓名、家庭情況、工作單位、聯(lián)系方法、管理費收繳情況、室內(nèi)裝修管理資料及物業(yè)獨用部分使用及保養(yǎng)維修情況等。

　　1、客戶檔案的收集

　　設(shè)立檔案室,建立相應(yīng)規(guī)章制度,對客戶檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理。資料收集堅持內(nèi)容豐富的原則。在實際工作中從需要出發(fā),擴(kuò)大資料來源,從時間上講是在業(yè)主入伙時開始收集歸檔,實行客戶一戶一檔。

　　2、客戶權(quán)籍資料管理

　　從客戶入伙開始,應(yīng)著手權(quán)籍資料的收集工作,權(quán)籍資料的收集、整理、歸檔,應(yīng)做到條理清晰、完整齊全,便于查閱。管理和使用好權(quán)籍資料,動態(tài)反映客戶權(quán)籍狀況,為客戶需求提供服務(wù)。

　　3、客戶檔案的整理

　　各個業(yè)務(wù)范圍上收集到的信息資料,統(tǒng)一交檔案員集中整理,整理的重點根據(jù)資料內(nèi)容、來源進(jìn)行分類,做到條理清晰、便于查閱。

　　4、客戶檔案的歸檔

　　鳳凰城小區(qū)管理處的業(yè)務(wù)接待將收集到的客戶資料每月五日前提交檔案中心。物業(yè)檔案中心員按照物業(yè)管理自身的內(nèi)在規(guī)律和聯(lián)系,將資料分類有序地保存,并輸入計算機(jī)存檔,運用計算機(jī)的先進(jìn)手段進(jìn)行檔案資料的管理。

　　5、檔案的利用

　　為客戶服務(wù)工作及時提供檔案資料,直接或間接地為客戶管理服務(wù),從而有效地提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。

　　6、客戶檔案的管理

　　客戶檔案的使用有嚴(yán)格的規(guī)定,借閱必須由具備規(guī)定條件的.人員經(jīng)登記后方可借出,歸還時須由專人進(jìn)行檢查,如有破損,立即修復(fù),嚴(yán)重時追究有關(guān)人員的責(zé)任�？蛻魴n案存放時要做好防火、防潮、防蛀工作,計算機(jī)使用時應(yīng)防止電腦病毒侵入。

　　第二節(jié)房屋管理與維修養(yǎng)護(hù)

　　1.主出入口設(shè)有小區(qū)平面示意圖,主要路口設(shè)有路標(biāo)、組圖及幢、單元、戶門標(biāo)號標(biāo)志明顯。

　　2.無違反規(guī)劃亂搭亂建,無擅自改變房屋用途現(xiàn)象。

　　3.房屋外觀完好、整潔,外墻面磚、涂料等裝飾材料無脫落、無污跡。

　　4.戶外招牌、廣告牌、霓虹燈按規(guī)定設(shè)置,保持整潔、統(tǒng)一、美觀,無安全隱患或破損。

　　5.封閉陽臺統(tǒng)一有序,色調(diào)一致,不超出外墻面,除建筑設(shè)計有要求外,不得安裝

　　戶外防盜網(wǎng)、晾衣架、遮陽蓬等。

　　6.空調(diào)安裝位置統(tǒng)一,冷凝水集中收集,支架無銹蝕。

　　7.房屋裝飾裝修符合規(guī)定,未發(fā)生危及房屋結(jié)構(gòu)安全及拆改管線和損害他人利益的現(xiàn)象。

　　1)住戶裝修申請表、裝修責(zé)任書(見業(yè)主分戶檔案)

　　2)裝修現(xiàn)場巡查記錄表(見工程巡查記錄)

　　第三節(jié)共用設(shè)施設(shè)備管理

　　1.共用配套設(shè)施完好,無隨意改變用途。

　　2.共用設(shè)施設(shè)備運行、使用及維護(hù)按規(guī)定要求有記錄,無事故隱患,專業(yè)技術(shù)人員和維護(hù)人員嚴(yán)格遵守操作規(guī)程與保養(yǎng)規(guī)范。

　　1)設(shè)備運行維修工作程序

　　2)設(shè)備巡查記錄

　　3)設(shè)備保養(yǎng)記錄

　　3.室外共用管線統(tǒng)一入地或公共管道,無架空管線,無礙觀瞻。

　　4.排水、排污管道通暢,無堵塞、外溢現(xiàn)象。

　　5.道路通暢,路面平整,井蓋無缺塊,無丟失,路面井蓋不影響車輛行人通行。

　　6.制定供電系統(tǒng)管理措施并嚴(yán)格執(zhí)行,記錄完整,供電設(shè)備正常,配電室管理符合規(guī)定,路燈、樓道等公共照明完好。

　　1)電室管理規(guī)定

　　2)配電系統(tǒng)工作內(nèi)容及操作程序

　　3)路燈、樓道等公共照明設(shè)備完好

　　第四節(jié)安防、消防、車輛管理

　　1.小區(qū)基本實行封閉式管理

　　1)小區(qū)實行24小時封閉管理資料

　　2)治安管理規(guī)定

　　3)門衛(wèi)管理規(guī)定

　　2.有專業(yè)護(hù)衛(wèi)隊實行24小時值班及巡邏制度,護(hù)衛(wèi)熟悉小區(qū)的環(huán)境,文明值勤,訓(xùn)練有素、言語規(guī)范、認(rèn)真負(fù)責(zé)。

　　1)護(hù)衛(wèi)部工作、內(nèi)務(wù)條令

　　2)護(hù)衛(wèi)崗位職責(zé)

　　3)各種工作記錄、資料照片

　�、抛o(hù)衛(wèi)值班記錄

　　⑵護(hù)衛(wèi)訓(xùn)練記錄

　�、且归g巡查記錄

　�、葋碓L登記表

　�、勺o(hù)衛(wèi)培訓(xùn)日程、訓(xùn)練記錄及資料

　�、首o(hù)衛(wèi)工作考核、巡查、評分統(tǒng)計資料

　　⑺護(hù)衛(wèi)基礎(chǔ)知識考核答卷

　　⑻護(hù)衛(wèi)文明值勤,裝修巡查等資料

　　3.危及人身安全處有明顯標(biāo)識和具體的防范措施

　　1)警示牌標(biāo)識卡等

　　2)突發(fā)事件及異常情況處理措施

　　3)常見治安刑事案件及處理措施

　　4)常見的幾種可疑情況及處理措施

　　5)緊急情況記錄表

　　4.消防設(shè)備設(shè)施完好無損,可隨時起用,消防通道暢通,制定消防應(yīng)急方案

　　1)消防管理制度

　　2)火警、火災(zāi)應(yīng)急方案

　　3)消防通道暢通

　　4)定期進(jìn)行消防巡視,檢查維護(hù)消防設(shè)施、器材等資料

　　5)護(hù)衛(wèi)隨時巡查營業(yè)房消防設(shè)施

　　6)義務(wù)消防隊員消防演練

　　5.機(jī)動車停車場管理制度完善,管理責(zé)任明確,車輛進(jìn)出有登記。

　　1)機(jī)動車停車場管理規(guī)定

　　2)機(jī)動車停車場登記

　　3)護(hù)衛(wèi)巡邏記錄

　　4)護(hù)衛(wèi)工作考核標(biāo)準(zhǔn)

　　5)交通指揮管理規(guī)范有序

　　6.非機(jī)動車輛管理制度完善,按規(guī)定位置停放,管理有序。

　　1)非機(jī)動車管理規(guī)定

　　2)按規(guī)定位置停放、管理有序

　　3)護(hù)衛(wèi)工作考核標(biāo)準(zhǔn)

　　第五節(jié)環(huán)境衛(wèi)生管理

　　1.環(huán)衛(wèi)設(shè)備完備,設(shè)有垃圾箱、果皮箱、垃圾中轉(zhuǎn)站。

　　1)環(huán)衛(wèi)設(shè)備臺帳

　　2)垃圾箱、果皮箱

　　3)清潔工作清潔小區(qū)環(huán)境衛(wèi)生資料

　　2.清潔衛(wèi)生實行責(zé)任制,有專職的清潔人員明確的責(zé)任范圍,實行標(biāo)準(zhǔn)化保潔。

　　1)清潔衛(wèi)生工作標(biāo)準(zhǔn)及考核辦法

　　2)清潔衛(wèi)生工作考核表

　　3.垃圾日產(chǎn)日清,定期進(jìn)行衛(wèi)生消毒滅殺

　　1)消毒滅蠅工作資料

　　2)定期投鼠藥資料

　　4.房屋共用部位共用設(shè)施設(shè)備無蟻害。

　　5.小區(qū)內(nèi)道路等共用場地?zé)o紙屑、煙頭等廢棄物,小區(qū)內(nèi)衛(wèi)生照片等資料。

　　6.房屋共用部位保持清潔,無亂貼、亂畫、無擅自占用和堆放雜物現(xiàn)象、樓梯扶欄、天臺、公共玻璃等保持清潔。

　　7.商業(yè)網(wǎng)點管理有序,符合衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn),無亂設(shè)攤點、廣告牌和無亂貼、亂畫現(xiàn)象。

　　8.無違反規(guī)定飼養(yǎng)寵物、家禽、家畜。

　　9.排放油煙、噪音等符合國家環(huán)保標(biāo)準(zhǔn)、外墻無污染。

　　第六節(jié)綠化管理

　　1.小區(qū)內(nèi)綠地布局合理,花草樹木與建筑小品配置恰當(dāng)。

　　2.綠地?zé)o改變使用用途和破壞、踐踏、占用等現(xiàn)象。

　　3.花草樹木長勢良好,修繕整齊美觀,無病蟲害,無折損現(xiàn)象、無斑禿。

　　4.綠地?zé)o紙屑、煙頭、石塊等雜物。

　　第七節(jié)精神文明建設(shè)

　　1.意義,健康向上的社區(qū)文化活動,創(chuàng)造條件,積極配合,支持并參與社區(qū)文化建設(shè)。

　　a提高業(yè)主自治自律行為宣傳教育資料

　　1)經(jīng)常進(jìn)行政府有關(guān)法律法規(guī)宣傳教育資料

　　2)建立業(yè)主產(chǎn)權(quán)區(qū)域建設(shè),愛護(hù)小區(qū)公共設(shè)施資料

　　b小區(qū)安全文明消防宣傳欄告示檔案資料

　　c小區(qū)住戶參與文化娛樂活動資料

　　d培訓(xùn)護(hù)衛(wèi)消防安全知識,培訓(xùn)資料

　　第八節(jié)管理效益

　　1.管理服務(wù)費收繳率為98%以上

　　1)20xx年xx月至,收費報表

　　2.提供便民有償服務(wù),開展多種經(jīng)營,便民服務(wù)項目資料及照片。

　　1)20xx年xx月--20xx年月的財務(wù)報告

　　3.本小區(qū)物業(yè)管理經(jīng)營狀況。向小區(qū)住戶公布物管費收支報告

　　資料

　　a業(yè)主檔案資料的內(nèi)容

　　1]業(yè)主情況登記表、照片、身份證復(fù)印件

　　2]業(yè)主臨時公約承諾件

　　3]前期物業(yè)管理服務(wù)協(xié)議

　　4]室內(nèi)裝修管理協(xié)議書

　　5]消防安全責(zé)任書

　　6]業(yè)主裝修檢查記錄表

　　7]室內(nèi)裝修申報表

　　8]裝修申報所提供的平面圖、管線圖等

　　9]裝修違規(guī)的整改通知書

　　10]業(yè)主與物業(yè)管理處達(dá)成的書面協(xié)議

　　11]業(yè)主在物業(yè)使用過程中產(chǎn)生的重要的有影響的事件的記錄

　　12]其它

物業(yè)檔案管理制度2

　　1、辦公室負(fù)責(zé)指定接待員、檔案員負(fù)責(zé)業(yè)主檔案的信息收集、管理及整理工作;

　　2、專管人員須將業(yè)主的檔案資料分戶建立、逐一保存，建立統(tǒng)一目錄，同時建立電子檔備份。各類信息詳細(xì)排列，以便查閱;

　　3、客戶信息檔案的內(nèi)容包括：業(yè)主收樓及驗收文件、裝修文件、日常維修文件、繳費文件、回訪處理文件及投訴建議等其他文件;

　　4、專管人員須認(rèn)真填寫各項記錄表，紙文檔與電子文檔同時進(jìn)行。及時跟進(jìn)業(yè)主檔案的`變更，保證信息的準(zhǔn)確性;

　　5、業(yè)主檔案信息應(yīng)嚴(yán)格管理，注意保密。嚴(yán)禁非相關(guān)人員查閱，以保護(hù)業(yè)主的隱私，維護(hù)公司良好形象;

　　6、為確保文檔安全，文件柜要做好防火、防盜、防潮、防蟲工作;

　　7、業(yè)主檔案永久保存，及時與業(yè)主溝通，及時變更業(yè)主信息，保證其準(zhǔn)確性。

物業(yè)檔案管理制度3

　　一、檔案的建立。

　　1.1檔案的建立按下列流程建立：收集--整理--分類--編號--登記--輸入電腦--入柜--利用--檢查

　　1.2明確建檔內(nèi)容，實行系統(tǒng)收集、集中管理。

　　1.2.1房屋檔案：包括本物業(yè)的設(shè)計、施工文件、資料、圖紙、工程竣工驗收資料等;

　　1.2.2設(shè)備設(shè)施檔案：包括各種設(shè)施設(shè)備的線路圖紙、使用說明書、購入使用時間、使用許可證、年檢合格證、維修保養(yǎng)合同及維修保養(yǎng)記錄等;

　　1.2.3業(yè)主檔案：包括業(yè)主入住時所填寫的"業(yè)主概況表"、"業(yè)主公約"、"入住契約"、"前期服務(wù)協(xié)議"、"接房登記表"等。

　　1.2.4文秘檔案：包括業(yè)主公約、商家公約、業(yè)委會決議、物管政策法規(guī)、市區(qū)房管局的文件以及對本物業(yè)進(jìn)行管理的各項規(guī)章制度等;

　　1.2.5員工檔案：包括員工供職申請表、簡歷、身份證復(fù)印件、上崗證、學(xué)歷證復(fù)印件、職稱證復(fù)印件、工作變動記錄、獎懲記錄等;

　　1.2.6財務(wù)檔案：包括各種帳簿、會計記帳憑證、財務(wù)報表、納稅報表、維修基金使用的預(yù)算、計劃、業(yè)委會批準(zhǔn)使用的文件等。

　　1.3建檔要求：制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、電腦化。

　　二、檔案管理

　　2.1為避免檔案的損壞、遺失，使重要檔案能永久保存，而又方便經(jīng)常使用，對使用頻率較高的檔案實辦公室對原始檔案進(jìn)行嚴(yán)密管理，并保存復(fù)印件。

　　2.2檔案管理要求：

　　2.2.1進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的.檔案管理。

　　2.2.2采用多種形式的信息儲存方式，如電腦磁盤、膠卷、照片、圖表等，并采用適當(dāng)?shù)谋４娣椒ā?/p>

　　2.2.3加強(qiáng)保密意識培養(yǎng)，確保檔案在使用過程中的安全、不丟失、不泄密。

　　2.2.4實行檔案管理手段的現(xiàn)代化，運用計算機(jī)檢索手段，開發(fā)多媒體信息查詢系統(tǒng)。

　　2.2.5堅持檔案資料收集的系統(tǒng)化。

　　2.2.6作到檔案分類科學(xué)化。檔案按內(nèi)容分類，逐一編號，登記造冊，編輯目錄，按工作部門分柜保存。

　　2.2.7實行檔案管理工作檢查經(jīng)常化。每季度對檔案文件的形成、積累、整理、歸類要進(jìn)行一次全面的檢查。

物業(yè)檔案管理制度4

　　為了系統(tǒng)完整地保存分公司在經(jīng)營管理服務(wù)活動中形成的各種資料檔案的管理,特制定本制度。

　　一、檔案資料的歸檔管理

　　1.歸檔范圍

　　a.分公司在物業(yè)管理活動中形成的公文、電報、薄冊、圖表、書信、日記、會議材料等,由行政部負(fù)責(zé)歸檔。

　　b.在工作中形成的圖紙、說明書等由工程部負(fù)責(zé)歸檔。

　　c.各部門在專門業(yè)務(wù)活動中形成的各種專項檔案,如:會議檔案、聲像檔案、合同檔案、審計檔案等,由行政部負(fù)責(zé)歸檔。

　　d.員工登記表、體檢表、培訓(xùn)記錄、考核成績、有關(guān)證書復(fù)印件等員工檔案,由行政部負(fù)責(zé)歸檔。

　　e.財務(wù)檔案按《財務(wù)管理規(guī)定》的范圍歸檔,由行政部負(fù)責(zé)。

　　2.歸檔要求

　　a.歸檔的書面文件材料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家要求,禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等書寫材料。歸檔的電子文件需排版整齊;字體一般是宋體,標(biāo)題三號字,正文四號字;語言通順,文字輸入正確無誤。

　　b.歸檔的文件材料要完整齊全。

　　c.歸檔的書面文件必須是原件,電子文件為最終使用件。

　　d.案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容。

　　3.歸檔時間

　　a.文書檔案在第二年上半年內(nèi)歸檔。

　　b.員工檔案及時歸檔。

　　c.財務(wù)檔案按季度歸檔。

　　4.歸檔份數(shù)

　　a.各類書面文件材料一般歸檔一式一份;電子文件一般歸檔一式三份(其中包括軟盤上一份)。

　　b.重要的和利用頻繁的文件材料可歸檔一式兩份或適當(dāng)增加其歸檔份數(shù)。

　　5.不歸檔文件材料的范圍

　　a.重份和無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件。

　　b.上級單位發(fā)來供參考的抄件和征求意見未定稿的文件。

　　c.未經(jīng)會議討論和領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件、電報草稿,一般性文件的歷次修改稿(重要法規(guī)性文件、草稿除外)、鉛印文件的各次校對稿(主要領(lǐng)導(dǎo)親筆修改稿和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿除外)。

　　d.從正式文件、電報上摘錄的供工作參閱的非證明材料。

　　e.參加非主管單位召開的會議,不需貫徹執(zhí)行或無查考價值的文件材料。

　　f.非隸屬單位抄送的不需要辦理的文件材料。

　　g.下級單位送來參閱的簡報、情況反映和不應(yīng)抄報不必備案的文件材料。

　　6.各部門主任要對本部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

　　二、檔案資料的保管

　　1.分公司檔案資料由行政部統(tǒng)一管理,其他各部門檔案資料均由各部門自行管理。

　　2.存放文書檔案要有專用柜架,在排放上應(yīng)按照類別和時間的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。

　　存放電子文件應(yīng)有專用硬盤分區(qū)或?qū)Ｓ梦募�夾;在保存電子文件時,按照類別和部門的不同分別存入不同名稱的.下級文件夾中。文件夾名稱應(yīng)能簡潔、清晰地反映所存文件的類別或所屬部門。存放文件的軟盤或光盤上必須貼有標(biāo)簽,以方便查詢。

　　3.底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫,要認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充情況。底圖存放以平放為宜。

　　4.存入膠片、照片、錄像帶、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號順序排列在膠片柜或防火柜內(nèi)。必要時采取復(fù)制、拷貝。

　　5.每半年定期進(jìn)行庫藏檔案的清理核對和保管質(zhì)量檢查工作,做到賬冊相符,對破損或載體變質(zhì)的文書檔案,要及時進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制,文書檔案發(fā)霉或蟲害要及時消殺;對于出現(xiàn)損壞的電子檔案也要及時拷貝、另存。

　　6.行政部需做好檔案資料室的防盜、防火、防蟲等安全設(shè)施。

　　三、檔案資料借閱管理

　　1.分公司所有工作人員都有保護(hù)檔案、借閱檔案的權(quán)利和義務(wù)。

　　2.員工查閱檔案,須辦理登記手續(xù),并報所在部門主任批準(zhǔn)。查閱分公司檔案須報行政部主任批準(zhǔn)。

　　3.在借閱檔案時應(yīng)做到以下幾點:

　　a.辦理登記手續(xù),定期歸還。

　　b.要愛護(hù)檔案,不得丟失。

　　c.所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對檔案隨意更改、涂寫。

　　4.借出和歸還檔案時,應(yīng)辦理清點手續(xù),由檔案員和借閱者當(dāng)面核對清楚。

　　5.檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當(dāng)事者責(zé)任。

　　6.借閱者在歸還檔案時必須填寫檔案利用效果記錄。

　　7.調(diào)離分公司的工作人員,必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。

　　四、檔案鑒定和銷毀

　　1.檔案鑒定工作由各部門領(lǐng)導(dǎo)自行組織進(jìn)行;日常檔案的鑒定工作由行政部負(fù)責(zé)。

　　2.鑒定的主要項目有:

　　a.檔案保管期限表。

　　b.對到期檔案提出存、毀意見。

　　3.確定保管期限原則:

　　a.對本部門有長遠(yuǎn)利用價值并能反映部門職能活動和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存。

　　b.凡是在一定時間有利用的檔案分別為長期或短期保存。

　　4.鑒定工作應(yīng)該定期進(jìn)行。

　　5.檔案通過鑒定,要求達(dá)到劃定保管期限準(zhǔn)確,保管質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整,部門主任應(yīng)及時責(zé)成有關(guān)人員負(fù)責(zé)修改、補(bǔ)充。

　　6.銷毀檔案的程序:

　　a.經(jīng)鑒定列出需銷毀的各種檔案清單和銷毀的報告,經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審批后由各部門實施。銷毀清單及報告應(yīng)歸檔。分公司的檔案銷毀必須經(jīng)分公司經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　b.檔案銷毀時,由部門派二人以上進(jìn)行監(jiān)銷并在銷毀清單上簽名。

　　c.銷毀檔案時,要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,對在銷毀檔案過程中出現(xiàn)失密或?qū)Σ块T造成損失的,將根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。

物業(yè)檔案管理制度5

　　1.人事檔案由公司綜合部指定專職人員保管。

　　2.凡在本公司的固定員工、合同制和聘用人員,均須建立個人人事檔案。

　　3.人事檔案要有保管目錄,編號立檔。檔案、內(nèi)部資料要有資料登記目錄。檔案內(nèi)容必須齊全、完善。

　　4.借閱人事檔案,必須經(jīng)過綜合部經(jīng)理批準(zhǔn),要嚴(yán)格履行借閱手續(xù),限期交回。

　　5.人事檔案內(nèi)裝材料禁止單頁借出。

物業(yè)檔案管理制度6

　　1目的

　　為更好的掌握物業(yè)公司管轄的物業(yè)、設(shè)備、設(shè)施的`現(xiàn)狀,確保物業(yè)、設(shè)備、設(shè)施管理工作的統(tǒng)一,完整的完善建立物業(yè)檔案。

　　2適用范圍

　　適用于東莞市xx物業(yè)管理有限公司各類物業(yè)、設(shè)施、設(shè)備的綜合管理工作。

　　3職責(zé)

　　3.1檔案管理員直接向行政主管負(fù)責(zé)。

　　3.2檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的保存、借閱、資料錄入工作。

　　3.3檔案管理員每一個月更新一次檔案資料。

　　3.4各部門主管每月將變更的資料整理交檔案管理員。

　　4檔案存放位置

　　4.1電腦保存一份電子文檔。

　　4.2xx四樓資料室。

　　5檔案管理員

　　5.1行政人事部

　　6檔案編號規(guī)則(見附件1)

　　7部門檔案內(nèi)容

　　7.1行政部:公司營業(yè)執(zhí)照、合同、資質(zhì)證書、人事檔案資料、辦公用品、法律文件。

　　7.2財務(wù)部:財務(wù)資料、合同。

　　7.3保安部:警戒器材、合同。

　　7.4環(huán)保部:清潔器材、綠化器材、合同。

　　7.5工程部:設(shè)備、合同、證書、圖紙、工具儀表。

　　7.6物業(yè)部:建筑物、車輛、業(yè)主資料、合同。

　　8檔案管理制度

　　8.1檔案資料保管由專人負(fù)責(zé),任何人不得擅自開啟資料柜和移動檔案柜內(nèi)資料。

　　8.2如須借閱檔案資料,需到管理員處登記后方可借閱,借閱完后管理員檢查無損壞放回原文件夾中。

　　8.3資料借閱只能在檔案室內(nèi)查看,不能損壞的涂改資料,否則追究借閱人責(zé)任。

　　8.4資料借閱必須是部門主管以上人員,只能借閱本部門資料,如需借閱其它資料必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)同意。

　　8.5檔案室必須保存兩份資料:一份為歷史資料檔案,一份為借閱資料。

　　8.6工作需要復(fù)印資料的只可復(fù)印本部門資料,必須做好登記。

　　8.7檔案管理員必須保證資料的完整及完好,如有損壞必須立即進(jìn)行更新。

　　8.8檔案管理員必須每月對資料進(jìn)行一次更新,更新后的資料必須放于本文件的首頁。

　　8.9檔案管理員制定文件檔案總目錄,以及每個檔案文件目錄放于文件的首頁便于查找。

　　8.10變更合同資料需另行存放至少保存一年以上。

　　9相關(guān)文檔

　　9.1《檔案編號規(guī)則》

　　10修訂及實施

　　10.1本規(guī)定由全公司各部門實施,行政人事部進(jìn)行監(jiān)督。

　　10.2本規(guī)定修訂權(quán)在公司。

　　10.3本規(guī)定從二零零四年六月一日實行。

物業(yè)檔案管理制度7

　　一、檔案分類

　　1、一般文檔:

　�、偃肆�資源工作中形成的臺帳、報告，以及搜集到的招聘等相關(guān)工作業(yè)務(wù)資料，由經(jīng)辦人保存，年終根據(jù)內(nèi)容價值酌情歸檔。

　　②總辦正式形成發(fā)出的文件、傳真、通知、人事制度及相關(guān)原則規(guī)定等，除保密薪資文件外，均應(yīng)保存一份原件或復(fù)印件歸檔，年終按內(nèi)容類型、成文時間編號裝訂成冊。

　�、弁獠课募�包括國家和市政府有關(guān)部門(勞動人事部門)的發(fā)文、社會公開資訊等，應(yīng)作為公開業(yè)務(wù)資料共享。

　　2、人事檔案

　　①人事檔案:員工進(jìn)入公司后相關(guān)人事檔案材料。

　　②員工人事檔案:員工進(jìn)入公司后的`任職情況、培訓(xùn)情況、工資調(diào)整、學(xué)歷、職稱變化、歷年考核等情況及員工基本情況復(fù)印件等備查資料。

　　二、檔案管理規(guī)定

　　1、人事檔案管理

　�、倏傓k負(fù)責(zé)公司員工人事檔案的管理;

　�、诳傓k在員工入職當(dāng)天建立員工人事檔案;

　�、蹎T工離職，辦理相關(guān)手續(xù)后，總辦將離職人員檔案永久、專門存放;

　�、苋耸聶n案管理應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行國家和公司有關(guān)規(guī)定，查閱員工人事檔案應(yīng)經(jīng)總辦主任批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)，檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內(nèi)容。

　　2、人事檔案建立

　�、賳T工人事檔案是公司為每個員工建立的內(nèi)部人事檔案。凡進(jìn)入公司工作的員工，總辦需為其建立人事檔案，包括該員工的有關(guān)招聘、錄用、合同、考核、薪資、福利、獎懲、培訓(xùn)等材料。

　�、趩T工在入職前，需到總辦送交個人履歷材料、近期免冠照片、學(xué)歷學(xué)位證書復(fù)印件、身份證復(fù)印件、職業(yè)技能證書復(fù)印件及能證明其工作能力和獎懲狀況的相關(guān)材料。由總辦專人負(fù)責(zé)，連同求職申請表歸檔保存。

　　③員工試用期滿考核合格后，公司與其簽定的勞動合同及相關(guān)薪酬福利歸入人事檔案。

　�、軉T工在轉(zhuǎn)正后的教育培訓(xùn)、獎懲、績效考核、晉升等工作資料及時歸入人事檔案。

　　⑤員工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門歸類。其中不包含秘密內(nèi)容，總辦員工、各部門負(fù)責(zé)人可根據(jù)工作需要查閱有關(guān)員工的人事檔案。任何部門和個人非經(jīng)允許無權(quán)隨意更改、銷毀公司員工人事檔案材料。

　　三、附則

　　1、公司所有人事檔案僅供公司內(nèi)部使用，由總辦負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理。

　　2、其他各部門人員應(yīng)積極配合總辦，做好檔案管理工作。

物業(yè)檔案管理制度8

　　一.物業(yè)管理檔案建立與管理規(guī)定:

　　1.項目的檔案資料規(guī)定由管理處總物業(yè)經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督保管,由管理處行政人事助理專職文件存檔、注記工作。

　　2.有關(guān)物業(yè)驗收檔案、圖則、業(yè)主及用戶資料、管理制度、合約及附件設(shè)備設(shè)施檔案及保養(yǎng)制度、財務(wù)報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔,文件柜要求上鎖,未經(jīng)總物業(yè)經(jīng)理許可,他人不得動用。

　　3.物業(yè)檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔,做到圖有袋、文有夾,報告類文件編目錄索引,檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。

　　4.物業(yè)檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。

　　5.物業(yè)檔案在歷任總物業(yè)經(jīng)理調(diào)職、離任時應(yīng)向公司或接任者辦理移交手續(xù),經(jīng)確認(rèn)后方可離任。

　　6.物業(yè)檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份,原件存放在檔案中不得隨意使用。

　　7.因工作需要傳閱、復(fù)印專管部分檔案資料的,需經(jīng)物業(yè)總物業(yè)經(jīng)理書面確認(rèn),如有違反的.做泄密處理。

　　8.公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實情況,對不符合要求的保管責(zé)任人將做適當(dāng)處分。

　　9.物業(yè)檔案資料因保管不當(dāng)而導(dǎo)致遺失、泄密的,對物業(yè)管理有重大影響及損害物業(yè)和公司利益的,管理處將視情節(jié)輕重追究當(dāng)事人責(zé)任,并保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。

物業(yè)檔案管理制度9

　　物業(yè)檔案資料的管理是物業(yè)管理工作中不可或缺的一部分�？茖W(xué)、規(guī)范的檔案管理能夠有效地為各項管理工作提供指導(dǎo)和服務(wù)。針對金沙咀國際廣場物業(yè)的特點，結(jié)合傳統(tǒng)檔案管理方法和電腦數(shù)據(jù)庫管理新方法，對小區(qū)檔案資料實行“科學(xué)化、系統(tǒng)化、電腦化、有序化和集中化”的管理。所有物業(yè)員工都必須遵守《物業(yè)檔案資料的建立與管理》的規(guī)定，對物業(yè)檔案資料進(jìn)行有效的管理。

　　部門架構(gòu)

　　董事長

　　物業(yè)經(jīng)理

　　檔案管理員

　　檔案資料建立和管理流程

　　收集：工程技術(shù)、維修、改造資料；智能化系統(tǒng)技術(shù)資料；業(yè)主/物業(yè)使用人資料、證件、購/租房合同、裝修審批表；歷次管理活動書面、音像資料等。

　　整理分類：技術(shù)資料；業(yè)主/物業(yè)使用人資料；管理規(guī)章及內(nèi)部管理制度；歷次管理工作資料、記錄；業(yè)主文件、通知、活動記錄；財務(wù)帳表及分布方案。

　　歸檔：按照公司的《物業(yè)檔案資料的建立與管理制度》進(jìn)行建立，建立原始檔案資料庫及輸入電腦，建立電子檔案資料庫。

　　利用：按權(quán)限借用及網(wǎng)上查詢，借用時登記，使用后立即歸還。

　　檔案的建立與收集

　　1.設(shè)立金沙咀國際廣場檔案資料管理室，采取系統(tǒng)化、科學(xué)化、電腦化的先進(jìn)手段，建立相應(yīng)的規(guī)章制度，對所有檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理。

　　2.堅持來源廣、內(nèi)容豐富的原則，根據(jù)實體資料和信息資料的內(nèi)容，在物業(yè)管理的實際工作中從需要出發(fā)，擴(kuò)大信息資料的來源渠道。

　　3.辦理好物業(yè)整體接管移交時各類原始檔案資料的移交和收集。

　　4.后期管理中，加強(qiáng)質(zhì)量記錄，做好后續(xù)資料的建檔和收集。從建筑物本體修繕到一花一木的養(yǎng)護(hù)都有詳盡的檔案資料收集。

　　檔案資料的整理與分類

　　整理的重點是去偽存真，根據(jù)檔案的來源、信息的內(nèi)容、信息的表現(xiàn)形式等特點進(jìn)行集中管理和科學(xué)分類，做到條理清晰、分類合理，便于使用、查找、檢索。

　　1.檔案資料的整理

　　1）各項業(yè)務(wù)工作中形成的文件材料，由各職能部門按其業(yè)務(wù)范圍，指定有關(guān)人員負(fù)責(zé)積累、整理和移交，在積累過程中要做好原始文件的登記工作。

　　2）各職能部門應(yīng)將文件材料的形成、積累、歸檔工作納入工作計劃和管理標(biāo)準(zhǔn)，列入有關(guān)人員的職責(zé)范圍，并作為考核的依據(jù)。

　　3）應(yīng)充分利用原有資料作為整理的基礎(chǔ)。

　　4）檔案的整理必須保持文件之間的歷史聯(lián)系。

　　5）檔案的整理必須便于保管和利用。

　　6）收集后的所有信息，統(tǒng)一由金沙咀國際廣場檔案管理員集中整理。

　　人力資源管理制度、內(nèi)部制度、財務(wù)管理制度、各部門管理制度、小區(qū)項目工程圖紙、物品驗收及移交管理等是企業(yè)內(nèi)部的重要制度和文件，對于公司的管理和發(fā)展具有重要的意義。其中，檔案資料的歸檔管理是非常關(guān)鍵的一環(huán)。

　　歸檔范圍包括各部門和公務(wù)活動中形成的公文、電報、薄冊、圖表、書信、日記、會議材料、圖像、錄像等內(nèi)容，以及兼職客服管理員、技術(shù)員在工作中形成的圖紙、說明書等內(nèi)容，還包括各部門在專門業(yè)務(wù)活動中形成的各種檔案，如會議檔案、聲像檔案、紀(jì)檢檔案、審計檔案等。財務(wù)資料則由財務(wù)部門歸檔管理。

　　歸檔要求包括：歸檔的文件必須是原件、正本，符合文件格式；必須簽字、審批手續(xù)完備，自己清楚，圖面整潔；文件材料要完整齊全、裝訂整齊、并經(jīng)適當(dāng)?shù)恼�理；是傳真件的�?yīng)復(fù)印后以復(fù)印件歸檔；紙張及文件格式必須符合國家要求，字跡清楚工整，要用耐久的自己材料書寫，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水、復(fù)寫紙等書寫材料；每類建設(shè)工程竣工必須有兼職檔案兼職客服管理員參加，對其文件材料（含有關(guān)圖紙等）完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進(jìn)行鑒定和驗收；保持歸檔文件材料之間的歷史聯(lián)系，并進(jìn)行科學(xué)分類、立卷和編號；檔案題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，并區(qū)分保管期限；文件材料的歸檔必須辦理移交手續(xù)；聲像檔案的歸檔要求更為嚴(yán)格。

　　歸檔時間方面，文書檔案在第二年上半年內(nèi)歸檔；建設(shè)項目在竣工驗收后一個月內(nèi)歸檔；各項管理工作形成的文件材料，在當(dāng)年上半年內(nèi)，要將應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料交各職能部門負(fù)責(zé)人審定后，由檔案部門歸檔。歸檔份數(shù)根據(jù)具體情況而定。

　　2、檔案管理員需要實現(xiàn)檔案信息的錄入化、智能檢索化以及利用光盤實現(xiàn)檔案的全文存儲。此外，還需要對電腦系統(tǒng)進(jìn)行定期維護(hù)，為不同的操作人員設(shè)置不同的授權(quán)代碼，以防止檔案資料的流失。同時，定期組織管理人員、使用人員及操作人員進(jìn)行系統(tǒng)使用及安全信息的培訓(xùn)，并隨時監(jiān)督電腦使用人員的執(zhí)行情況。此外，還需要定期對系統(tǒng)使用人員進(jìn)行最新的安全技術(shù)培訓(xùn)，以實現(xiàn)安全管理，有效降低網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的運行風(fēng)險。對操作和使用人員進(jìn)行控制，當(dāng)有授權(quán)的員工離職或改變工作崗位時，要及時進(jìn)行安全系統(tǒng)的更新維護(hù)。通過定期將相關(guān)系統(tǒng)備份磁盤、配備良好的服務(wù)器電源保護(hù)等措施，確保系統(tǒng)的可靠性和檔案資料數(shù)據(jù)的完整。

　　3、檔案鑒定和銷毀是檔案管理中非常重要的環(huán)節(jié)。檔案鑒定工作由物業(yè)辦公室負(fù)責(zé)進(jìn)行，鑒定由物業(yè)經(jīng)理、檔案資料管理員和有關(guān)業(yè)務(wù)管理人員組成。日常的鑒定工作由檔案資料管理員負(fù)責(zé)。鑒定工作人員的任務(wù)包括負(fù)責(zé)制訂本單位檔案保管期限表，對到期檔案提出存、毀意見。確定保管期限原則包括對本單位有長遠(yuǎn)利用價值并能反映單位職能活動和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存；凡是在一定時間內(nèi)有利用價值的檔案，采用長期或短期保存。鑒定工作應(yīng)該定期進(jìn)行。檔案通過鑒定，要求達(dá)到劃定保管期限準(zhǔn)確，保管單位質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。如果在鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整，單位應(yīng)及時責(zé)成有關(guān)人員和部門負(fù)責(zé)修改、補(bǔ)充。銷毀檔案的程序包括列出需銷毀檔案的清單和撰寫銷毀報告，由單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批，并報告由檔案室保存。檔案銷毀時，由單位派二人以上進(jìn)行監(jiān)銷并在銷毀清冊上簽章。銷毀檔案時要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，對在銷毀檔案過程中出現(xiàn)失密或?qū)�單位造成損失的，將根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。

　　4、檔案管理人員的.崗位責(zé)任制非常重要。檔案管理人員需要熱愛本職工作，忠于職守，嚴(yán)守紀(jì)律，保守公司的秘密，按照規(guī)定管理好公司的檔案。他們還需要堅持公司的組織原則，識大體，顧全局，兢兢業(yè)業(yè)作奉獻(xiàn)。此外，他們需要有耐心熱情的態(tài)度、文明禮貌的作風(fēng)，全心全意的服務(wù)精神。他們需要努力研究，鉆研業(yè)務(wù)，勤奮工作，善于思索，勇于開拓，不斷開創(chuàng)檔案工作新領(lǐng)域。最后，他們需要有民主、團(tuán)結(jié)、互助、友愛、高效的精神風(fēng)范和工作作風(fēng)。

　　檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分，其工作要求工作人員嚴(yán)謹(jǐn)、實事求是，堅持真理、忠于歷史，維護(hù)檔案的完整和安全。

　　為了規(guī)范資料的歸存、借閱、復(fù)印和保密，檔案管理人員需要貫徹《物業(yè)檔案資料的建立與管理制度》，包括文件資料的收集管理、歸檔范圍、平時歸卷、立卷等方面。同時，他們還應(yīng)積極配合各部門工作的正常開展，保證每一卷中都有卷內(nèi)目錄，并對公司檔案所有內(nèi)容進(jìn)行備份存檔。

　　為了保證檔案的安全，檔案管理人員應(yīng)與企業(yè)簽訂保密協(xié)議，并遵守保密守則。這包括不該說的機(jī)密絕對不說，不該問的機(jī)密絕對不問，不該看的機(jī)密絕對不看，不該記錄的機(jī)密絕對不記錄等。此外，他們還應(yīng)該避免在非保密本上記錄機(jī)密資料，在私人通信中涉及機(jī)密，以及在公共場所和家屬子女、親友面前談?wù)摍C(jī)密。同時，他們還應(yīng)該避免在不利于保密的地方存放機(jī)密文件和資料，以及不在普通電話、明碼電報、普通郵局傳達(dá)機(jī)密事項。

物業(yè)檔案管理制度10

　　●檔案管理規(guī)定

　　1、檔案資料由經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督保管,內(nèi)務(wù)管理員專職文件存檔、注記工作。

　　2、有關(guān)物業(yè)的驗收檔案、圖紙、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件、設(shè)施和設(shè)備檔案及保養(yǎng)制度、財務(wù)報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔,文件柜上鎖,未經(jīng)經(jīng)理許可,任何人不得動用。

　　3、物業(yè)檔案資料必須做到圖有袋、文有夾,報告類文件編目錄索引,檔案類文件有存檔清單和編號目錄。

　　4、公司檔案目錄及存檔文件清單每季度清查一次。

　　5、物業(yè)檔案在歷任經(jīng)理離職或調(diào)職時,應(yīng)向接任者辦理移交手續(xù),經(jīng)認(rèn)可后方可離開。

　　6、物業(yè)檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份,原件存放在檔案中不得隨意使用。

　　7、因工作需要借閱、復(fù)印專管部分檔案資料的,需經(jīng)經(jīng)理書面認(rèn)可,如有違反的,作泄密處理。

　　8、公司將定期巡查上述規(guī)定所提及的要求落實情況,對不符合要求的保管人將作適當(dāng)處分。

　　9、小區(qū)檔案資料因保管不當(dāng)而造成遺失、泄密的,對小區(qū)管理有重大影響及損害小區(qū)和公司利益的,公司將視情節(jié)追究當(dāng)事人責(zé)任,并保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。

　　●小區(qū)管理保密規(guī)定

　　1、公司、物業(yè)內(nèi)部資料,業(yè)主、住戶單元和公司員工個人資料及其所載有的通訊地址、聯(lián)系電話、購/租合約及金額、小區(qū)及公司內(nèi)部情況、業(yè)主/住戶個人情況等均屬保密范圍。

　　2、業(yè)主/住戶及員工資料統(tǒng)一存放在辦公室文件柜內(nèi),由內(nèi)務(wù)管理員專人管理。

　　3、公司文件柜備用鑰匙由經(jīng)理保管,內(nèi)務(wù)管理員休假時,由經(jīng)理指定者方可代為執(zhí)行以上事務(wù)。

　　4、因工作所需而放置在辦公室、監(jiān)控室的業(yè)主/住戶的聯(lián)系電話、地址等,必須隱蔽放置,不得張貼于顯眼處,不得外泄。

　　5、公司制定的各類規(guī)章制度及工作指引,嚴(yán)禁任何形式的抄襲和復(fù)印,嚴(yán)禁外泄。

　　6、公司發(fā)布的各類通知通告,應(yīng)限定時效,過時收回。

　　7、員工應(yīng)具有維護(hù)他人隱私的法律意識,主動為公司和小區(qū)住戶保守秘密,對任何人的不正當(dāng)打探行為,應(yīng)堅決拒絕并向公司報告。

　　8、員工因執(zhí)行保密規(guī)定不當(dāng),致使公司、業(yè)主/住戶或公司其他員工利益受不良侵害的,公司將從重處罰,并由當(dāng)事人個人承擔(dān)導(dǎo)致的全部法律責(zé)任。

　　●小區(qū)檔案資料

　　1、小區(qū)驗收檔案:

　　1)小區(qū)土建、設(shè)備安裝竣工資料(圖紙、設(shè)備資料)。

　　2)小區(qū)各類設(shè)備的質(zhì)檢、消防、勞動局等部門驗收合格文件。

　　3)小區(qū)機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)合約。

　　4)小區(qū)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備驗收記錄。

　　5)小區(qū)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備移交記錄。

　　6)單元驗收及移交記錄。

　　2、小區(qū)二次裝修檔案:

　　1)住戶二次裝修圖紙及審批手續(xù)。

　　2)二次裝修期間管理處監(jiān)督檢查資料。

　　3、住戶資料:

　　1)小區(qū)住戶入伙資料。

　　2)小區(qū)住戶情況登記(包括姓名、房號、聯(lián)系人、建筑面積、交接單、入伙時間等)。

　　4、小區(qū)管理文本匯編:

　　1)管理合同、業(yè)主公約、用戶手冊。

　　2)小區(qū)各類管理規(guī)章制度及裝修管理規(guī)定。

　　3)小區(qū)各項管理分包合約。

　　5、小區(qū)設(shè)備維修保養(yǎng)資料:

　　1)各類設(shè)施設(shè)備專門的維修保養(yǎng)制度和應(yīng)急措施。

　　2)各類設(shè)施設(shè)備獨立的維修檔案及日常巡檢維修記錄。

　　3)主要部位如配變電間、監(jiān)控中心等應(yīng)有工作日記、交接班記錄、巡視記錄和人員進(jìn)出記錄。

　　4)住戶維修報修單及維修后的回訪記錄。

　　6、小區(qū)設(shè)施設(shè)備檢測:

　　1)電梯有勞動部門合格證書及年檢報告。

　　2)消防泵、管道等有定期試機(jī)及換水記錄。

　　3)小區(qū)避雷系統(tǒng)有定期檢測報告。

　　4)小區(qū)其他設(shè)施設(shè)備檢測記錄資料。

　　7、日常文檔:

　　1)日常通知、文件的存檔。

　　2)小區(qū)管理費收繳情況。

　　3)公司管理費財務(wù)報告。

　　4)會議記錄。

　　5)值班記錄。

　　6)安保值班記錄。

　　7)其他管理記錄。

　　●檔案資料的管理要求

　　1、采用多種形式的文檔儲存方式,如電腦磁盤、錄象帶、錄音帶、相片、圖表等,并采用適當(dāng)?shù)谋９�、儲存方法�?/p>

　　2、盡可能地把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲存,便于查找和利用。

　　3、電腦文件必須由專人按照規(guī)定設(shè)置子目錄進(jìn)行分類管理,并定期清除過期無效文件。

　　4、原始文件按照文件的`使用性質(zhì)及重要性進(jìn)行分類,并編制相應(yīng)的文件目錄,文件狀況有所變動時,應(yīng)及時調(diào)整目錄的有關(guān)數(shù)據(jù),以保證查閱者及時找到有效的文件。

　　5、檔案的鑒定必須由經(jīng)理或其他指定人員負(fù)責(zé),對檔案是否有效、作廢、復(fù)印份數(shù)、保存期限、保存數(shù)量等作出決定,其他未經(jīng)授權(quán)者無權(quán)決定。

　　6、檔案按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)分塊,以內(nèi)容分類,逐一編號,登記造冊,編輯目錄,最好按不同業(yè)務(wù)部分分柜保存。

　　7、檔案保管有專人負(fù)責(zé),以達(dá)到文件管理要求,必須做到檔案標(biāo)識清晰、分類明確,易查找;檔案必須由具備資格人員經(jīng)過登記后方可借出,文件借閱者需妥善保管所借文件,不得涂改、撕毀等,否則追究相關(guān)責(zé)任。檔案歸還必須經(jīng)過檢查,如有輕微破損應(yīng)立即修補(bǔ),損壞嚴(yán)重須追究借閱人員的責(zé)任。檔案管理人員需按時檢查檔案借閱情況,以便及時收回在外文件,防止因管理疏忽所導(dǎo)致的文件流失和泄密。

　　8、檔案保管環(huán)境要求達(dá)到防火、防潮、防變質(zhì)的要求,配置有效的滅火器材,潮濕天氣需放置生石灰等物質(zhì),檔案管理人員需及時進(jìn)行檢查和清理,保證文檔保管條件符合公司文件管理的要求。

物業(yè)檔案管理制度11

　　提要:

　　檔案管理的工作原則:符合實際、可操作、規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)。

　　以公司企業(yè)文化理念及iso9000質(zhì)量規(guī)律體系為指導(dǎo)，導(dǎo)入iso14000環(huán)境管理體系思想。以國家相關(guān)法律法規(guī)和業(yè)主需求為基礎(chǔ)，建立科學(xué)、規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾碇贫润w系。

　　檔案的建立與管理科學(xué)化、規(guī)范化、技術(shù)化、高標(biāo)準(zhǔn)。

　　完善的管理制度是保證現(xiàn)代企業(yè)正常有序運作的必要條件;科學(xué)化、規(guī)范化的檔案管理能為企業(yè)的高效運作和快速發(fā)展提供強(qiáng)大的信息資源支持。完善的規(guī)章制度和科學(xué)化、規(guī)范化的檔案管理是提供專業(yè)化物業(yè)管理服務(wù)的重要基礎(chǔ)，能有效的為物業(yè)及公用設(shè)施的使用、維修以及各項物業(yè)管理服務(wù)工作提供引導(dǎo)和服務(wù)。

　　本公司素以嚴(yán)格規(guī)范的管理而著稱，在某某行政中心實施物業(yè)管理過程中，我們將依然按照iso9001質(zhì)量管理體系規(guī)范和iso14000環(huán)境管理體系的管理思想和管理方法，作到治而不亂、管而不死，堅決貫徹規(guī)范管理與專業(yè)服務(wù)相結(jié)合的路線。常言道:'沒有規(guī)矩，不成方圓'，必要的規(guī)章制度是作好物業(yè)管理服務(wù)的保證，要使該物管區(qū)域的管理與服務(wù)走上正軌，實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和制度化的管理，必須從基礎(chǔ)抓起。本公司目前有一套完善的規(guī)章制度，這些制度的建立，是以政府相關(guān)法律法規(guī)和公司的經(jīng)營宗旨、經(jīng)營范圍和業(yè)主需求的為依據(jù)，并在多年的實踐運作中反復(fù)補(bǔ)充修改，逐步健全完善和提高的。

　　概括地說，這些制度包括兩大方面:一是公司操作管理制度，是公司在各物管點提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的操作準(zhǔn)則和依據(jù)，其總體涵蓋:公眾制度部分，內(nèi)部崗位責(zé)任制，管理運作制度和考核標(biāo)準(zhǔn)，它們整合形成一套完整的操作體系，以指導(dǎo)日常物業(yè)服務(wù)的方方面面，與傳統(tǒng)的管理方式相比，其更顯科學(xué)、規(guī)范。二是專門針對某某區(qū)行政中心物業(yè)服務(wù)項目所制訂的系列內(nèi)部崗位制度，它包含事務(wù)所各崗位/部門職責(zé)描述、各類人員職能規(guī)范、考核標(biāo)準(zhǔn)等，這一套制度的建立，為該物業(yè)服務(wù)項目完善內(nèi)部機(jī)制，造就一支高素質(zhì)、高績效的員工隊伍奠定了基礎(chǔ)，以完美的物業(yè)服務(wù)夯實政府辦事效率，提升政府形象。

　　一、規(guī)章制度的建立與管理

　　1、行政中心物業(yè)管理處管理制度的建立應(yīng)符合相關(guān)的法律法規(guī)，所有管理制度的建立，均以法律法規(guī)及物業(yè)管理委托合同為基礎(chǔ)，物業(yè)管理活動中各法律主體的合法權(quán)益，特別對行政中心我們的責(zé)任和義務(wù)進(jìn)行細(xì)化，并使之制度化、規(guī)范化，以保證如實履行物業(yè)管理委托合同規(guī)定的義務(wù)。

　　2、在建立某某區(qū)行政中心物業(yè)管理內(nèi)部管理制度時，以我公司現(xiàn)有的管理運作制度和iso9000質(zhì)量體系為基礎(chǔ)，結(jié)合行政中心物業(yè)管理的具體特點和要求，并導(dǎo)入iso14000環(huán)境管理體系和ohsas18000職業(yè)安全健康管理體系，對整個規(guī)章制度體系作適當(dāng)?shù)男抻喓驼�合，使整套�?guī)章制度體系更切合實際，操作性更強(qiáng)。

　　3、規(guī)章制度注重服務(wù)、管理和責(zé)任的統(tǒng)一。每一項制度責(zé)任者對所承擔(dān)的管理、服務(wù)各項責(zé)任明確具體并相互關(guān)聯(lián)。

　　4、在定性的基礎(chǔ)上強(qiáng)調(diào)定量的.要求極其重要性，使績效考核評估具有標(biāo)準(zhǔn)尺度和依據(jù)，又能激發(fā)員工工作熱情。

　　5、注重物業(yè)管理活動中各部門人員職責(zé)范圍和工作接口關(guān)系，梳理各個環(huán)節(jié)，用制度使其環(huán)環(huán)相扣，做到有序規(guī)范的運作，協(xié)調(diào)一致。

　　6、制度文字條款簡明扼要，便于員工理解、記憶、接受、執(zhí)行。

　　(規(guī)章制度的內(nèi)容見物業(yè)管理服務(wù)方案附件《管理制度匯編》)。

　　二、檔案的建立與管理

　　規(guī)章制度的執(zhí)行，需要通過檔案管理手段來實現(xiàn)。某某區(qū)行政中心物業(yè)管理檔案的建立與管理就是圍繞規(guī)章制度的執(zhí)行而進(jìn)行的，對相關(guān)記錄進(jìn)行規(guī)范、整理、歸檔，做到每一項管理工作都有計劃、有標(biāo)準(zhǔn)、有規(guī)范、有記錄。因此，我們將在行政中心配備專職檔案管理人員，對所有檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格的、科學(xué)的、系統(tǒng)的管理，為整個管理工作的分析和改進(jìn)提供可靠的依據(jù)和信息支撐。

　　三、物業(yè)管理檔案的分類

　　1、物業(yè)管理檔案的分類以公司的檔案員崗位責(zé)任制度、檔案管理規(guī)定以及質(zhì)量體系中的質(zhì)量記錄控制程序等為工作依據(jù)，做到有章可循、有據(jù)可查、可量化、可考核。

　　2、物業(yè)管理檔案按三個層面進(jìn)行分類管理:

　　(1)第一層面:以建設(shè)部頒發(fā)的《全國物業(yè)管理示范大廈標(biāo)準(zhǔn)》建立管理檔案框架，對檔案資料采用統(tǒng)一格式。

　　(2)第二層面:融合了行政中心的實際情況、iso14000、ohsas18000管理體系思想的iso9000質(zhì)量管理體系文件及管理運作制度、公眾管理制度等，通過適應(yīng)性修改，形成復(fù)合型行政中心物業(yè)管理檔案資料。

　　(3)第三層面:將執(zhí)行復(fù)合型管理體系文件、相關(guān)規(guī)章制度的各種現(xiàn)場記錄補(bǔ)充到管理檔案架構(gòu)中，形成檔案管理的終端。

　　3、xx區(qū)行政中心是某某區(qū)政府的首腦機(jī)關(guān)，保密范圍涉及到原始文件資料，其保密方式和保密要求都不同于其他物業(yè)。因此，我們將對日常管理檔案采用定期歸檔、密級保管等的方式嚴(yán)格進(jìn)行。

物業(yè)檔案管理制度12

　　檔案室管理規(guī)定

　　一、歸檔制度

　　1、歸檔范圍

　　公司在物業(yè)管理服務(wù)、內(nèi)部各項管理工作中形成的各種文字、圖表、帳冊、模型、樣品、實物、照片、影片、錄音、錄像、磁盤,光盤等材料。

　　2、歸檔要求

　　歸檔文件應(yīng)原件(特別情況下可用復(fù)印件代替),要完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、各種簽證手續(xù)完備,字跡清晰。

　　3、歸檔時間:輸完畢后,應(yīng)立即歸檔。

　　4、歸檔份數(shù):各類文件材料一般歸檔一式一份。

　　5、文件材料的歸檔,必須辦理移交手續(xù),由檔案室填寫一式二份歸檔文件登記表,按登記表清點材料,移交雙方簽字后,各存一份,以備查考。

　　二、保管制度

　　1、歸檔的文件材料,應(yīng)保持文件材料之間的歷史聯(lián)系,進(jìn)行科學(xué)分類、立卷和編目、編號。

　　2、存放檔案要有專用柜架。檔案上架時,應(yīng)按照類別和保管單位的次序,自左向右,自上而下地排列。

　　3、定期對庫存檔案進(jìn)行清進(jìn)核對,做到帳物相符。

　　4、檔案室應(yīng)有防火、防盜、防光、防塵、防有害氣體、防有害生物等防護(hù)措施。

　　5、檔案室保持適當(dāng)?shù)臏囟�、濕�?一般溫度保持在14~24攝氏度,相對濕度保持45~60%的規(guī)定范圍內(nèi)。

　　6、檔案的移出、外借必須履行登記手續(xù),借出的`檔案查閱后須盡快歸還。歸還檔案應(yīng)放原處。

　　7、公司對檔案進(jìn)行定期或不定期的檢查,如存在管理混亂、檔案破損或遺失現(xiàn)象,可視情況分別對管理人員處以批評、罰款、直至辭退處理。

　　三、檔案借閱、復(fù)印程序

　　提出申請-->有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)-->檔案室辦理手續(xù)-->使用檔案-->歸還檔案室

　　具體要求:

　　1、借閱、復(fù)印檔案應(yīng)先批準(zhǔn),再辦理登記手續(xù);

　　2、要愛護(hù)檔案,::不得丟失;

　　3、借閱、復(fù)印人不得將檔案隨意拆散、涂改、抽調(diào)、剪裁檔案;

　　4、借閱、復(fù)印人不得將檔案隨意傳看,攜帶外出(除工作外),以防丟失、泄密;

　　5、辦理完畢,應(yīng)立即歸還,如有差錯,應(yīng)追究當(dāng)事者責(zé)任;

　　6、調(diào)離本公司的員工,必須將所借檔案材料還清后,方可辦理調(diào)離手續(xù)。

物業(yè)檔案管理制度13

　　一、檔案管理總則

　　1、公司檔案是指公司各個部門在從公司經(jīng)營管理等工作中形成的具有保存價值的各種文字、圖紙、照片、影片、錄象、印刷品等原始記載,是公司管理工作的基本依據(jù)和有效憑證。

　　2、檔案的管理工作是一門專業(yè)性的管理工作,是經(jīng)營管理活動中的重要組成部分,各部門都要從公司整體利益出發(fā),把檔案管理工作納入本部門日常工作程序之中,切實加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),部門負(fù)責(zé)人為本部門檔案第一負(fù)責(zé)人。

　　3、各部門都必須貫徹執(zhí)行集中統(tǒng)一人事檔案的原則,采取有效措施,集中統(tǒng)一管理本部門的檔案,以維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全有效利用。

　　二、管理結(jié)構(gòu)和職責(zé)

　　1、總辦是公司檔案管理的業(yè)務(wù)主管部門,根據(jù)工作需要,應(yīng)組織籌建公司檔案室,總辦對其他部門進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。其主要職責(zé):

　�、僦贫ü�司檔案管理制度、辦法、規(guī)范并指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門貫徹執(zhí)行情況;

　　②對各部門的檔案管理工作進(jìn)行經(jīng)常的檢查、指導(dǎo)和交流,加強(qiáng)檔案管理意識;

　�、劢M織培訓(xùn)各部門兼職檔案管理員;

　�、茇�(fù)責(zé)公司級檔案的收集、整理和集中統(tǒng)一管理并積極提供利用;

　　2、部門應(yīng)根據(jù)本部門檔案數(shù)量、使用頻度、重要性等特點,設(shè)立部門內(nèi)的檔案柜或移交總辦進(jìn)行檔案管理;各部門應(yīng)按照規(guī)范設(shè)立檔案管理崗位,并指定兼職檔案管理員;兼職檔案管理員負(fù)責(zé)本部門內(nèi)的檔案收集、整理和集中統(tǒng)一管理工作。業(yè)務(wù)上接受總辦檔案管理員指導(dǎo)。各部門的檔案管理崗位是公司檔案體系中最基層的業(yè)務(wù)結(jié)點,其基本職責(zé):

　　①貫徹執(zhí)行公司有關(guān)檔案管理的系列規(guī)范,制定本部門檔案工作各項實施細(xì)則;

　�、谪�(fù)責(zé)收集本部門內(nèi)的檔案材料,并進(jìn)行系統(tǒng)整理、編目、科學(xué)排列,做到查找方便,為各項工作提供服務(wù);

　�、墼陧椖拷Y(jié)束或特定時期向公司檔案室移交檔案。

　　三、公司檔案歸檔范圍和要求

　　1、公司檔案的歸檔范圍,按其性質(zhì)劃分:公司的各種證、照、卡、各種行政文件,各個項目相關(guān)的證件、手續(xù)、合同、圖紙、竣工資料、驗收資料、獎牌、榮譽(yù)證書等。

　　2、公司檔案,由總辦檔案管理員收集公司在工作中形成的歸檔材料。部門檔案,由部門兼職檔案管理員分別收集本部門和本項目在工作中形成的歸檔材料,在項目結(jié)束或特定時期向總辦移交;

　　3、會計檔案由于其特殊性及重要性,會計憑證、報表、帳冊等財務(wù)資料由財務(wù)部根據(jù)國家財政部的有關(guān)政策歸檔和保管;

　　4、歸檔的檔案應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng);各種簽證手續(xù)完備、字跡圖樣清晰;

　　5、本公司產(chǎn)生的和政府發(fā)文的各類歸檔材料都必須是原件;公司全體員工都應(yīng)無條件按規(guī)定提交歸檔材料,任何人都不得將歸檔材料據(jù)為私有。

　　四、檔案的管理

　　1、檔案管理員對接受的'檔案應(yīng)及時進(jìn)行分類、編號并進(jìn)行電腦錄入;

　　2、檔案保管必須有專用房間或柜子,房間或柜內(nèi)保持適當(dāng)?shù)臏�、濕�?并應(yīng)有防火、防蟲、防盜等措施。

　　3、檔案管理員應(yīng)經(jīng)常對檔案進(jìn)行保管狀況檢查。如發(fā)現(xiàn)問題除及時報告本部門領(lǐng)導(dǎo)外,應(yīng)采取補(bǔ)救措施,以減少檔案的損失;

　　4、檔案管理部門應(yīng)建立登記制度,對檔案的接收、移交、借閱等方面進(jìn)行登記;

　　5、各服務(wù)中心必須指定專人管理本服務(wù)中心的檔案,并及時與總辦檔案管理員對接;

　　6、常用檔案在使用中,檔案管理員必須保持一份復(fù)印件存檔,以便其他相關(guān)工作的查閱;

　　7、凡領(lǐng)用檔案原件交相關(guān)部門留存者,必須復(fù)印一份由收文單位蓋“與原件相符”章后返回總辦存檔。以保證項目資料的完整,并節(jié)省公司人力、物力,縮短辦文時間;

　　8、部門撤消或變動,以及項目結(jié)束時,應(yīng)將其檔案收集齊全,妥善整理,嚴(yán)格按類別、目錄順序?qū)μ柸胱�排列整裝方可向公司檔案室或其他接收單位辦理交接手續(xù);

　　9、檔案分電子文檔和實物存取文檔兩種;

　　10、檔案的保管期限分永久、長期、短期、臨時四種。

　　五、檔案的利用

　　1、積極開展檔案的利用,各部門因工作需要可查閱檔案,充分發(fā)揮公司檔案在項目開發(fā)和管理中的作用;

　　2、凡借閱檔案的人員,必須愛護(hù)檔案,不得遺失、涂改、拆散、剪裁、勾畫、批注,必須保證檔案的保密性,按時歸還,如有損壞、涂改、丟失等,應(yīng)及時追查責(zé)任。

　　六、檔案的銷毀

　　1、任何部門和個人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案資料。

　　2、按規(guī)定需要銷毀的,凡屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),一般內(nèi)部檔案須經(jīng)總辦主任批準(zhǔn)。

　　3、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案,檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真填寫銷毀清單,并由專人監(jiān)督銷毀。

　　七、附則

　　1、本規(guī)范的執(zhí)行監(jiān)督人為總辦檔案管理員。

　　2、各部門應(yīng)參照本規(guī)范制定部門內(nèi)實施細(xì)則,報總辦備案;

　　3、有關(guān)檔案管理的其他規(guī)范,與本規(guī)范配合執(zhí)行。

　　4、對檔案管理工作每半年進(jìn)行一次檢查,發(fā)現(xiàn)因管理不善,造成資料丟失、損壞的按照公司獎懲制度執(zhí)行,并且應(yīng)采取一切補(bǔ)救措施。

　　八、項目圖紙移交規(guī)定

　　1、針對地產(chǎn)公司開發(fā)的新項目,在正式出施工圖時給物業(yè)公司發(fā)放的圖紙(包括各專業(yè)相關(guān)圖紙),作為公司的絕密文件,由專人負(fù)責(zé)保管。

　　2、工程竣工驗收后,地產(chǎn)公司向物業(yè)公司提交整套工程資料,物業(yè)公司專人接收并簽字確認(rèn)。

　　3、服務(wù)中心成立后,項目資料移交服務(wù)中心,由服務(wù)中心具體按檔案管理制度中相關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。

　　九、檔案管理流程圖:

　　1、項目資料:

　　相關(guān)部門分類整理

　　列出清單

　　部門經(jīng)理審查簽字

　　項目結(jié)束后移交公司檔案員

　　檔案管理員歸類、編目組卷

　　建立電子檔案

　　2、公司證照卡及榮譽(yù)證書、獎杯等實物:

　　3、檔案借閱

　　填借閱申請單

　　總辦審批

　　登記借閱

　　按時歸檔:

物業(yè)檔案管理制度14

　　第一章總則

　　第一條為加強(qiáng)公司員工的人事檔案管理，使公司人事檔案得到有效保護(hù)和利用，根據(jù)《中華人民共和國國檔案法》、《浙江xx物業(yè)管理有限公司人事管理制度》等有關(guān)規(guī)定，特制定《浙江xx物業(yè)管理有限公司人事檔案管理制度》。

　　第二條員工人事檔案是記載員工個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實績等內(nèi)容的文件材料，是歷史地、全面地考察、了解和正確任用員工的重要依據(jù)，是本公司檔案的重要組成部分。

　　第三條本公司的人事檔案工作任務(wù):

　　1、保管員工人事檔案;

　　2、收集、鑒別和整理員工人事檔案材料;

　　3、辦理員工人事檔案的查閱、借用和轉(zhuǎn)遞;

　　4、通過人事檔案了解熟悉員工，為人事工作提供情況;

　　5、逐步實現(xiàn)員工人事檔案管理手段的科學(xué)化和現(xiàn)代化。

　　第四條本公司的員工人事檔案管理由公司綜合服務(wù)部負(fù)責(zé)。

　　第二章人事檔案的收集和歸檔

　　第五條員工人事檔案材料的收集、歸檔，是公司綜合服務(wù)部與其他各部門的共同任務(wù)，必須按照有關(guān)規(guī)定，互相配合，認(rèn)真做好。

　　第六條員工人事檔案材料的收集歸檔范圍，嚴(yán)格按照公司的人事檔案管理要求執(zhí)行。員工人事檔案材料內(nèi)容:

　　1、員工登記表(含照片)。

　　2、個人簡歷。

　　3、考核材料(如試用期滿考核鑒定、見習(xí)期滿考核鑒定以及近三年的年度考核記錄、素質(zhì)測試記錄等)。

　　4、各類證書復(fù)印件、原件:(包括:①學(xué)歷證書復(fù)印件;②各類資格證書復(fù)印件;③身份證復(fù)印件;④職務(wù)聘免復(fù)印件;⑤體檢表、干部身份表;⑥其它等)。

　　5、獎懲材料。

　　6、兼職情況(包括出任董監(jiān)事情況<原件或復(fù)印件>、擔(dān)任社會職務(wù)情況<原件或復(fù)印件>等)。

　　7、承諾書、勞動合同(應(yīng)做到文本齊全完整，時間連續(xù)及時)、各類因公出國協(xié)議或培訓(xùn)協(xié)議、擔(dān)保書等。

　　8、各類審批材料(復(fù)印件，包括⑴應(yīng)聘材料;⑵面試材料;⑶錄用審批材料;⑷職務(wù)聘免審批材料;⑸調(diào)整工資審批表;⑹因公出國審批材料;⑺用工性質(zhì)晉升審批表;⑻離職審批表<原件>，辭職批復(fù);⑼離退休審批表;⑽調(diào)令單、分配單;⑾其它)。

　　9、其它可供參考材料(如近三年內(nèi)的員工個人年度工作總結(jié)或述職報告、各類培訓(xùn)總結(jié)、培訓(xùn)成績、出國培訓(xùn)總結(jié)等)。

　　第七條收集歸檔的人事檔案材料必須是文字、內(nèi)容清楚完整，印章手續(xù)完備，且辦理完畢的正式審核、審批、簽署、落款文字材料。

　　第八條員工人事檔案材料必須用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水和復(fù)寫紙書寫。

　　第九條形成員工人事檔案材料的部門，在形成正式材料后的一個月內(nèi)，負(fù)責(zé)按要求把應(yīng)歸檔的材料送交綜合服務(wù)部歸檔。

　　第十條公司綜合服務(wù)部發(fā)現(xiàn)送交的人事檔案材料不符合歸檔要求時，要及時通知形成檔案材料的部門，補(bǔ)送材料或補(bǔ)辦手續(xù)。形成材料的部門要按規(guī)定認(rèn)真辦理。

　　第十一條員工人事檔案管理人員要經(jīng)常了解和掌握干部人事檔案材料來源的信息、溝通渠道、及時收集應(yīng)歸檔的材料。同時，要熟悉收集歸檔工作的各項規(guī)定，對收集到的.材料，認(rèn)真鑒別，嚴(yán)格把關(guān)，及時入卷歸檔。

　　第十二條形成員工人事檔案材料的部門，向公司綜合服務(wù)部送遞材料時，如其他檔案管理部門也需要收集歸檔，則材料形成部門要事先考慮制作材料的數(shù)量，必要時協(xié)商聯(lián)系，以防造成員工人事檔案材料的短缺。

　　第三章人事檔案的保管

　　第十二條員工人事檔案由公司綜合服務(wù)部設(shè)專人妥善保管，不得泄密。

　　第十三條員工人事檔案應(yīng)存入保險柜，有防盜、防火、防潮等安全措施。

　　第十四條檔案管理人員應(yīng)對保管的檔案逐一登記編號，并每年進(jìn)行一次檢查、核對，防止錯放或丟失。發(fā)現(xiàn)丟失或問題，應(yīng)及時查找并采取措施，以保證檔傅耐暾桶踩

　　第十五條檔案移交要填寫清單，交接雙方應(yīng)共同清點并簽字留據(jù)。

　　第十六條嚴(yán)格防止任何人私自保存他人的檔案材料，對造成泄密或其它后果的，視情節(jié)輕重，給予嚴(yán)肅處理。

　　第十七條檔案管理人員調(diào)動時，必須嚴(yán)格履行交接制度，未交接清楚，不得離去。

　　第十八條建立堅固、安全的庫房，配置符合要求的檔案柜。防火、防盜、防潮、防蛀、防光、防高溫六項措施落實到位。

　　第十九條檔案庫房是機(jī)要重地，無關(guān)人員不得隨意出入;查閱人員須在檔案管理人員陪同下方可進(jìn)入。

　　第二十條逐步實現(xiàn)員工檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化。

　　第四章人事檔案的查閱和借用

　　第二十一條公司員工查閱或借閱人事檔案，經(jīng)公司綜合服務(wù)部總經(jīng)理同意，辦理登記手續(xù)后方可查閱或借閱本人人事檔案。

　　第二十二條外單位人員憑介紹信等證件經(jīng)公司綜合服務(wù)部總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查閱員工檔案;檔案原則上不外借，確因特殊情況必須外借時，應(yīng)寫明原因并經(jīng)執(zhí)行總裁批準(zhǔn)同意方可。

　　第二十三條查閱或借用員工檔案，必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定。員工閱檔后摘錄的材料應(yīng)由檔案工作人員與原文核對無誤后，寫明材料出處和時間，并加蓋公司公章。嚴(yán)禁對檔案進(jìn)行圈劃、涂改、拆換員工檔案材料，不得向無關(guān)人員談?wù)摶蛐孤秵T工檔案內(nèi)容，違犯者將視情節(jié)輕重，給予批評教育甚至紀(jì)律處分。

　　第五章人事檔案的轉(zhuǎn)遞

　　第二十四條員工人事檔案的轉(zhuǎn)遞是一項嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致的工作。檔案管理人員應(yīng)具有高度的責(zé)任感。在辦理檔案轉(zhuǎn)遞過程上，要認(rèn)真細(xì)致，有條有理，切不可匆忙、馬虎，防止出現(xiàn)絲毫的差錯。

　　第二十五條人員內(nèi)部調(diào)動，檔案轉(zhuǎn)遞要做到'檔隨人走'，公司綜合服務(wù)部應(yīng)將其檔案密封轉(zhuǎn)到新的歸口單位。

　　第二十六條檔案轉(zhuǎn)遞必須填寫《員工人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，并通過機(jī)要轉(zhuǎn)遞或由檔案管理員專程送取，嚴(yán)禁個人攜帶。對個人攜帶檔案的，公司綜合服務(wù)部應(yīng)拒絕接收。

　　第二十七條轉(zhuǎn)遞的檔案必須是經(jīng)過鑒別、清理、整理的檔案。轉(zhuǎn)遞檔案必須一次轉(zhuǎn)出，不能分批轉(zhuǎn)出。

　　第二十八條對轉(zhuǎn)進(jìn)的檔案在核對無誤后，及時將《員工人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》回執(zhí)退回。

　　第二十九條對違反轉(zhuǎn)遞規(guī)定，造成檔案丟失或發(fā)生抽取，更換材料等問題的要追究、當(dāng)事人和有關(guān)管理人員的責(zé)任。

　　第六章

　　附則

　　第三十條本制度由綜合服務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。

物業(yè)檔案管理制度15

　　1、目的

　　為了規(guī)范人事檔案管理過程，實現(xiàn)人事檔案管理統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一模式，從而提高檔案管理質(zhì)量，為人事運用提供有效參考，特制定本制度。

　　2、適用范圍

　　佳兆業(yè)物業(yè)管理公司本部及各下屬分公司。

　　3、原則

　　統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級保管、分級查閱的原則，確保檔案的齊整性和保密性；

　　4、職責(zé)

　　4.1本部人力資源職能部門

　　4.1.1收集、整理、立卷、保管本部員工檔案、備案下屬分公司經(jīng)理助理級（含）以上員工、人力資源管理人員、財務(wù)人員、（助理）秩序維護(hù)主任的人事檔案復(fù)印件。

　　4.1.2負(fù)責(zé)所保管的員工檔案的借閱、移交和銷毀工作。

　　4.1.3監(jiān)督各下屬分公司的人事檔案管理工作。

　　4.2各下屬分公司人力資源職能部門

　　4.2.1收集、整理、立卷、保管各公司/服務(wù)中心A系列員工的人事檔案。

　　4.2.2負(fù)責(zé)人事檔案的借閱、移交和銷毀工作。

　　4.2.3監(jiān)督各物業(yè)服務(wù)中心的人事檔案管理工作。

　　4.3各物業(yè)服務(wù)中心

　　4.3.1收集、整理、立卷、保管各服務(wù)中心B系列員工的人事檔案。

　　4.3.2負(fù)責(zé)B系列員工人事檔案的借閱、移交和銷毀工作。

　　5、內(nèi)容

　　5.1人事檔案管理流程

　　5.2職位申請表、個人簡歷、員工勞動合同、勞動合同簽署聲明、體檢表、身份證、學(xué)歷和專業(yè)資質(zhì)證書、驗證證明、離職證明、規(guī)章制度培訓(xùn)確認(rèn)、發(fā)放工資的銀行卡、獎懲記錄及各種簽批的人事異動、薪資、培訓(xùn)等文件。

　　5.3檔案編碼

　　5.3.1檔案編碼按服務(wù)中心、部門、員工工號進(jìn)行編碼。

　　5.3.2 E—HR系統(tǒng)中的`員工工號為檔案編碼號，假如水岸新都一秩序維護(hù)員員工工號為A。00012，則此員工檔案編碼號為：“水岸新都秩序A00012”。

　　5.4檔案查閱權(quán)限

　　5.4.1物業(yè)公司總經(jīng)理、本部人力資源職能部門負(fù)責(zé)人、分管高管、檔案管理員可查閱所有員工的檔案。

　　5.4.2各分公司總經(jīng)理、人力資源部門負(fù)責(zé)人、分管高管、檔案管理員可查閱分公司所有員工的檔案。

　　5.4.3各服務(wù)中心負(fù)責(zé)人可查閱其下屬B系列員工的檔案。

　　5.4.4其余員工或管理人員不得查閱員工人事檔案。

　　5.5人事檔案借閱手續(xù)

　　由借閱人填寫《檔案借閱申請單》，報人力資源職能部門/分公司（服務(wù)中心）負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)并備案。

　　5.6檔案調(diào)動

　　跨公司調(diào)動，在接到有關(guān)通知文件后5個工作日內(nèi)，由該員工原所在公司人力資源職能部門將該員工的檔案原件裝袋、貼好封條、并由封袋人簽名，填寫《檔案移交清單》一式兩份，傳遞至被調(diào)住公司人力資源職能部門簽收，并返還一份由原公司人力資源職能部門備存。

　　5.7離職員工檔案

　　5.7.1離職員工檔案與在職員工檔案分開管理，按月整理統(tǒng)一存放，離職員工檔案保存期為該員工離職后2年，并確保資料完整無缺，離職人員檔案不得取回。

　　5.7.2離職員工檔案滿2年后，由人事檔案管理員呈報《檔案銷毀審批表》，報人力資源職能部門負(fù)責(zé)人——人力資源職能部門分管高管——總經(jīng)理審批后，進(jìn)行粉碎處理。

　　5.8嚴(yán)格人事檔案的收集、管理及保存，保持機(jī)密，檔案應(yīng)由人事管理員/主管保管。如出現(xiàn)檔案信息外泄，將追究人事檔案管理員及人事負(fù)責(zé)人、分管高管的責(zé)任。

　　5.9各分公司人事檔案管理員收到其他公司/服務(wù)中心移交的檔案后，必須檢查封條是否完好，按《檔案移交清單》進(jìn)行清點再存檔。

　　5.10人事檔案的保管應(yīng)嚴(yán)格按照統(tǒng)一的歸檔標(biāo)準(zhǔn)分類，按服務(wù)中心、部門、工號分類存檔，目錄清楚、編列有序、裝訂規(guī)范。

　　6、附則

　　6.1本制度由物業(yè)公司本部行政及人力資源部修訂，解釋權(quán)歸本部行政及人力資源部所有，自頒布之日起執(zhí)行。

　　6.2附件

　　人事檔案資料封面

　　人事檔案存檔目錄人事檔案借閱申請表

　　人事檔案移交清單人事檔案銷毀審批表（B系列員工）

　　佳兆業(yè)物業(yè)管理公司本部行政及人力資源部二○○九年八月四日

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