物業(yè)檔案管理制度（合集15篇）

　　現(xiàn)如今，需要使用制度的場(chǎng)合越來(lái)越多，制度就是在人類(lèi)社會(huì)當(dāng)中人們行為的準(zhǔn)則。到底應(yīng)如何擬定制度呢？以下是小編幫大家整理的物業(yè)檔案管理制度，歡迎閱讀與收藏。

物業(yè)檔案管理制度1

　　1.客戶(hù)檔案的管理工作由客務(wù)部負(fù)責(zé)。

　　2.客戶(hù)資料按單元號(hào)一戶(hù)一檔建立，按樓層統(tǒng)一存放在客戶(hù)檔案文件柜內(nèi)。

　　3.每個(gè)客戶(hù)檔案內(nèi)由入住資料、二裝資料、往來(lái)函和房門(mén)鎖、電話、車(chē)位、水牌、客戶(hù)加班等申請(qǐng)單等組成，退租客戶(hù)的資料須及時(shí)裝訂另存。

　　4.每個(gè)客戶(hù)檔案均按日期順序排列，將最新的文件擺在最前面。

　　5.客戶(hù)檔案的標(biāo)牌須與檔案內(nèi)現(xiàn)客戶(hù)的公司名稱(chēng)吻合。

　　6.客務(wù)部每年整理一次退租客戶(hù)檔案，對(duì)已裝訂好的.退租客戶(hù)資料打印目錄后按樓層裝入文件盒內(nèi)存放。

　　7.客戶(hù)檔案查閱可向客務(wù)主管借出，經(jīng)客務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)后在客務(wù)部辦公室閱覽。

　　8.原始客戶(hù)檔案一般不可修改，客務(wù)部工作檔案需經(jīng)客務(wù)部經(jīng)理同意方可修改。

　　9.客務(wù)部檔案應(yīng)積極推行計(jì)算機(jī)管理，由客務(wù)主管設(shè)置客戶(hù)檔案管理系統(tǒng)，將客戶(hù)各類(lèi)資料、各單元房屋使用情況等輸入計(jì)算機(jī)中，進(jìn)行資料分析、整理和信息傳遞。

　　物業(yè)客戶(hù)檔案管理制度

　　一。制度內(nèi)容

　　為做到客戶(hù)服務(wù)部與客戶(hù)的良好溝通，掌握客戶(hù)的人員構(gòu)成、公司性質(zhì)、物業(yè)費(fèi)交納情況等，有必要建立一套綜合的客戶(hù)信息系統(tǒng)，而客戶(hù)檔案可以協(xié)助客戶(hù)服務(wù)部以最便捷的方式提供以上信息。因此，為充分利用客戶(hù)信息并管理好這些信息，特建立此制度。

　　二。管理目標(biāo)

　　客戶(hù)檔案資料全面、準(zhǔn)確、有效。

　　三。適用范圍

　　客戶(hù)檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個(gè)環(huán)節(jié)。

　　一般客戶(hù)檔案包括以下的資料：

　　1. 收集客戶(hù)單位資料

　　2. 客戶(hù)繳費(fèi)記錄包括各樣應(yīng)付之押金

　　3. 客戶(hù)裝修工程文件

　　4. 客戶(hù)遷入時(shí)填具之資料

　　5. 客戶(hù)資料補(bǔ)充

　　6. 客戶(hù)聯(lián)絡(luò)資料

　　7. 緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料

　　8. 客戶(hù)與管理處往來(lái)文件

　　9. 客戶(hù)違規(guī)事項(xiàng)與欠費(fèi)記錄

　　10. 客戶(hù)維修記錄

　　11. 客戶(hù)投訴記錄

　　12. 客戶(hù)單位有關(guān)的工程檔案（與二次裝修工程有關(guān)資料）與工作程序

　　四。注意事項(xiàng)

　　1. 及時(shí)上行下達(dá)客戶(hù)與管理之間的知識(shí)、報(bào)告、通知、通報(bào)，傳送文件應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，認(rèn)真地登記并制作各種表格。

　　2. 協(xié)調(diào)與客戶(hù)之間的關(guān)系，加強(qiáng)橫向溝通；

　　3. 做好與客戶(hù)有關(guān)各類(lèi)文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時(shí)查詢(xún)及跟進(jìn)；

　　4. 接聽(tīng)客戶(hù)投訴，解決客戶(hù)投訴；

　　5. 接聽(tīng)客戶(hù)工程報(bào)修電話，及時(shí)聯(lián)系修復(fù)。

物業(yè)檔案管理制度2

　　一、物業(yè)管理公司檔案管理規(guī)定:

　　1.公司各物業(yè)項(xiàng)目的檔案資料規(guī)定由物業(yè)管理公司主管(包括代理主管)負(fù)責(zé)監(jiān)督保管,由文員專(zhuān)職文件存檔、注記工作。

　　2.有關(guān)物業(yè)管理公司驗(yàn)收檔案、圖則、業(yè)主及住戶(hù)資料、管理制度、合約及設(shè)備設(shè)施及保養(yǎng)制度、財(cái)務(wù)報(bào)告、員工人事資料等檔案要求集中存檔,文件柜要求上鎖,未經(jīng)主管許可,他人不得動(dòng)用。

　　3.物業(yè)管理公司檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔,做到圖有袋、文有夾,報(bào)告類(lèi)文件編目錄索引,檔案類(lèi)文件有存檔文件清單及編號(hào)目錄。

　　4.物業(yè)管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報(bào)公司備案。

　　5.物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調(diào)職、任職時(shí)應(yīng)向公司或接任者辦理移交手續(xù)、經(jīng)確認(rèn)后方可離任。

　　6.物業(yè)管理公司檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份,原件存放在檔案中不得隨意使用。

　　7.因工作需要借閱、復(fù)印專(zhuān)管部分檔案資料的,需經(jīng)主管書(shū)面確認(rèn),如有違反的作泄密處理。

　　8.公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實(shí)情況,對(duì)不符要求的保管責(zé)任人將作適當(dāng)處分。

　　9.物業(yè)管理公司檔案資料因保管不當(dāng)而導(dǎo)致遺失、泄密的,對(duì)物業(yè)管理公司有重大影響及損害物業(yè)管理公司公司利益的,公司將視情節(jié)輕重追究當(dāng)事人責(zé)任,并保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。

　　二、物業(yè)管理公司保密規(guī)定:

　　1.在工作范圍獲有關(guān)的公司、物業(yè)管理公司內(nèi)部資料,業(yè)主、用戶(hù)單元和物業(yè)管理處員工個(gè)人資料及其內(nèi)所載有的通信地址、聯(lián)系電話、購(gòu)/租合約及金額、特別條款、物業(yè)管理公司及公司內(nèi)部情況、業(yè)主及用戶(hù)個(gè)人情況等均屬工作保密范圍。

　　2.業(yè)主、用戶(hù)及員工資料統(tǒng)一存放在辦公室文件柜中,由專(zhuān)人負(fù)責(zé)注記及存檔等工作,由物業(yè)管理公司主管每周審核,其他工作人員未經(jīng)許可禁止查閱。

　　3.物業(yè)管理公司物業(yè)管理處文件柜備用鑰匙由主管保管,主管及秘書(shū)因需告假時(shí),經(jīng)指定的授權(quán)人士,方可代為執(zhí)行以上事務(wù)4.應(yīng)工作所需而放置于辦公室、監(jiān)控中心、大堂接待處的業(yè)主及業(yè)戶(hù)聯(lián)系電話、員工個(gè)人聯(lián)系電話、地址等,必須隱藏放置,不得張貼于顯眼處,不得外泄。

　　5.公司制定的各類(lèi)物業(yè)管理公司規(guī)章制度及工作指引,由物業(yè)管理處統(tǒng)一保管,高級(jí)管理員以上級(jí)別人員可借閱(須辦理借閱手續(xù)),每次限時(shí)一周。

　　實(shí)行借閱目的為指引員工培訓(xùn),嚴(yán)禁任何形式的抄襲及復(fù)印。

　　6.發(fā)布的各類(lèi)通知通告,應(yīng)限定時(shí)效,過(guò)時(shí)收回。

　　7.員工應(yīng)具有維護(hù)他人陰私權(quán)利的法律意識(shí),主動(dòng)為公司及業(yè)主保守秘密,對(duì)于任何人士不正常的打探行為,應(yīng)堅(jiān)決拒絕并向公司報(bào)告。

　　8.員工因執(zhí)行保密規(guī)定不當(dāng),致使公司、業(yè)主、業(yè)戶(hù)或管理員工利益受不良侵害的,公司將按員工守則有關(guān)規(guī)定從重處罰,并由當(dāng)事人個(gè)人承擔(dān)導(dǎo)致的全部法律責(zé)任。

　　三、物業(yè)管理公司檔案資料:

　　1、物業(yè)管理公司驗(yàn)收檔案:

　　1)土建、設(shè)備安裝竣工資料(圖紙、設(shè)備資料);2)設(shè)施設(shè)備之質(zhì)檢、消防、勞動(dòng)局、公安及音像管理等部門(mén)驗(yàn)收合格文件;3.)機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)合約;

　　4)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備驗(yàn)收記錄(管理公司);

　　5)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備移交記錄(發(fā)展商、承包商與管理公司);

　　6)單元驗(yàn)收及移交記錄(承包商、業(yè)主與管理公司);2、物業(yè)管理公司二次裝修檔案:

　　1)用戶(hù)單元二次裝修圖則及審批手續(xù);2)二次裝修期間管理處監(jiān)督檢查資料;3、業(yè)戶(hù)資料:

　　1)入伙情況記錄;2)業(yè)主(租戶(hù))情況登記(包括名稱(chēng)、單元號(hào)、聯(lián)系人、建筑面積、交接單、入伙時(shí)間或租用期限等);

　　4、物業(yè)管理公司管理文本匯編:

　　1)管理合同、管理公約、用戶(hù)手冊(cè)等統(tǒng)一裝訂成冊(cè);

　　2)物業(yè)管理公司各類(lèi)管理規(guī)章制度及裝修規(guī)定等;

　　3.)物業(yè)管理公司各項(xiàng)管理分包合約;

　　5、物業(yè)管理公司設(shè)備維修保養(yǎng)類(lèi):

　　1)各類(lèi)設(shè)施設(shè)備要有專(zhuān)門(mén)的維修保養(yǎng)制度及應(yīng)急措施;2)各類(lèi)設(shè)施設(shè)備有獨(dú)立的.維修檔案,及日常巡檢維修記錄;3.)主要部位如變配電間、監(jiān)控中心、電梯機(jī)房等應(yīng)有工作日記、交接班記錄、巡視記錄及人員進(jìn)出記錄;

　　4)物業(yè)管理處有用戶(hù)維修保修單,維修后應(yīng)有回訪記錄;

　　6、物業(yè)管理公司設(shè)施設(shè)備檢測(cè)類(lèi):

　　1)變配電間要有供電部門(mén)定期電氣測(cè)試報(bào)告記錄;2)電梯要有勞動(dòng)部門(mén)合格證書(shū)及年檢報(bào)告;3.)生活水箱要定期清洗并存記錄,清洗后要有衛(wèi)生部門(mén)水質(zhì)檢測(cè)報(bào)告,清洗工作應(yīng)有有效體檢證明;

　　4)避雷系統(tǒng)要有定期檢測(cè)報(bào)告;

　　5)應(yīng)有定期沉降檢測(cè)報(bào)告;

　　6)消防泵、管道應(yīng)有定期試機(jī)及換水記錄,煙感及溫感探頭應(yīng)有定期測(cè)試工作記錄;

　　7)其它設(shè)施設(shè)備檢測(cè)記錄資料;

　　7、物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運(yùn)作類(lèi):

　　1)正式文件應(yīng)用電腦打印操作,并有規(guī)定的電腦檔號(hào)及存檔目錄記錄;2)物業(yè)管理公司管理費(fèi)收繳情況3.)物業(yè)管理公司管理費(fèi)財(cái)務(wù)報(bào)告

　　4)物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運(yùn)作報(bào)告;

　　物業(yè)管理公司物業(yè)管理處會(huì)議記錄(包括內(nèi)部會(huì)議及與發(fā)展商或業(yè)主委員會(huì)的會(huì)議)

　　(八)依據(jù)《中華人民共和國(guó)國(guó)檔案法》,結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況,確保檔案的完整和安全,特制定本制度。

　　一、檔案工作的基本原則檔案實(shí)行集中管理與分散管理相結(jié)合,即分別為公司、部門(mén)管理,專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理工作。

　　公司各部門(mén)在各項(xiàng)活動(dòng)中所形成的具有參考價(jià)值的文件、材料,由承辦單位、經(jīng)辦人負(fù)責(zé)將辦完的文件、資料及時(shí)歸檔。

　　二、文件資料點(diǎn)收、整理和歸檔

　　1、文件結(jié)案移送歸檔時(shí),檢查文件的文本及是否完整,如有短缺,應(yīng)立即追查歸入。

　　2、文件如經(jīng)過(guò)抽查,應(yīng)有部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)的簽認(rèn)。

　　3、文件的處理手續(xù)必須完善,如有遺漏,應(yīng)立即退回承辦人。

　　4、做好收件登記、編號(hào)、運(yùn)轉(zhuǎn)、催辦工作,按規(guī)定程序符合立卷標(biāo)準(zhǔn)要求,及時(shí)分類(lèi)、立卷、歸檔。

　　三、檔卷管理

　　1、每年對(duì)檔案材料的數(shù)量、保管等情況進(jìn)行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取補(bǔ)救措施,確保檔案的安全。

　　2、做好相關(guān)的防范措施,注意保密工作。

　　3、保持檔案室清潔,隨時(shí)擦拭檔案櫥、架,并采取防蟲(chóng)蛀腐朽工作。

　　4、每年按規(guī)定清理一次,已到保管期限,確定銷(xiāo)毀的檔案材料必須列冊(cè)登記,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后作銷(xiāo)毀處理。

　　四、檔案調(diào)、借閱

　　1、嚴(yán)格履行調(diào)、借閱登記、審批手續(xù),一般僅限在檔案室查閱。

　　確因工作需要帶出復(fù)印或摘抄文件,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　2、借檔人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案。

　　3、檔案歸還,經(jīng)檔案管理人員檢查無(wú)誤后,立即歸入檔卷。

物業(yè)檔案管理制度3

　　依據(jù)《中華人民共和國(guó)國(guó)檔案法》，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，確保檔案的完整和安全，特制定本制度。

　　一、檔案工作的基本原則

　　檔案實(shí)行集中管理與分散管理相結(jié)合，即分別為公司、部門(mén)管理，專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理工作。公司各部門(mén)在各項(xiàng)活動(dòng)中所形成的具有參考價(jià)值的'文件、材料，由承辦單位、經(jīng)辦人負(fù)責(zé)將辦完的文件、資料及時(shí)歸檔。

　　二、文件資料點(diǎn)收、整理和歸檔

　　1、文件結(jié)案移送歸檔時(shí)，檢查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，應(yīng)立即追查歸入。

　　2、文件如經(jīng)過(guò)抽查，應(yīng)有部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)的簽認(rèn)。

　　3、文件的處理手續(xù)必須完善，如有遺漏，應(yīng)立即退回承辦人。

　　4、做好收件登記、編號(hào)、運(yùn)轉(zhuǎn)、催辦工作，按規(guī)定程序符合立卷標(biāo)準(zhǔn)要求，及時(shí)分類(lèi)、立卷、歸檔。

　　三、檔卷管理

　　1、每年對(duì)檔案材料的數(shù)量、保管等情況進(jìn)行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取補(bǔ)救措施，確保檔案的安全。

　　2、做好相關(guān)的防范措施，注意保密工作。

　　3、保持檔案室清潔，隨時(shí)擦拭檔案櫥、架，并采取防蟲(chóng)蛀腐朽工作。

　　4、每年按規(guī)定清理一次，已到保管期限，確定銷(xiāo)毀的檔案材料必須列冊(cè)登記，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后作銷(xiāo)毀處理。

　　四、檔案調(diào)、借閱

　　1、嚴(yán)格履行調(diào)、借閱登記、審批手續(xù)，一般僅限在檔案室查閱。確因工作需要帶出復(fù)印或摘抄文件，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　2、借檔人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案。

　　3、檔案歸還，經(jīng)檔案管理人員檢查無(wú)誤后，立即歸入檔卷。

物業(yè)檔案管理制度4

　　為了規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。

　　一、檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)

　　1、公司檔案工作實(shí)行二級(jí)管理，一級(jí)管理是指公司綜合辦公室的統(tǒng)籌管理；二級(jí)管理是指各部門(mén)的檔案資料管理工作。

　　2、綜合辦公室檔案管理員負(fù)責(zé)公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理，各科室負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案資料的使用管理。

　　3、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。

　　4、綜合辦公室檔案管理員有責(zé)任對(duì)二級(jí)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，每年對(duì)二級(jí)檔案管理進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收。

　　二、歸檔制度

　　1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。

　　2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得擅自留存。

　　3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報(bào)批不能歸檔或相關(guān)部門(mén)保留的，綜合部保存復(fù)印件。

　　4、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。

　　5、所有科室的業(yè)務(wù)活動(dòng)方面的`資料，應(yīng)將相關(guān)資料的復(fù)印件報(bào)綜合辦公室備案。

　　6、由公司對(duì)外簽訂的合同，至少應(yīng)保留一份原件，交由綜合管理部保存。

　　7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合辦公室。部門(mén)需要使用的可復(fù)印或復(fù)制，歸檔范圍外的由各部門(mén)自行保管。

　　三、檔案保管制度

　　1、公司綜合辦公室設(shè)存放檔案的專(zhuān)門(mén)檔案柜，各部門(mén)應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲(chóng)等安全條件。

　　2、歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。

　　3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類(lèi)法，根據(jù)分類(lèi)法，編制分類(lèi)目錄；根據(jù)需要編制專(zhuān)題目錄，完善檢索工具，以便于查找。

　　4、檔案要分類(lèi)，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。

　　5、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。

　　6、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況，確定檔案保存期限，每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。

　　7、經(jīng)確定需銷(xiāo)毀的檔案，由檔案管理員編造銷(xiāo)毀清冊(cè)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀的檔案清單由檔案員永久保存。

　　8、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護(hù)工作。

　　9、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。

　　三、檔案借閱制度

　　1、檔案屬于公司機(jī)密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。

　　2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。

　　4、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封、損污文件，歸還時(shí)保證檔案材料完整無(wú)損，否則，追究當(dāng)事人責(zé)任。

　　5、借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報(bào)告主管部門(mén)及時(shí)處理。

　　6、重要檔案、機(jī)密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管副經(jīng)理同意，必須外借的，由經(jīng)理審批。

　　四、二級(jí)檔案應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和部門(mén)需要，每三年移交一次，資料原件交綜合管理部統(tǒng)一保存。

物業(yè)檔案管理制度5

　　第一章擬建立的規(guī)章制度

　　一、擬建立的公眾管理制度

　　包括xxxx

　　二、擬建立的內(nèi)部管理制度

　　包括人事管理制度、福利管理制度、考勤管理制度、財(cái)務(wù)管理制度、預(yù)算管理制度、獎(jiǎng)懲管理制度、投訴管理制度、文件管理制度、員工基本規(guī)范、通訊設(shè)備管理制度、管理體系及重大事項(xiàng)決策管理制度、培訓(xùn)管理制度。詳細(xì)內(nèi)容此處略。

　　三、擬建立的質(zhì)量手冊(cè)及程序文件

　　包括質(zhì)量手冊(cè)、文件控制程序文件、質(zhì)量記錄程序文件、管理評(píng)審程序文件、人力資源程序文件、合同評(píng)審程序文件、物業(yè)接管程序文件、服務(wù)設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)程序文件、采購(gòu)程序文件、入住管理程序文件、內(nèi)部審核程序文件、不合格程序文件、數(shù)據(jù)分析程序文件、糾正防措施程序文件等。詳細(xì)內(nèi)容此處略。

　　四、擬建立的工作手冊(cè)

　　包括各級(jí)崗位職責(zé)工作手冊(cè)、社區(qū)文化工作手冊(cè)、公共場(chǎng)地工作手冊(cè)、營(yíng)業(yè)文娛場(chǎng)所工作手冊(cè)、房屋整改工作手冊(cè)、空房管理工作手冊(cè)、住戶(hù)入住工作手冊(cè)、裝修管理工作手冊(cè)、投訴的接待和處理工作手冊(cè)、住戶(hù)意見(jiàn)的征求、評(píng)議以及服務(wù)的定期回訪工作手冊(cè)、住戶(hù)檔案管理工作手冊(cè)、便民服務(wù)實(shí)施工作手冊(cè)、費(fèi)用的統(tǒng)計(jì)、收取和追收欠款工作手冊(cè)、環(huán)衛(wèi)工作手冊(cè)、綠化工作手冊(cè)、報(bào)修工作手冊(cè)、供配電設(shè)施設(shè)備工作手冊(cè)、給排水設(shè)施設(shè)備工作手冊(cè)、電梯設(shè)施設(shè)備工作手冊(cè)、庫(kù)房工作手冊(cè)、突發(fā)事件或異常情況處理工作手冊(cè)、勤務(wù)工作手冊(cè)、安全工作手冊(cè)、門(mén)衛(wèi)工作手冊(cè)、巡邏工作手冊(cè)、爭(zhēng)創(chuàng)物業(yè)優(yōu)秀規(guī)劃等。詳細(xì)內(nèi)容此處略。

　　五、擬建立的質(zhì)量記錄文件

　　因數(shù)量達(dá)幾百份,此處省略

　　第二章檔案的建立與管理

　　一、物業(yè)檔案建立的內(nèi)容

　　檔案建立的內(nèi)容包括:業(yè)主入伙資料;客戶(hù)家庭資料;客戶(hù)聯(lián)系電話:包括:正常情況下的聯(lián)系電話和緊急情況下的聯(lián)系電話,如家庭電話、單位電話、手機(jī)、呼機(jī)、e-mail地址等;客戶(hù)室內(nèi)裝修管理資料包括:裝修申請(qǐng)表、裝修過(guò)程情況記錄、管線變動(dòng)情況等;客戶(hù)日常維修資料包括:維修、維修回訪等記錄情況;客戶(hù)反饋資料包括:服務(wù)質(zhì)量回訪記錄、客戶(hù)投訴及處理記錄、客戶(hù)意見(jiàn)征詢(xún)、統(tǒng)計(jì)記錄等。

　　二、物業(yè)檔案管理的具體措施

　　客戶(hù)檔案資料是在客戶(hù)入伙以后逐步建立起來(lái)的,其內(nèi)容包括客戶(hù)的姓名、家庭情況、工作單位、聯(lián)系方法、管理費(fèi)收繳情況、室內(nèi)裝修管理資料及物業(yè)獨(dú)用部分使用及保養(yǎng)維修情況等。

　　1、客戶(hù)檔案的收集

　　設(shè)立檔案室,建立相應(yīng)規(guī)章制度,對(duì)客戶(hù)檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理。資料收集堅(jiān)持內(nèi)容豐富的原則。在實(shí)際工作中從需要出發(fā),擴(kuò)大資料來(lái)源,從時(shí)間上講是在業(yè)主入伙時(shí)開(kāi)始收集歸檔,實(shí)行客戶(hù)一戶(hù)一檔。

　　2、客戶(hù)權(quán)籍資料管理

　　從客戶(hù)入伙開(kāi)始,應(yīng)著手權(quán)籍資料的收集工作,權(quán)籍資料的收集、整理、歸檔,應(yīng)做到條理清晰、完整齊全,便于查閱。管理和使用好權(quán)籍資料,動(dòng)態(tài)反映客戶(hù)權(quán)籍狀況,為客戶(hù)需求提供服務(wù)。

　　3、客戶(hù)檔案的整理

　　各個(gè)業(yè)務(wù)范圍上收集到的信息資料,統(tǒng)一交檔案員集中整理,整理的重點(diǎn)根據(jù)資料內(nèi)容、來(lái)源進(jìn)行分類(lèi),做到條理清晰、便于查閱。

　　4、客戶(hù)檔案的歸檔

　　鳳凰城小區(qū)管理處的業(yè)務(wù)接待將收集到的客戶(hù)資料每月五日前提交檔案中心。物業(yè)檔案中心員按照物業(yè)管理自身的內(nèi)在規(guī)律和聯(lián)系,將資料分類(lèi)有序地保存,并輸入計(jì)算機(jī)存檔,運(yùn)用計(jì)算機(jī)的先進(jìn)手段進(jìn)行檔案資料的管理。

　　5、檔案的利用

　　為客戶(hù)服務(wù)工作及時(shí)提供檔案資料,直接或間接地為客戶(hù)管理服務(wù),從而有效地提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。

　　6、客戶(hù)檔案的管理

　　客戶(hù)檔案的.使用有嚴(yán)格的規(guī)定,借閱必須由具備規(guī)定條件的人員經(jīng)登記后方可借出,歸還時(shí)須由專(zhuān)人進(jìn)行檢查,如有破損,立即修復(fù),嚴(yán)重時(shí)追究有關(guān)人員的責(zé)任�？蛻�(hù)檔案存放時(shí)要做好防火、防潮、防蛀工作,計(jì)算機(jī)使用時(shí)應(yīng)防止電腦病毒侵入。

　　第二節(jié)房屋管理與維修養(yǎng)護(hù)

　　1.主出入口設(shè)有小區(qū)平面示意圖,主要路口設(shè)有路標(biāo)、組圖及幢、單元、戶(hù)門(mén)標(biāo)號(hào)標(biāo)志明顯。

　　2.無(wú)違反規(guī)劃亂搭亂建,無(wú)擅自改變房屋用途現(xiàn)象。

　　3.房屋外觀完好、整潔,外墻面磚、涂料等裝飾材料無(wú)脫落、無(wú)污跡。

　　4.戶(hù)外招牌、廣告牌、霓虹燈按規(guī)定設(shè)置,保持整潔、統(tǒng)一、美觀,無(wú)安全隱患或破損。

　　5.封閉陽(yáng)臺(tái)統(tǒng)一有序,色調(diào)一致,不超出外墻面,除建筑設(shè)計(jì)有要求外,不得安裝

　　戶(hù)外防盜網(wǎng)、晾衣架、遮陽(yáng)蓬等。

　　6.空調(diào)安裝位置統(tǒng)一,冷凝水集中收集,支架無(wú)銹蝕。

　　7.房屋裝飾裝修符合規(guī)定,未發(fā)生危及房屋結(jié)構(gòu)安全及拆改管線和損害他人利益的現(xiàn)象。

　　1)住戶(hù)裝修申請(qǐng)表、裝修責(zé)任書(shū)(見(jiàn)業(yè)主分戶(hù)檔案)

　　2)裝修現(xiàn)場(chǎng)巡查記錄表(見(jiàn)工程巡查記錄)

　　第三節(jié)共用設(shè)施設(shè)備管理

　　1.共用配套設(shè)施完好,無(wú)隨意改變用途。

　　2.共用設(shè)施設(shè)備運(yùn)行、使用及維護(hù)按規(guī)定要求有記錄,無(wú)事故隱患,專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員和維護(hù)人員嚴(yán)格遵守操作規(guī)程與保養(yǎng)規(guī)范。

　　1)設(shè)備運(yùn)行維修工作程序

　　2)設(shè)備巡查記錄

　　3)設(shè)備保養(yǎng)記錄

　　3.室外共用管線統(tǒng)一入地或公共管道,無(wú)架空管線,無(wú)礙觀瞻。

　　4.排水、排污管道通暢,無(wú)堵塞、外溢現(xiàn)象。

　　5.道路通暢,路面平整,井蓋無(wú)缺塊,無(wú)丟失,路面井蓋不影響車(chē)輛行人通行。

　　6.制定供電系統(tǒng)管理措施并嚴(yán)格執(zhí)行,記錄完整,供電設(shè)備正常,配電室管理符合規(guī)定,路燈、樓道等公共照明完好。

　　1)電室管理規(guī)定

　　2)配電系統(tǒng)工作內(nèi)容及操作程序

　　3)路燈、樓道等公共照明設(shè)備完好

　　第四節(jié)安防、消防、車(chē)輛管理

　　1.小區(qū)基本實(shí)行封閉式管理

　　1)小區(qū)實(shí)行24小時(shí)封閉管理資料

　　2)治安管理規(guī)定

　　3)門(mén)衛(wèi)管理規(guī)定

　　2.有專(zhuān)業(yè)護(hù)衛(wèi)隊(duì)實(shí)行24小時(shí)值班及巡邏制度,護(hù)衛(wèi)熟悉小區(qū)的環(huán)境,文明值勤,訓(xùn)練有素、言語(yǔ)規(guī)范、認(rèn)真負(fù)責(zé)。

　　1)護(hù)衛(wèi)部工作、內(nèi)務(wù)條令

　　2)護(hù)衛(wèi)崗位職責(zé)

　　3)各種工作記錄、資料照片

　�、抛o(hù)衛(wèi)值班記錄

　　⑵護(hù)衛(wèi)訓(xùn)練記錄

　�、且归g巡查記錄

　　⑷來(lái)訪登記表

　�、勺o(hù)衛(wèi)培訓(xùn)日程、訓(xùn)練記錄及資料

　�、首o(hù)衛(wèi)工作考核、巡查、評(píng)分統(tǒng)計(jì)資料

　�、俗o(hù)衛(wèi)基礎(chǔ)知識(shí)考核答卷

　�、套o(hù)衛(wèi)文明值勤,裝修巡查等資料

　　3.危及人身安全處有明顯標(biāo)識(shí)和具體的防范措施

　　1)警示牌標(biāo)識(shí)卡等

　　2)突發(fā)事件及異常情況處理措施

　　3)常見(jiàn)治安刑事案件及處理措施

　　4)常見(jiàn)的幾種可疑情況及處理措施

　　5)緊急情況記錄表

　　4.消防設(shè)備設(shè)施完好無(wú)損,可隨時(shí)起用,消防通道暢通,制定消防應(yīng)急方案

　　1)消防管理制度

　　2)火警、火災(zāi)應(yīng)急方案

　　3)消防通道暢通

　　4)定期進(jìn)行消防巡視,檢查維護(hù)消防設(shè)施、器材等資料

　　5)護(hù)衛(wèi)隨時(shí)巡查營(yíng)業(yè)房消防設(shè)施

　　6)義務(wù)消防隊(duì)員消防演練

　　5.機(jī)動(dòng)車(chē)停車(chē)場(chǎng)管理制度完善,管理責(zé)任明確,車(chē)輛進(jìn)出有登記。

　　1)機(jī)動(dòng)車(chē)停車(chē)場(chǎng)管理規(guī)定

　　2)機(jī)動(dòng)車(chē)停車(chē)場(chǎng)登記

　　3)護(hù)衛(wèi)巡邏記錄

　　4)護(hù)衛(wèi)工作考核標(biāo)準(zhǔn)

　　5)交通指揮管理規(guī)范有序

　　6.非機(jī)動(dòng)車(chē)輛管理制度完善,按規(guī)定位置停放,管理有序。

　　1)非機(jī)動(dòng)車(chē)管理規(guī)定

　　2)按規(guī)定位置停放、管理有序

　　3)護(hù)衛(wèi)工作考核標(biāo)準(zhǔn)

　　第五節(jié)環(huán)境衛(wèi)生管理

　　1.環(huán)衛(wèi)設(shè)備完備,設(shè)有垃圾箱、果皮箱、垃圾中轉(zhuǎn)站。

　　1)環(huán)衛(wèi)設(shè)備臺(tái)帳

　　2)垃圾箱、果皮箱

　　3)清潔工作清潔小區(qū)環(huán)境衛(wèi)生資料

　　2.清潔衛(wèi)生實(shí)行責(zé)任制,有專(zhuān)職的清潔人員明確的責(zé)任范圍,實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化保潔。

　　1)清潔衛(wèi)生工作標(biāo)準(zhǔn)及考核辦法

　　2)清潔衛(wèi)生工作考核表

　　3.垃圾日產(chǎn)日清,定期進(jìn)行衛(wèi)生消毒滅殺

　　1)消毒滅蠅工作資料

　　2)定期投鼠藥資料

　　4.房屋共用部位共用設(shè)施設(shè)備無(wú)蟻害。

　　5.小區(qū)內(nèi)道路等共用場(chǎng)地?zé)o紙屑、煙頭等廢棄物,小區(qū)內(nèi)衛(wèi)生照片等資料。

　　6.房屋共用部位保持清潔,無(wú)亂貼、亂畫(huà)、無(wú)擅自占用和堆放雜物現(xiàn)象、樓梯扶欄、天臺(tái)、公共玻璃等保持清潔。

　　7.商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)管理有序,符合衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn),無(wú)亂設(shè)攤點(diǎn)、廣告牌和無(wú)亂貼、亂畫(huà)現(xiàn)象。

　　8.無(wú)違反規(guī)定飼養(yǎng)寵物、家禽、家畜。

　　9.排放油煙、噪音等符合國(guó)家環(huán)保標(biāo)準(zhǔn)、外墻無(wú)污染。

　　第六節(jié)綠化管理

　　1.小區(qū)內(nèi)綠地布局合理,花草樹(shù)木與建筑小品配置恰當(dāng)。

　　2.綠地?zé)o改變使用用途和破壞、踐踏、占用等現(xiàn)象。

　　3.花草樹(shù)木長(zhǎng)勢(shì)良好,修繕整齊美觀,無(wú)病蟲(chóng)害,無(wú)折損現(xiàn)象、無(wú)斑禿。

　　4.綠地?zé)o紙屑、煙頭、石塊等雜物。

　　第七節(jié)精神文明建設(shè)

　　1.意義,健康向上的社區(qū)文化活動(dòng),創(chuàng)造條件,積極配合,支持并參與社區(qū)文化建設(shè)。

　　a提高業(yè)主自治自律行為宣傳教育資料

　　1)經(jīng)常進(jìn)行政府有關(guān)法律法規(guī)宣傳教育資料

　　2)建立業(yè)主產(chǎn)權(quán)區(qū)域建設(shè),愛(ài)護(hù)小區(qū)公共設(shè)施資料

　　b小區(qū)安全文明消防宣傳欄告示檔案資料

　　c小區(qū)住戶(hù)參與文化娛樂(lè)活動(dòng)資料

　　d培訓(xùn)護(hù)衛(wèi)消防安全知識(shí),培訓(xùn)資料

　　第八節(jié)管理效益

　　1.管理服務(wù)費(fèi)收繳率為98%以上

　　1)20xx年xx月至,收費(fèi)報(bào)表

　　2.提供便民有償服務(wù),開(kāi)展多種經(jīng)營(yíng),便民服務(wù)項(xiàng)目資料及照片。

　　1)20xx年xx月--20xx年月的財(cái)務(wù)報(bào)告

　　3.本小區(qū)物業(yè)管理經(jīng)營(yíng)狀況。向小區(qū)住戶(hù)公布物管費(fèi)收支報(bào)告

　　資料

　　a業(yè)主檔案資料的內(nèi)容

　　1]業(yè)主情況登記表、照片、身份證復(fù)印件

　　2]業(yè)主臨時(shí)公約承諾件

　　3]前期物業(yè)管理服務(wù)協(xié)議

　　4]室內(nèi)裝修管理協(xié)議書(shū)

　　5]消防安全責(zé)任書(shū)

　　6]業(yè)主裝修檢查記錄表

　　7]室內(nèi)裝修申報(bào)表

　　8]裝修申報(bào)所提供的平面圖、管線圖等

　　9]裝修違規(guī)的整改通知書(shū)

　　10]業(yè)主與物業(yè)管理處達(dá)成的書(shū)面協(xié)議

　　11]業(yè)主在物業(yè)使用過(guò)程中產(chǎn)生的重要的有影響的事件的記錄

　　12]其它

物業(yè)檔案管理制度6

　　一、物業(yè)管理企業(yè)檔案管理規(guī)定：

　　1．企業(yè)各物業(yè)項(xiàng)目的檔案資料規(guī)定由物業(yè)管理企業(yè)主管（包括代理主管）負(fù)責(zé)監(jiān)督保管，由文員專(zhuān)職文獻(xiàn)存檔、注記工作。

　　2．有關(guān)物業(yè)管理企業(yè)驗(yàn)收檔案、圖則、業(yè)主及住戶(hù)資料、管理制度、合約及附件設(shè)備設(shè)施及保養(yǎng)制度、財(cái)務(wù)匯報(bào)、員工人事資料等檔案規(guī)定集中存檔，文獻(xiàn)柜規(guī)定上鎖，未經(jīng)主管許可，他人不得動(dòng)用。

　　3．物業(yè)管理企業(yè)檔案資料必須按企業(yè)規(guī)定規(guī)定存檔，做到圖有袋、文有夾，匯報(bào)類(lèi)文獻(xiàn)編目錄索引，檔案類(lèi)文獻(xiàn)有存檔文獻(xiàn)清單及編號(hào)目錄。

　　4．物業(yè)管理企業(yè)檔案目錄及存檔文獻(xiàn)清單每季度上報(bào)企業(yè)立案。

　　5．物業(yè)管理企業(yè)檔案在歷任主管調(diào)職、任職時(shí)應(yīng)向企業(yè)或接任者辦理移交手續(xù)、經(jīng)確認(rèn)后方可離任。

　　6．物業(yè)管理企業(yè)檔案平常需常常使用部分應(yīng)復(fù)印備份，原件寄存在檔案中不得隨意使用。

　　7．因工作需要借閱、復(fù)印專(zhuān)管部分檔案資料的，需經(jīng)主管書(shū)面確認(rèn)，如有違反的作泄密處理。

　　8．企業(yè)將定期巡查上述規(guī)定所提及之規(guī)定貫徹狀況，對(duì)不符規(guī)定的保管負(fù)責(zé)人將作合適處分。

　　9．物業(yè)管理企業(yè)檔案資料因保管不妥而導(dǎo)致遺失、泄密的，對(duì)物業(yè)管理企業(yè)有重大影響及損害物業(yè)管理企業(yè)企業(yè)利益的，企業(yè)將視情節(jié)輕重追究當(dāng)事人責(zé)任，并保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。

　　二、物業(yè)管理企業(yè)管理保密規(guī)定：

　　1．在工作范圍獲有關(guān)的企業(yè)、物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)部資料，業(yè)主、顧客單元和物業(yè)管理處員工個(gè)人資料及其內(nèi)所載有的通信地址、聯(lián)絡(luò) 、購(gòu)/租合約及金額、尤其條款、物業(yè)管理企業(yè)及企業(yè)內(nèi)部狀況、業(yè)主及顧客個(gè)人狀況等均屬工作保密范圍。

　　2．業(yè)主、顧客及員工資料統(tǒng)一寄存在辦公室文獻(xiàn)柜中，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)注記及存檔等工作，由物業(yè)管理企業(yè)主管每周審核，其他工作人員未經(jīng)許可嚴(yán)禁查閱。

　　3．物業(yè)管理企業(yè)物業(yè)管理處文獻(xiàn)柜備用鑰匙由主管保管，主管及秘書(shū)因需告假時(shí)，經(jīng)指定的.授權(quán)人士，方可代為執(zhí)行以上事務(wù)

　　4．應(yīng)工作所需而放置于辦公室、監(jiān)控中心、大堂接待處的業(yè)主及業(yè)戶(hù)聯(lián)絡(luò) 、員工個(gè)人聯(lián)絡(luò) 、地址等，必須隱藏放置，不得張貼于顯眼處，不得外泄。

　　5．企業(yè)制定的各類(lèi)物業(yè)管理企業(yè)規(guī)章制度及工作指導(dǎo)，由物業(yè)管理處統(tǒng)一保管，高級(jí)管理員以上級(jí)他人員可借閱（須辦理借閱手續(xù)），每次限時(shí)一周。實(shí)行借閱目的為指導(dǎo)員工培訓(xùn)，嚴(yán)禁任何形式的抄襲及復(fù)印。

　　6．公布的各類(lèi)告知通告，應(yīng)限定期效，過(guò)時(shí)收回。

　　7．員工應(yīng)具有維護(hù)他人陰私權(quán)利的法律意識(shí)，積極為企業(yè)及業(yè)主保守秘密，對(duì)于任何人士不正常的打探行為，應(yīng)堅(jiān)決拒絕并向企業(yè)匯報(bào)。

　　8．員工因執(zhí)行保密規(guī)定不妥，致使企業(yè)、業(yè)主、業(yè)戶(hù)或管理員工利益受不良侵害的，企業(yè)將按員工守則有關(guān)規(guī)定從重懲罰，并由當(dāng)事人個(gè)人承擔(dān)導(dǎo)致的所有法律責(zé)任。

　　三．物業(yè)管理企業(yè)檔案資料：

　　1、物業(yè)管理企業(yè)驗(yàn)收檔案：

　　1）土建、設(shè)備安裝竣工資料（圖紙、設(shè)備資料）；

　　2）設(shè)施設(shè)備之質(zhì)檢、消防、勞動(dòng)局、公安及音像管理等部門(mén)驗(yàn)收合格文獻(xiàn)；

　　3）機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)合約；

　　4）公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備驗(yàn)收記錄（管理企業(yè)）；

　　5）公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備移交記錄（發(fā)展商、承包商與管理企業(yè)）；

　　6）單元驗(yàn)收及移交記錄（承包商、業(yè)主與管理企業(yè)）；

　　2、物業(yè)管理企業(yè)二次裝修檔案：

　　1）顧客單元二次裝修圖則及審批手續(xù)；

　　2）二次裝修期間管理處監(jiān)督檢查資料；

　　3、業(yè)戶(hù)資料：

　　1）入伙狀況記錄；

　　2）業(yè)主（租戶(hù)）狀況登記（包括名稱(chēng)、單元號(hào)、聯(lián)絡(luò)人、建筑面積、交接單、入伙時(shí)間或租用期限等）；

　　4、物業(yè)管理企業(yè)管理文本匯編：

　　1）管理協(xié)議、管理公約、顧客手冊(cè)等統(tǒng)一裝訂成冊(cè)；

　　2）物業(yè)管理企業(yè)各類(lèi)管理規(guī)章制度及裝修規(guī)定等；

　　3）物業(yè)管理企業(yè)各項(xiàng)管理分包合約；

　　5、物業(yè)管理企業(yè)設(shè)備維修保養(yǎng)類(lèi)：

　　1）各類(lèi)設(shè)施設(shè)備要有專(zhuān)門(mén)的維修保養(yǎng)制度及應(yīng)急措施；

　　2）各類(lèi)設(shè)施設(shè)備有獨(dú)立的維修檔案，及平常巡檢維修記錄；

　　3）重要部位如變配電間、監(jiān)控中心、電梯機(jī)房等應(yīng)有工作日志、交接班記錄、巡視記錄及人員進(jìn)出記錄；

　　4）物業(yè)管理處有顧客維修保修單，維修后應(yīng)有回訪記錄；

　　6、物業(yè)管理企業(yè)設(shè)施設(shè)備檢測(cè)類(lèi)：

　　1）變配電間要有供電部門(mén)定期電氣測(cè)試匯報(bào)記錄；

　　2）電梯要有勞動(dòng)部門(mén)合格證書(shū)及年檢匯報(bào)；

　　3）生活水箱要定期清洗并存記錄，清洗后要有衛(wèi)生部門(mén)水質(zhì)檢測(cè)匯報(bào)，清洗工

物業(yè)檔案管理制度7

　　為使公司顧問(wèn)管理工作有效進(jìn)行，加強(qiáng)公司顧問(wèn)資料和檔案的管理，確保公司顧問(wèn)資料、檔案的保密性，現(xiàn)制定以下管理制度：

　　一、顧問(wèn)咨詢(xún)資料分為共用資料與項(xiàng)目資料兩大類(lèi)。共用資料包括：專(zhuān)業(yè)書(shū)籍、法規(guī)、技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、圖集大樣、設(shè)備樣本圖冊(cè)、園林圖集、建筑風(fēng)格圖集、戶(hù)型圖集、氣象資料、新技術(shù)新成果、公司規(guī)章制度、iso9001、iso14001體系文件等。項(xiàng)目資料為每個(gè)項(xiàng)目咨詢(xún)服務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的全部資料的.集合。如該項(xiàng)目來(lái)往文件、公函、提供的資料樣本、項(xiàng)目咨詢(xún)規(guī)劃、物業(yè)管理策劃與設(shè)計(jì)、顧問(wèn)建議書(shū)、咨詢(xún)實(shí)施細(xì)則、物業(yè)管理過(guò)程實(shí)施方案、項(xiàng)目圖紙、照片等。

　　二、共用資料宜做成數(shù)據(jù)庫(kù)，以方便查找。項(xiàng)目資料應(yīng)按項(xiàng)目分類(lèi)歸檔，需用電子文檔和書(shū)面文檔兩種方式進(jìn)行保存，由專(zhuān)人進(jìn)行管理。

　　三、項(xiàng)目資料的電子文檔需建立專(zhuān)門(mén)的子目錄進(jìn)行管理，目錄按歷史項(xiàng)目、在管項(xiàng)目、前期項(xiàng)目三類(lèi)劃分，每個(gè)項(xiàng)目?jī)?nèi)文件按性質(zhì)進(jìn)行分類(lèi)存檔。

　　四、書(shū)面顧問(wèn)資料的借閱，需在顧問(wèn)咨詢(xún)部辦理借閱手續(xù)。重要、保密資料需經(jīng)過(guò)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。

　　五、對(duì)顧問(wèn)咨詢(xún)資料電子文檔或數(shù)據(jù)庫(kù)由咨詢(xún)部主管設(shè)置相應(yīng)權(quán)限，使用人員在得到咨詢(xún)部主管同意后方可進(jìn)入該文件。

　　六、同一項(xiàng)目的資料，由發(fā)件人在使用完畢后將其歸納入相應(yīng)的目錄。

　　七、顧問(wèn)項(xiàng)目結(jié)束，該項(xiàng)目所有顧問(wèn)資料轉(zhuǎn)移至歷史資料目錄統(tǒng)一進(jìn)行管理。

　　八、對(duì)發(fā)展商發(fā)給公司的各種傳真件，接收人員需將其復(fù)印后按項(xiàng)目存檔，特別是對(duì)于發(fā)展商對(duì)公司所給文件的簽收回執(zhí)，更應(yīng)注意保存其原始記錄。

　　九、未得到公司同意，任何人員不得將公司顧問(wèn)資料進(jìn)行拷貝和復(fù)印。

物業(yè)檔案管理制度8

　　(1)維修檔案屬工程檔案的一部份，由工程部文員統(tǒng)一管理。

　　(2)設(shè)備維修檔案按強(qiáng)電、弱電、機(jī)管、電梯、空調(diào)、裝修、用戶(hù)單元內(nèi)設(shè)施分類(lèi)。

　　(3)用戶(hù)單元維修檔案用標(biāo)簽按不同檔案分開(kāi)，其他檔案按類(lèi)別存放，在相應(yīng)的檔案盒上貼上標(biāo)簽。

　　(4)文員根據(jù)返回工程部的維修單每天填寫(xiě)維修檔案記錄表，并錄入電腦中已設(shè)置密碼的“維修管理”項(xiàng)目。

　　(5)文員每天核對(duì)發(fā)出和返回的`維修單，將有關(guān)內(nèi)容如實(shí)錄入維修檔案記錄表，如發(fā)現(xiàn)不符馬上追查原因。

　　(6)文員每月對(duì)維修檔案記錄、維修單等進(jìn)行整理，并分類(lèi)歸檔。

　　(7)維修檔案為評(píng)估大廈設(shè)備運(yùn)行情況和用戶(hù)室內(nèi)設(shè)備狀況的根據(jù)，應(yīng)妥善保存。保存期限一般為一年，重大維修項(xiàng)目保存期至少為兩年。過(guò)期檔案由工程部經(jīng)理、系統(tǒng)工程師組成的鑒定小組統(tǒng)一審定后銷(xiāo)毀。

物業(yè)檔案管理制度9

　　(一)意義

　　(二)文件檔案的類(lèi)別與形式

　　公司文件檔案包括以下各類(lèi)別的書(shū)面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤(pán)存藏、磁盤(pán)存藏)形式。

　　1.公司法律文件:公司章程、批準(zhǔn)證書(shū)、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、驗(yàn)資報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、企業(yè)代碼、銀行稅務(wù)登記等

　　2.公司董事會(huì)文件:董事會(huì)構(gòu)成、股本構(gòu)成、董事會(huì)決議、記要等

　　3.公司管理制度:公司運(yùn)營(yíng)、行政、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)管理制度、文本、流程

　　4.公司財(cái)務(wù)資料:各類(lèi)總、分帳冊(cè)、報(bào)表、單據(jù)、憑賬、報(bào)告等

　　5.公司人事薪資:人事結(jié)構(gòu)、錄用考核文件、薪資結(jié)構(gòu)、薪資表、獎(jiǎng)金計(jì)劃及分配記錄、獎(jiǎng)懲記錄、保險(xiǎn)計(jì)劃及記錄《勞動(dòng)合同》等

　　6.公司經(jīng)營(yíng)策略規(guī)劃:客戶(hù)需求分析、市場(chǎng)分析、各種調(diào)查分析、營(yíng)銷(xiāo)策略、公關(guān)網(wǎng)絡(luò)、實(shí)施計(jì)劃等

　　7.公司客戶(hù)名冊(cè):客戶(hù)名冊(cè)、服務(wù)合同、協(xié)議、策略聯(lián)盟協(xié)議、客戶(hù)拓展、防談名冊(cè)及記錄等

　　8.公司業(yè)務(wù)文件:公司各項(xiàng)對(duì)外服務(wù)的內(nèi)部管理制度、流程、文本及有關(guān)方法培訓(xùn)資料、報(bào)價(jià)體系等

　　9.公司客戶(hù)服務(wù)文件:服務(wù)過(guò)程中與客戶(hù)溝通產(chǎn)生的往來(lái)傳真、往來(lái)函、建議書(shū)、分析底稿、調(diào)查底稿、客戶(hù)提供之資料等

　　10.公司客戶(hù)檔案:已結(jié)案客戶(hù)的完整檔案,包括客戶(hù)服務(wù)資料及公司各種服務(wù)文本、方案、策劃、設(shè)計(jì)成果等

　　11.公司專(zhuān)業(yè)資料:公司搜集的`各種業(yè)務(wù)文本、流程、制度、企劃書(shū)、顧問(wèn)服務(wù)理論、方法、同業(yè)服務(wù)成果、各類(lèi)行業(yè)資料、公司由政府主管部門(mén)獲取及購(gòu)買(mǎi)的政策法規(guī)、公司各類(lèi)剪報(bào)等

　　12.公司圖書(shū)、雜志:公司由公開(kāi)發(fā)行系統(tǒng)購(gòu)買(mǎi)、訂購(gòu)的各種圖書(shū)、雜志

　　13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報(bào)告、批復(fù)、外來(lái)文函

　　14.公司宣傳資料:公司對(duì)外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務(wù)介紹、互聯(lián)網(wǎng)主頁(yè)介紹等。

物業(yè)檔案管理制度10

　　1、物業(yè)檔案建立的內(nèi)容

　　業(yè)主入伙資料

　　業(yè)戶(hù)家庭資料

　　業(yè)戶(hù)聯(lián)系電話

　　包括:正常情況下的聯(lián)系電話和緊急情況下的聯(lián)系電話,如家庭電話、單位電話、手機(jī)、呼機(jī)、e-mail地址等。

　　業(yè)戶(hù)室內(nèi)裝修管理資料

　　包括:裝修申請(qǐng)表、裝修過(guò)程情況記錄、管線變動(dòng)情況等。

　　業(yè)戶(hù)日常維修資料

　　包括:維修、維修回訪等記錄情況。

　　業(yè)戶(hù)反饋資料

　　包括:服務(wù)質(zhì)量回訪記錄、業(yè)戶(hù)投訴及處理記錄、業(yè)戶(hù)意見(jiàn)征詢(xún)、統(tǒng)計(jì)記錄等。

　　2、物業(yè)檔案管理的具體措施

　　業(yè)戶(hù)檔案資料是在業(yè)戶(hù)入伙以后逐步建立起來(lái)的,其內(nèi)容包括業(yè)戶(hù)的姓名、家庭情況、工作單位、聯(lián)系方法、管理費(fèi)收繳情況、室內(nèi)裝修管理資料及物業(yè)獨(dú)用部分使用及保養(yǎng)維修情況等。

　　(1)業(yè)戶(hù)檔案的收集

　　物業(yè)設(shè)立檔案室,建立相應(yīng)規(guī)章制度,對(duì)業(yè)戶(hù)檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理。資料收集堅(jiān)持內(nèi)容豐富的原則。在實(shí)際工作中從需要出發(fā),擴(kuò)大資料來(lái)源,從時(shí)間上講是在業(yè)主入伙時(shí)開(kāi)始收集歸檔,實(shí)行業(yè)戶(hù)一戶(hù)一檔。

　　(2)業(yè)戶(hù)權(quán)籍資料管理

　　從業(yè)戶(hù)入伙開(kāi)始,應(yīng)著手權(quán)籍資料的.收集工作,權(quán)籍資料的收集、整理、歸檔,應(yīng)做到條理清晰、完整齊全,便于查閱。管理和使用好權(quán)籍資料,動(dòng)態(tài)反映業(yè)戶(hù)權(quán)籍狀況,為業(yè)戶(hù)需求提供服務(wù)。

　　(3)業(yè)戶(hù)檔案的整理

　　各個(gè)業(yè)務(wù)范圍上收集到的信息資料,統(tǒng)一交檔案員集中整理,整理的重點(diǎn)根據(jù)資料內(nèi)容、來(lái)源進(jìn)行分類(lèi),做到條理清晰、便于查閱。

　　(4)業(yè)戶(hù)檔案的歸檔

　　xxx華庭住宅小區(qū)管理處的業(yè)務(wù)接待將收集到的業(yè)戶(hù)資料每月五日前提交檔案中心。物業(yè)檔案中心員按照物業(yè)管理自身的內(nèi)在規(guī)律和聯(lián)系,將資料分類(lèi)有序地保存,并輸入計(jì)算機(jī)存檔,運(yùn)用計(jì)算機(jī)的先進(jìn)手段進(jìn)行檔案資料的管理。

　　(5)檔案的利用

　　為業(yè)戶(hù)服務(wù)工作及時(shí)提供檔案資料,直接或間接地為業(yè)戶(hù)管理服務(wù),從而有效地提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。

　　(6)業(yè)戶(hù)檔案的管理

　　業(yè)戶(hù)檔案的使用應(yīng)有嚴(yán)格的規(guī)定,借閱必須由具備規(guī)定條件的人員經(jīng)登記后方可借出,歸還時(shí)須由專(zhuān)人進(jìn)行檢查,如有破損,立即修復(fù),嚴(yán)重時(shí)追究有關(guān)人員的責(zé)任。業(yè)戶(hù)檔案存放時(shí)要做好防火、防潮、防蛀工作,計(jì)算機(jī)使用時(shí)應(yīng)防止電腦病毒侵入。

物業(yè)檔案管理制度11

　　一、檔案的建立。

　　1.1檔案的建立按下列流程建立：收集--整理--分類(lèi)--編號(hào)--登記--輸入電腦--入柜--利用--檢查

　　1.2明確建檔內(nèi)容，實(shí)行系統(tǒng)收集、集中管理。

　　1.2.1房屋檔案：包括本物業(yè)的設(shè)計(jì)、施工文件、資料、圖紙、工程竣工驗(yàn)收資料等;

　　1.2.2設(shè)備設(shè)施檔案：包括各種設(shè)施設(shè)備的線路圖紙、使用說(shuō)明書(shū)、購(gòu)入使用時(shí)間、使用許可證、年檢合格證、維修保養(yǎng)合同及維修保養(yǎng)記錄等;

　　1.2.3業(yè)主檔案：包括業(yè)主入住時(shí)所填寫(xiě)的"業(yè)主概況表"、"業(yè)主公約"、"入住契約"、"前期服務(wù)協(xié)議"、"接房登記表"等。

　　1.2.4文秘檔案：包括業(yè)主公約、商家公約、業(yè)委會(huì)決議、物管政策法規(guī)、市區(qū)房管局的文件以及對(duì)本物業(yè)進(jìn)行管理的各項(xiàng)規(guī)章制度等;

　　1.2.5員工檔案：包括員工供職申請(qǐng)表、簡(jiǎn)歷、身份證復(fù)印件、上崗證、學(xué)歷證復(fù)印件、職稱(chēng)證復(fù)印件、工作變動(dòng)記錄、獎(jiǎng)懲記錄等;

　　1.2.6財(cái)務(wù)檔案：包括各種帳簿、會(huì)計(jì)記帳憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、納稅報(bào)表、維修基金使用的預(yù)算、計(jì)劃、業(yè)委會(huì)批準(zhǔn)使用的文件等。

　　1.3建檔要求：制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、電腦化。

　　二、檔案管理

　　2.1為避免檔案的損壞、遺失，使重要檔案能永久保存，而又方便經(jīng)常使用，對(duì)使用頻率較高的檔案實(shí)辦公室對(duì)原始檔案進(jìn)行嚴(yán)密管理，并保存復(fù)印件。

　　2.2檔案管理要求：

　　2.2.1進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理。

　　2.2.2采用多種形式的信息儲(chǔ)存方式，如電腦磁盤(pán)、膠卷、照片、圖表等，并采用適當(dāng)?shù)谋４娣椒ā?/p>

　　2.2.3加強(qiáng)保密意識(shí)培養(yǎng)，確保檔案在使用過(guò)程中的安全、不丟失、不泄密。

　　2.2.4實(shí)行檔案管理手段的`現(xiàn)代化，運(yùn)用計(jì)算機(jī)檢索手段，開(kāi)發(fā)多媒體信息查詢(xún)系統(tǒng)。

　　2.2.5堅(jiān)持檔案資料收集的系統(tǒng)化。

　　2.2.6作到檔案分類(lèi)科學(xué)化。檔案按內(nèi)容分類(lèi)，逐一編號(hào)，登記造冊(cè)，編輯目錄，按工作部門(mén)分柜保存。

　　2.2.7實(shí)行檔案管理工作檢查經(jīng)�；�。每季度對(duì)檔案文件的形成、積累、整理、歸類(lèi)要進(jìn)行一次全面的檢查。

物業(yè)檔案管理制度12

　　為了系統(tǒng)完整地保存分公司在經(jīng)營(yíng)管理服務(wù)活動(dòng)中形成的各種資料檔案的管理,特制定本制度。

　　一、檔案資料的歸檔管理

　　1.歸檔范圍

　　a.分公司在物業(yè)管理活動(dòng)中形成的公文、電報(bào)、薄冊(cè)、圖表、書(shū)信、日記、會(huì)議材料等,由行政部負(fù)責(zé)歸檔。

　　b.在工作中形成的圖紙、說(shuō)明書(shū)等由工程部負(fù)責(zé)歸檔。

　　c.各部門(mén)在專(zhuān)門(mén)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種專(zhuān)項(xiàng)檔案,如:會(huì)議檔案、聲像檔案、合同檔案、審計(jì)檔案等,由行政部負(fù)責(zé)歸檔。

　　d.員工登記表、體檢表、培訓(xùn)記錄、考核成績(jī)、有關(guān)證書(shū)復(fù)印件等員工檔案,由行政部負(fù)責(zé)歸檔。

　　e.財(cái)務(wù)檔案按《財(cái)務(wù)管理規(guī)定》的范圍歸檔,由行政部負(fù)責(zé)。

　　2.歸檔要求

　　a.歸檔的書(shū)面文件材料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國(guó)家要求,禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等書(shū)寫(xiě)材料。歸檔的電子文件需排版整齊;字體一般是宋體,標(biāo)題三號(hào)字,正文四號(hào)字;語(yǔ)言通順,文字輸入正確無(wú)誤。

　　b.歸檔的文件材料要完整齊全。

　　c.歸檔的書(shū)面文件必須是原件,電子文件為最終使用件。

　　d.案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容。

　　3.歸檔時(shí)間

　　a.文書(shū)檔案在第二年上半年內(nèi)歸檔。

　　b.員工檔案及時(shí)歸檔。

　　c.財(cái)務(wù)檔案按季度歸檔。

　　4.歸檔份數(shù)

　　a.各類(lèi)書(shū)面文件材料一般歸檔一式一份;電子文件一般歸檔一式三份(其中包括軟盤(pán)上一份)。

　　b.重要的和利用頻繁的文件材料可歸檔一式兩份或適當(dāng)增加其歸檔份數(shù)。

　　5.不歸檔文件材料的范圍

　　a.重份和無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件。

　　b.上級(jí)單位發(fā)來(lái)供參考的抄件和征求意見(jiàn)未定稿的文件。

　　c.未經(jīng)會(huì)議討論和領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件、電報(bào)草稿,一般性文件的歷次修改稿(重要法規(guī)性文件、草稿除外)、鉛印文件的各次校對(duì)稿(主要領(lǐng)導(dǎo)親筆修改稿和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿除外)。

　　d.從正式文件、電報(bào)上摘錄的供工作參閱的非證明材料。

　　e.參加非主管單位召開(kāi)的會(huì)議,不需貫徹執(zhí)行或無(wú)查考價(jià)值的文件材料。

　　f.非隸屬單位抄送的不需要辦理的文件材料。

　　g.下級(jí)單位送來(lái)參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映和不應(yīng)抄報(bào)不必備案的文件材料。

　　6.各部門(mén)主任要對(duì)本部門(mén)文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

　　二、檔案資料的保管

　　1.分公司檔案資料由行政部統(tǒng)一管理,其他各部門(mén)檔案資料均由各部門(mén)自行管理。

　　2.存放文書(shū)檔案要有專(zhuān)用柜架,在排放上應(yīng)按照類(lèi)別和時(shí)間的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。

　　存放電子文件應(yīng)有專(zhuān)用硬盤(pán)分區(qū)或?qū)Ｓ梦募�夾;在保存電子文件時(shí),按照類(lèi)別和部門(mén)的不同分別存入不同名稱(chēng)的下級(jí)文件夾中。文件夾名稱(chēng)應(yīng)能簡(jiǎn)潔、清晰地反映所存文件的類(lèi)別或所屬部門(mén)。存放文件的軟盤(pán)或光盤(pán)上必須貼有標(biāo)簽,以方便查詢(xún)。

　　3.底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫(kù),要認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充情況。底圖存放以平放為宜。

　　4.存入膠片、照片、錄像帶、磁帶要用特制的.密封盒和專(zhuān)門(mén)的卷盒,按編號(hào)順序排列在膠片柜或防火柜內(nèi)。必要時(shí)采取復(fù)制、拷貝。

　　5.每半年定期進(jìn)行庫(kù)藏檔案的清理核對(duì)和保管質(zhì)量檢查工作,做到賬冊(cè)相符,對(duì)破損或載體變質(zhì)的文書(shū)檔案,要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制,文書(shū)檔案發(fā)霉或蟲(chóng)害要及時(shí)消殺;對(duì)于出現(xiàn)損壞的電子檔案也要及時(shí)拷貝、另存。

　　6.行政部需做好檔案資料室的防盜、防火、防蟲(chóng)等安全設(shè)施。

　　三、檔案資料借閱管理

　　1.分公司所有工作人員都有保護(hù)檔案、借閱檔案的權(quán)利和義務(wù)。

　　2.員工查閱檔案,須辦理登記手續(xù),并報(bào)所在部門(mén)主任批準(zhǔn)。查閱分公司檔案須報(bào)行政部主任批準(zhǔn)。

　　3.在借閱檔案時(shí)應(yīng)做到以下幾點(diǎn):

　　a.辦理登記手續(xù),定期歸還。

　　b.要愛(ài)護(hù)檔案,不得丟失。

　　c.所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對(duì)檔案隨意更改、涂寫(xiě)。

　　4.借出和歸還檔案時(shí),應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù),由檔案員和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚。

　　5.檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當(dāng)事者責(zé)任。

　　6.借閱者在歸還檔案時(shí)必須填寫(xiě)檔案利用效果記錄。

　　7.調(diào)離分公司的工作人員,必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。

　　四、檔案鑒定和銷(xiāo)毀

　　1.檔案鑒定工作由各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)自行組織進(jìn)行;日常檔案的鑒定工作由行政部負(fù)責(zé)。

　　2.鑒定的主要項(xiàng)目有:

　　a.檔案保管期限表。

　　b.對(duì)到期檔案提出存、毀意見(jiàn)。

　　3.確定保管期限原則:

　　a.對(duì)本部門(mén)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值并能反映部門(mén)職能活動(dòng)和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存。

　　b.凡是在一定時(shí)間有利用的檔案分別為長(zhǎng)期或短期保存。

　　4.鑒定工作應(yīng)該定期進(jìn)行。

　　5.檔案通過(guò)鑒定,要求達(dá)到劃定保管期限準(zhǔn)確,保管質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整,部門(mén)主任應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)人員負(fù)責(zé)修改、補(bǔ)充。

　　6.銷(xiāo)毀檔案的程序:

　　a.經(jīng)鑒定列出需銷(xiāo)毀的各種檔案清單和銷(xiāo)毀的報(bào)告,經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審批后由各部門(mén)實(shí)施。銷(xiāo)毀清單及報(bào)告應(yīng)歸檔。分公司的檔案銷(xiāo)毀必須經(jīng)分公司經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　b.檔案銷(xiāo)毀時(shí),由部門(mén)派二人以上進(jìn)行監(jiān)銷(xiāo)并在銷(xiāo)毀清單上簽名。

　　c.銷(xiāo)毀檔案時(shí),要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,對(duì)在銷(xiāo)毀檔案過(guò)程中出現(xiàn)失密或?qū)Σ块T(mén)造成損失的,將根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。

物業(yè)檔案管理制度13

　　為了加強(qiáng)物業(yè)檔案科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理，充分發(fā)揮物業(yè)檔案在物業(yè)管理活動(dòng)中的作用，更好地為物業(yè)管理服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》以及有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章特指定檔案管理制度。

　　1、公司應(yīng)加強(qiáng)對(duì)所轄物業(yè)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，把物業(yè)檔案管理工作列入物業(yè)管理工作的重要內(nèi)容。

　　2、設(shè)立相應(yīng)的檔案管理部門(mén)，配備專(zhuān)職人員和必要的專(zhuān)用庫(kù)房、裝具設(shè)備等，對(duì)物業(yè)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。

　　3、按規(guī)定整理、保管本單位本部門(mén)形成的物業(yè)檔案及有關(guān)資料，并做好提供利用。

　　4、凡是歸檔的文件材料需保持文件材料的'有機(jī)聯(lián)系，并做到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

　　5、歸檔的文件材料應(yīng)以原件為主，復(fù)制的文件必須注明來(lái)源單位及時(shí)間，字跡工整，圖表圖像清晰。

　　6、形成物業(yè)檔案的部門(mén)負(fù)責(zé)整理，經(jīng)檢查合格后，雙方在移交清單上簽字，雙方各保留一份。

　　7、物業(yè)檔案管理人員，應(yīng)建立各類(lèi)檔案總目錄、分類(lèi)目錄和微機(jī)查詢(xún)目錄等檢索工具。

　　8、物業(yè)檔案管理部門(mén)要進(jìn)行物業(yè)檔案的整理、利用、鑒定、銷(xiāo)毀等情況的統(tǒng)計(jì)。

　　9、凡需銷(xiāo)毀的檔案，必須經(jīng)過(guò)物業(yè)檔案所有權(quán)人，物業(yè)檔案管理人員的鑒定，編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，提出銷(xiāo)毀報(bào)告，經(jīng)相關(guān)部門(mén)批準(zhǔn)，在指定地點(diǎn)銷(xiāo)毀。

　　10、物業(yè)管理的保管要有專(zhuān)用庫(kù)房，符合防火、防盜、防塵、防有害生物、防潮濕、防高溫等保管要求，并定期檢查檔案的保管情況，對(duì)破損和褪變的檔案要及時(shí)修復(fù)，確保物業(yè)檔案的完整與安全。

　　11、任何部門(mén)或個(gè)人不得私自藏匿、隱瞞物業(yè)檔案，不得私自涂改、偽造、銷(xiāo)毀物業(yè)檔案。

　　12、借閱檔案須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并填寫(xiě)借還檔案清單，用完后及時(shí)歸還入檔。

物業(yè)檔案管理制度14

　　一、總則

　　（一）為全面增強(qiáng)本企業(yè)檔案管理工作，保證企業(yè)各種檔案資料充足、有效利用，實(shí)現(xiàn)檔案資料管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，特?cái)M訂本制度。

　�。ǘ�）本制度所指的檔案資料是指企業(yè)及部下客戶(hù)服務(wù)部門(mén)建立以來(lái)，在經(jīng)營(yíng)、管理工作和活動(dòng)中形成的，擁有查閱、利用價(jià)值的各樣形式的資質(zhì)證照、文書(shū)、公文、公文、合同、圖紙、業(yè)戶(hù)資料以及音像、圖表等檔案資料。

　�。ㄈ�）檔案資料工作的基來(lái)源則：集中一致管理企業(yè)及各部下客戶(hù)服務(wù)中心有關(guān)資料檔案，保證檔案資料的完好和安全。

　　二、人員裝備

　�。ㄋ模┢髽I(yè)檔案采納分級(jí)管理模式，即分為物業(yè)企業(yè)檔案資料管理員和部下各客戶(hù)服務(wù)中心檔案資料管理員。物業(yè)企業(yè)主要采集和保留企業(yè)級(jí)別物業(yè)檔案和物業(yè)資料，部下各客戶(hù)服務(wù)中心詳細(xì)負(fù)責(zé)管理各自的物業(yè)檔案和資料。物業(yè)企業(yè)及部下各客戶(hù)服務(wù)中心均需建立獨(dú)立的檔案室。

　　（五）物業(yè)企業(yè)須裝備檔案管理的專(zhuān)責(zé)人員，部下的各客戶(hù)服務(wù)中心依據(jù)自己實(shí)質(zhì)狀況，可指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)也可由其余人兼職檔案管理員。

　　三、檔案資料的采集和整理

　　（六）物業(yè)企業(yè)主要一致采集和管理企業(yè)級(jí)別物業(yè)檔案和物業(yè)資料，主要包含以下內(nèi)容。

　　1.物業(yè)企業(yè)公章和有關(guān)證照。

　　2.文件、公文、工作計(jì)劃、上司來(lái)文以及國(guó)家與當(dāng)?shù)赜嘘P(guān)的法律法例等檔案資料，主要指房地產(chǎn)企業(yè)、物業(yè)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)署名的各種批改，以企業(yè)及職能部門(mén)等名義發(fā)出或擬訂的`文件以及與企業(yè)職能有親密

　　關(guān)系或由企業(yè)肩負(fù)有關(guān)責(zé)任并需要執(zhí)行的重要文件。

　　3.重要、突發(fā)事件的辦理資料，主要包含樓宇、交通、治安、公共配套設(shè)備設(shè)備等方面及自然災(zāi)禍等突發(fā)重要事件的經(jīng)過(guò)和辦理過(guò)程記錄及有關(guān)資料。

　　4.企業(yè)所簽署的合同資料，督查職能部門(mén)對(duì)企業(yè)進(jìn)行檢查的書(shū)

　　面及取證資料以及企業(yè)固定財(cái)產(chǎn)有關(guān)資料。

　　5.人事檔案資料。

　　6.實(shí)物、聲像類(lèi)檔案，包含各樣電子檔案。在實(shí)質(zhì)工作中，實(shí)物、聲像檔案資料比較少，依據(jù)使用頻次及重要性選擇自行寄存或移交

　　企業(yè)檔案管理部門(mén)，自行保留時(shí)要注意保護(hù)完好性。

　　7.榮譽(yù)類(lèi)檔案等其余各樣檔案資料。

　�。ㄆ撸└骺蛻�(hù)服務(wù)中心管理自己樓盤(pán)、業(yè)主和經(jīng)營(yíng)有關(guān)的檔案和

　　資料，主要包含以下內(nèi)容。

　　1.客戶(hù)服務(wù)中心業(yè)務(wù)章及有關(guān)證照。

　　2.小區(qū)基本狀況資料。

　�。�1）房產(chǎn)資料包含房子、設(shè)備及其附著物清單及表格等。

　�。�2）接收資料包含查收合格憑據(jù)、物業(yè)完滿(mǎn)狀況、接收文件。

　�。�3）技術(shù)資料包含工程預(yù)決算書(shū)、總平面圖、平面圖、完工圖、地質(zhì)勘探報(bào)告、圖紙會(huì)審記錄、完工查收證明書(shū)、房子及設(shè)備使用技術(shù)資料。

　　3.業(yè)主檔案資料（包含維修基金檔案資料）主要包含人住通知書(shū)、住戶(hù)家庭狀況登記表、房子交接單、住戶(hù)入住合約、身份證明資料以及裝飾申請(qǐng)表等，業(yè)戶(hù)資料一定妥當(dāng)保留并實(shí)時(shí)更新。

　　4.平時(shí)管理服務(wù)資料，主要包含以下內(nèi)容。

　�。�1）人事管理有關(guān)資料�？蛻�(hù)服務(wù)中心人員的招聘、培訓(xùn)、定崗定編、分配、變遷文件、技術(shù)職稱(chēng)等文件。

　�。�2）各部門(mén)平時(shí)的值班記錄，各樣來(lái)往信函，各樣內(nèi)部通啟等文書(shū)資料。

　�。�3）設(shè)備檔案管理，包含設(shè)備的標(biāo)記、設(shè)備臺(tái)賬和設(shè)備資料等。

　�。�4）物業(yè)經(jīng)營(yíng)管理資料。各客戶(hù)服務(wù)中心經(jīng)營(yíng)發(fā)展文件、小區(qū)管理文件、小區(qū)建設(shè)文件、委外、合作文件等。

　�。�5）物業(yè)租借資料，包含租借審批資料、租借合同、物業(yè)權(quán)屬證明資料、房子安全判定資料、贊同出（轉(zhuǎn)）租文件、拜托書(shū)、公證書(shū)、證明、報(bào)告、分戶(hù)圖等。

　�。�6）工程圖紙檔案資料，包含建筑施工圖、給排水施工圖、構(gòu)造施工圖、消防施工圖、供配電施工圖、空調(diào)系統(tǒng)圖。

　　（7）各客戶(hù)服務(wù)中心或個(gè)人參加各樣活動(dòng)的資料。

　　5.小區(qū)創(chuàng)優(yōu)檔案資料及社區(qū)文化資料。

　　四、檔案資料的移交和歸檔

　�。ò耍┵Y料移交前管理。

　　1.各客戶(hù)服務(wù)中心的檔案資料在移交前由各客戶(hù)服務(wù)中心檔案資料管理員負(fù)責(zé)存檔管理。

　　2.各客戶(hù)服務(wù)中心一定將檔案資料分類(lèi)寄存人不一樣的檔案袋或盒內(nèi)，保證檔案資料的完滿(mǎn)。

　　3.各客戶(hù)服務(wù)中心寄存的檔案資料要依據(jù)自己的使用頻次和保密程度進(jìn)行分類(lèi)寄存。

　�。ň牛�檔案資料的移交，每半年向物業(yè)企業(yè)檔案室進(jìn)行一次移交。

　　1.資料移交前，各客戶(hù)服務(wù)中心檔案資料管理員須將檔案按類(lèi)整理好，并填寫(xiě)檔案資料移交表，執(zhí)行移交鋒續(xù)。

　　2.進(jìn)行移交時(shí)，物業(yè)企業(yè)須認(rèn)真查對(duì)移交的資料，確立無(wú)誤后，交接兩方在移交清單上署名，并加蓋部門(mén)公章。

　　3.移交清單調(diào)式兩份，物業(yè)企業(yè)和各客戶(hù)服務(wù)中心交接人各保存一份。

　　4.對(duì)換出、辭職的工作人員檔案，在辦理調(diào)離手續(xù)前，一定清還檔案資料，經(jīng)檔案室署名確認(rèn)，方可辦理調(diào)離手續(xù)。

　�。ㄊ�）歸檔。主要有以下要求。

　　1.物業(yè)企業(yè)及部下各客戶(hù)服務(wù)中心需依據(jù)本管理方法的歸檔范圍、歸檔日期實(shí)時(shí)、正確、規(guī)范地進(jìn)行歸檔。

　　2.將需要?dú)w檔的文件資料比較歸檔范圍，完好、正確、系統(tǒng)地進(jìn)行采集，歸檔模卷要進(jìn)行分類(lèi)擺列，并加蓋檔號(hào)章、裝盒，編制檔案目錄。

　　3.除歸檔范圍表中列明為復(fù)印件外，歸檔的文件原則上一律為原件，必需時(shí)復(fù)印件加蓋紅章注明原件寄存處，凡有原件的文件，不可以以復(fù)印件歸檔。

　　4.歸檔的文件資料種數(shù)、份數(shù)及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊備完好。

　　5.實(shí)物類(lèi)、聲像類(lèi)檔案資料要清楚完好，并按歸檔要求供給拍攝內(nèi)容、時(shí)間、背景、作者等文字信息，電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件資料，并保留。

　�。ㄊ�一）歸檔檔案資料檢查。物業(yè)企業(yè)負(fù)責(zé)檢查、督查、指導(dǎo)并查核各客戶(hù)服務(wù)中心檔案資料的管理工作。統(tǒng)計(jì)匯總各客戶(hù)服務(wù)中心歸檔資料目錄清單，按期對(duì)各客戶(hù)服務(wù)中心檔案的歸檔工作進(jìn)行實(shí)地檢查。

　　五、檔案資料的借閱和使用

　　在進(jìn)行檔案資料借閱使用時(shí)，假如是在檔案室查閱一般資料，辦理一般登記手續(xù)即可；假如要查閱重要密級(jí)資料，須執(zhí)行檔案借閱審批手續(xù)，且一定在檔案室就地查閱后送還，不得私自帶出復(fù)印。

　�。ㄊ�三）檔案資料借閱的有關(guān)規(guī)定。

　　1.借閱的檔案資料一定準(zhǔn)時(shí)送還，并實(shí)時(shí)辦理清戶(hù)手續(xù)。一般不得超出7天，超出7天則需辦理續(xù)借手續(xù)，未辦理緩期手續(xù)且借出檔案超出15天者，對(duì)有關(guān)責(zé)任人進(jìn)行瀆職問(wèn)責(zé)辦理，在借閱時(shí)期造成資料丟掉者，依據(jù)資料的重要程度進(jìn)行相應(yīng)的辦理。

　　2.借閱者一定保證原樣送還所借的檔案資料，保證資料完好無(wú)損，不得在檔案資料上涂改、畫(huà)線、標(biāo)記等。

　　3.未經(jīng)贊同，借閱者不得隨意摘抄、攝影、復(fù)制檔案資料，凡經(jīng)贊同摘抄、復(fù)制的檔案資料一定由檔案資料管理人員進(jìn)行審察和查對(duì)。

　　4.實(shí)物檔案一般不外借，聲像檔案資料以復(fù)印件供給利用。

　�。ㄊ�四）要注意保護(hù)業(yè)主和住戶(hù)的個(gè)人信息，業(yè)主個(gè)人信息檔案在有關(guān)客戶(hù)服務(wù)中心的檔案庫(kù)中，如需調(diào)用含有業(yè)主個(gè)人隱私信息的資料，須經(jīng)客戶(hù)服務(wù)中心負(fù)責(zé)人贊同，有些需經(jīng)業(yè)主自己贊同，并由有關(guān)檔案人員記錄去處，追蹤有關(guān)信息資料的使用及其銷(xiāo)毀狀況。

　　六、檔案資料管理和判定

　�。ㄊ�五）物業(yè)企業(yè)及各客戶(hù)服務(wù)中心依據(jù)自己實(shí)質(zhì)狀況設(shè)置綜合檔案室、資料保留室和庫(kù)房等，一定保證有相對(duì)獨(dú)立的空間，并能保證資料的安全與齊備。

　　1.庫(kù)房要相對(duì)獨(dú)立，并擁有防火、防盜、防潮、防光、防塵、防蟲(chóng)、防鼠、防高溫等功能，庫(kù)房?jī)?nèi)和庫(kù)房鄰近嚴(yán)禁擱置易燃易爆物件或其余危險(xiǎn)物件，并裝備滅火器械，標(biāo)示嚴(yán)禁煙火標(biāo)記。

　　2.庫(kù)房?jī)?nèi)全力按分類(lèi)設(shè)置，檔案資料按類(lèi)型齊整排放，保持通風(fēng)，并與窗戶(hù)垂直，防止陽(yáng)光直射，將全部檔案架一致編號(hào)，編制檔案資

　　料寄存地點(diǎn)索引。

　�。ㄊ�七）檔案資料統(tǒng)計(jì)，詳細(xì)要求以下

　　1.物業(yè)企業(yè)及各客戶(hù)服務(wù)中心要在每年12月31日前對(duì)檔案資料的移出、收進(jìn)、整理、判定、保留的數(shù)目和狀況及檔案資料的借閱利用等狀況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

　　2.物業(yè)企業(yè)檔案員將統(tǒng)計(jì)結(jié)果報(bào)物業(yè)企業(yè)負(fù)責(zé)人，部下各客戶(hù)服務(wù)中心檔案員將統(tǒng)計(jì)結(jié)果報(bào)給客戶(hù)服務(wù)部負(fù)責(zé)人。

　　3.統(tǒng)計(jì)工作一定做到腳踏實(shí)地，照實(shí)反應(yīng)狀況，務(wù)必保證供給的數(shù)據(jù)正確，切合客觀實(shí)質(zhì)。

　�。ㄊ�八）檔案資料的判定，包含以下要求

　　1.檔案資料一經(jīng)歸檔，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)判定和贊同，任何人不得私自銷(xiāo)毀。

　　2.經(jīng)判定后仍沒(méi)法確立其保留價(jià)值的檔案資料，應(yīng)持續(xù)保留至次年再進(jìn)行判定。

　　3.技術(shù)檔案資料鑒準(zhǔn)時(shí)，需附帶工程技術(shù)部門(mén)的專(zhuān)業(yè)建議。（十九）檔案資料的銷(xiāo)毀。

　　1.經(jīng)判定后贊同銷(xiāo)毀的檔案資料，由檔案室負(fù)責(zé)人妥當(dāng)辦理，不得作其余用途或看作廢紙銷(xiāo)售。

　　2.銷(xiāo)毀檔案資料須有起碼兩名監(jiān)銷(xiāo)人，監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)認(rèn)真復(fù)核要銷(xiāo)毀的檔案資料。銷(xiāo)毀完成須在銷(xiāo)毀清冊(cè)上注明“已銷(xiāo)毀”字樣和銷(xiāo)毀日期，監(jiān)銷(xiāo)人在銷(xiāo)毀清冊(cè)上署名。

　　3.檔案資料管理員應(yīng)實(shí)時(shí)做好檔案資料整理、檢索工具調(diào)整等工作。

　　七、獎(jiǎng)罰

　　（二十）企業(yè)依據(jù)每年查核結(jié)果，關(guān)于在檔案管理過(guò)程中做出成績(jī)和貢獻(xiàn)，或許進(jìn)步特別突出的部門(mén)和個(gè)人賜予相應(yīng)表彰或獎(jiǎng)賞等。

　�。ǘ�十一）關(guān)于工作不負(fù)責(zé)，未認(rèn)真貫徹執(zhí)行物業(yè)企業(yè)檔案工作要求的檔案管理人員，企業(yè)將對(duì)檔案管理的詳細(xì)工作人員和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行處罰。

　�。ǘ�十二）因管理或使用不妥，造成檔案信息外泄，或許未經(jīng)允許，私自將檔案資料抄寫(xiě)、復(fù)制與轉(zhuǎn)借別人等狀況，將依據(jù)情節(jié)嚴(yán)重程度，賜予相應(yīng)的處罰。

　　八、附則

　�。ǘ�十三）本管理制度由企業(yè)客戶(hù)服務(wù)部訂正，自覺(jué)布之日起實(shí)行。

物業(yè)檔案管理制度15

　　1、目的

　　使公司的檔案管理規(guī)范化、程序化以方便工作中的查找、使用及保密。

　　2、適用范圍

　　公司所有檔案的管理。

　　3、公司資料室文檔資料管理

　　3.1公司資料室文檔資料管理范圍：公司內(nèi)部重要文件；公司對(duì)外往來(lái)的各類(lèi)公文；公司內(nèi)部重大活動(dòng)、事件記錄；物業(yè)管理相關(guān)政策、法規(guī)；重要資料及文檔資料的電腦備份；人事資料；業(yè)主資料資料等。

　　3.2文檔資料收集及整理：人事資料由行政人事經(jīng)理助理負(fù)責(zé)文檔資料的統(tǒng)一登記、編號(hào)、歸檔，并編制存放目錄索引，檔案存放應(yīng)有明確標(biāo)識(shí)，以便查找；財(cái)務(wù)資料由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)統(tǒng)一登記、編號(hào)、歸檔，并編制存放目錄索引；其他資料由綜合文員負(fù)責(zé)統(tǒng)一登記、編號(hào)、歸檔，并編制存放目錄索引。

　　3.2物業(yè)管理相關(guān)政策、法規(guī)：由綜合文員負(fù)責(zé)從報(bào)刊雜志及政府來(lái)文中剪輯，統(tǒng)一歸入條例、法規(guī)類(lèi)文件夾，并每季度核對(duì)或動(dòng)議更改文件。

　　3.3重要資料：由綜合文員負(fù)責(zé)收集，主要包括：外出考察資料，重要資料歸屬重要資料類(lèi)文件夾。

　　3.4公司本部重要文件，主要包括：

　　3.4.1內(nèi)部管理文件：以公司名義下發(fā)的人事、行政類(lèi)文件。

　　3.4.2人事制度：公司各種人事政策，條例和規(guī)定等。

　　3.4.3行政制度：公司各種行政制度、條例和規(guī)定等。

　　3.4.4重要通知及通報(bào)：公司各種重要的通知、通告。

　　3.4.5公司會(huì)議紀(jì)要：總經(jīng)理辦公例會(huì)、部門(mén)經(jīng)理例會(huì)和以公司名義組織的專(zhuān)題會(huì)。

　　3.4.6以公司名義簽定的各類(lèi)合同、協(xié)議書(shū)、意向書(shū)等。

　　3.4.7各部門(mén)呈報(bào)的工作計(jì)劃、申請(qǐng)報(bào)告及管理規(guī)章制度等，由綜合文員責(zé)收集、跟蹤處理結(jié)果，并交綜合文員存檔。

　　3.4.8公司對(duì)外往來(lái)的各類(lèi)公文：主要包括政府部門(mén)往來(lái)文、上級(jí)公司往來(lái)文、相關(guān)業(yè)務(wù)單位往來(lái)文、外來(lái)商函及復(fù)函等，由行政人事部負(fù)責(zé)在將已處理完成的文件交綜合文員存檔。

　　3.5文檔資料查閱或復(fù)印：物業(yè)管理政策、法規(guī)、合同及重要資料的查閱或復(fù)印，需到綜合文員辦理登記手續(xù)。

　　4、各部門(mén)文檔資料管理

　　4.1各部門(mén)文件分類(lèi)及編制要求：

　　4.1.1各類(lèi)文件的編制需按規(guī)定的格式和編號(hào)方法進(jìn)行，統(tǒng)一使用打印稿，行文應(yīng)規(guī)范，不得有錯(cuò)別字。

　　4.1.2通常情況下，文件標(biāo)題定為三號(hào)黑體字，文件編號(hào)為小四號(hào)黑體字，文件內(nèi)容為小四號(hào)宋體字。

　　4.1.3公司各部門(mén)（含職能部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)及臨時(shí)成立的工作小組等）常用文件類(lèi)別：

　　（1）人事類(lèi)：包括人事管理制度、職務(wù)任免決定、職責(zé)、管理架構(gòu)、人事通報(bào)、通知等。

　�。�2）行政類(lèi)：包括行政后勤管理規(guī)定、制度、行政通報(bào)、通知、活動(dòng)計(jì)劃。

　�。�3）通知類(lèi)：內(nèi)部各類(lèi)通知。

　�。�4）培訓(xùn)類(lèi)：培訓(xùn)通知、計(jì)劃或方案、考核及效果評(píng)估等。

　　（5）會(huì)議類(lèi)：部門(mén)例會(huì)、專(zhuān)題會(huì)議、業(yè)委會(huì)會(huì)議等。

　�。�6）合同、協(xié)議類(lèi)：部門(mén)簽定的`合同（租賃合同、買(mǎi)賣(mài)合同等）。

　�。�7）對(duì)外文件類(lèi)：

　�、賹�(duì)政府部門(mén)、上級(jí)單位、外企業(yè)、機(jī)構(gòu)發(fā)文等；

　�、趯�(duì)客戶(hù)發(fā)文等：

　�、燮渌�類(lèi)：如電話表、名單、啟示等。

　　4.2質(zhì)量管理部應(yīng)保管的資料：

　　4.2.1發(fā)展商提供的資料：

　�。�1）產(chǎn)權(quán)資料；

　　（2）技術(shù)資料（含圖紙）；

　　（3）交接手續(xù)及清單等。

　　4.2.2文檔收集及整理：各部門(mén)須指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)文檔資料的收集、登記、編目、歸檔，并編制存放目錄索引，存放應(yīng)有明確標(biāo)識(shí)，并妥善保管。公司質(zhì)量體系文件規(guī)定的質(zhì)量記錄按體系文件要求執(zhí)行。

　　4.3各類(lèi)文件更改要求：

　　各類(lèi)文件張貼或下發(fā)后如需更改，必須由原文件審批人審批后，方可執(zhí)行，并需即作廢文件，同時(shí)在新文件上注明'以此文件為準(zhǔn)'。

　　4.4各類(lèi)文件發(fā)放要求：

　　4.4.1文件的發(fā)放應(yīng)注明發(fā)放級(jí)別，通常應(yīng)包括以下幾類(lèi)：

　�。�1）部門(mén)負(fù)責(zé)人以上人員閱；

　　（2）主管級(jí)以上人員閱；

　　（3）內(nèi)部傳閱；

　�。�4）張?zhí)��?/p>

　　4.4.2重要文件的發(fā)放應(yīng)辦理簽收手續(xù)。

　　4.4.3有關(guān)公司的重要政策、決議、經(jīng)營(yíng)合同（協(xié)議書(shū)）、行政人事制度、質(zhì)量體系文件等屬機(jī)要文件，除責(zé)任者自行攜帶方式外，必須加封后傳遞。

　　4.4.4文件通常張貼一周后收回存檔，內(nèi)部管理文件須加強(qiáng)保密工作，禁止外來(lái)人員拍攝或抄錄。

　　4.5電腦文檔管理：

　　4.5.1公司綜合文員負(fù)責(zé)文檔資料的電腦儲(chǔ)存及管理工作，各部門(mén)須指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)各類(lèi)文檔的電腦儲(chǔ)存及管理工作。

　　4.5.2電腦文檔須按文件類(lèi)別設(shè)立相應(yīng)的子目錄，分類(lèi)保存各類(lèi)文件，重要文件（行政人事制度、合同、協(xié)議書(shū)、重要會(huì)議紀(jì)要等）須加密，且以光盤(pán)備份，并指定專(zhuān)人保管，管理情況須在部門(mén)經(jīng)理處備案。

　　4.5.3電腦文檔須妥善保存，如需刪除，須報(bào)部門(mén)經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　4.5.4與相關(guān)單位簽署的合同、協(xié)議書(shū)及經(jīng)客戶(hù)確認(rèn)的文件，除以電腦文檔儲(chǔ)存打印原稿外還必須存檔簽名文件。

　　4.6資料管理人員要定期檢查專(zhuān)柜，核對(duì)件數(shù)，做好防火、防盜、防蟲(chóng)、防潮、防遺失，發(fā)現(xiàn)異�；虮槐I、丟失等情況，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映，妥善處理。如系人為造成，要追究有關(guān)人員的責(zé)任。

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