[熱]文件管理制度15篇
隨著社會一步步向前發(fā)展，各種制度頻頻出現(xiàn)，制度是要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動準則。擬定制度需要注意哪些問題呢？以下是小編為大家整理的文件管理制度，希望對大家有所幫助。
![[熱]文件管理制度15篇](/uploads/00/d6c6b6c802_6136d9e1d9c01.jpg)
文件管理制度1
一、文件范圍：
1、設計文件（包括圖紙表格）、
2、工藝文件（包括作業(yè)指導書、工藝定額明細表、通用工藝和操作規(guī)程）；
3、質檢文件（包括企業(yè)標準、檢驗規(guī)范）；
4、管理文件（包括質量手冊、程序文件、管理流程、管理制度）。
二、文件發(fā)放登記與保管：
受控技術類文件在交付文控中心審核后電子存檔，然后打印并會簽齊全（編制、審核、標準化、批準），按需發(fā)份數(shù)復印，在封面或圖表角加蓋“受控”章，并保留一份同時加蓋“受控”和“存檔”章放置資料室存檔；文件發(fā)放時必須填寫《文件發(fā)放回收登記卡》，同時，核查與該文件相同或涵蓋文件發(fā)放過的文件，按原登記信息將一一收回，缺少者按下述處罰條款執(zhí)行，發(fā)完后可將其發(fā)放信息作電腦記錄；收件人在收文時作“接收人”簽名，同時，必須立即填寫《文件歸檔登記卡》；各部門必須對上述和類文件妥善保管，每月不少于二次對相應文件核對，對遺缺文件及時查找，對無法找到的及時申請補發(fā)；離職或工作調動必須將文件保管與登記作為工作移交內(nèi)容之一。
三：文件的回收與銷毀：
凡發(fā)放改版文件或有過時失效文件時必須對原文件立即回收并銷毀，發(fā)放與接收部門在各自原填寫的'《登記卡》中相應欄簽署回收信息及相互簽名；過時與失效文件由持有部門填寫《文件銷毀申請單》，經(jīng)批準后銷毀，銷毀文件各頁打上“報廢”章或廢紙?zhí)幚礓N毀，含有重要或機密信息的當場撕毀，《文件銷毀申請單》夾放于原登記文件夾中。
四、處罰條例：
對未按上述條款發(fā)放、登記、回收、銷毀文件的，將對部門長和直接責任人處以10元一次處罰；對遺失文件的將對部門長和直接責任人給予一頁5元但一次不少于10元不高于30元處罰，對補發(fā)文件給予一頁1元處罰不高于10元處罰。
本規(guī)定由文控中心制定與修改，經(jīng)主管副總批準發(fā)放之日起執(zhí)行。
文件管理制度2
為規(guī)范集團監(jiān)事會文件、檔案管理工作，充分發(fā)揮其作用，更好地為監(jiān)事會各項工作服務，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《x集團有限公司檔案管理暫行規(guī)定》，特制定本辦法。
一、集團監(jiān)事會文件檔案范圍定義
1、集團監(jiān)事會文件檔案指集團監(jiān)事會在運作過程中產(chǎn)生的具有再次查詢和使用價值的結果性和結果支持性文件。
2、由集團監(jiān)事會運作過程中產(chǎn)生但上報集團公司及以上單位的文件、市政府職能部門及以上單位下發(fā)經(jīng)集團公司辦理的文件，上升為集團公司文件，集團公司文件納入集團檔案管理范圍進行管理，監(jiān)事會保留復印件，復印件的管理遵循本辦法。
二、流轉
監(jiān)事會文件指定專人負責流轉，按權限逐級遞交各級人員審批。審批結束后收歸監(jiān)事會檔案管理人員進行整理歸檔。
三、整理存檔
(一)監(jiān)事會檔案管理人員負責監(jiān)事會文件收集和整理歸檔。
(二)監(jiān)事會檔案歸檔遵循“應歸盡歸”的原則，在集團監(jiān)事會文件檔案范圍定義內(nèi)的文件均應歸檔成為監(jiān)事會檔案。
(三)文件整理、目錄編制遵循國家檔案局頒布的《歸檔文件整理規(guī)則》。
四、檔案的.借閱利用
(一)凡監(jiān)事會成員，均可查詢在自己職責范圍內(nèi)的檔案。
(二)查閱機要檔案、重要會議記錄必須經(jīng)監(jiān)事會主席批準。
(三)檔案原則上只能在檔案保管室內(nèi)閱讀使用，如確因工作需要帶離檔案保管室，需辦理借閱登記手續(xù)。
(四)非監(jiān)事會成員查閱、借閱監(jiān)事會檔案，需經(jīng)監(jiān)事會主席批準。
(五)檔案資料不準轉借他人和擅自拆頁、不得帶出公司外，更不得劃道填字，涂改、損壞文件。
(六)外單位查閱檔案一律憑單位介紹信，經(jīng)監(jiān)事會主席批準方可查閱。
(七)檔案管理工作人員應結合監(jiān)事會管理工作的需要，在有關部門的支持下，開展監(jiān)事會文件匯編、大事記、深層次編研等各種信息服務工作。
五、獎懲
(一)對違反本辦法的監(jiān)事會成員，給予警告批評，同時可酌情扣罰監(jiān)事會內(nèi)部考核分。
(二)對于違反本規(guī)定，給集團或監(jiān)事會造成損失者，將建議集團公司或市國資委對其給予處份直至免去其監(jiān)事會成員資格，觸犯法律者移交司法機關辦理。
六、本辦法自發(fā)布之日起執(zhí)行。
文件管理制度3
第一條目的
為增強公司核心競爭力，打造優(yōu)秀的企業(yè)員工團隊，提高員工的管理素質和工作效率，有序開展各項培訓，使公司培訓工作規(guī)范化、標準化，特制訂本制度。
第二條適用范圍
本制度適用于公司全體員工。
第三條培訓原則
（一）全員性：培訓的目的在于提高公司全體員工的綜合素質和工作能力，全體員工都應充分認識到培訓工作的重要性；
�。ǘ┽槍π裕号嘤栆心康�，針對實際培訓需求進行；
（三）計劃性：培訓工作要根據(jù)培訓需求制定培訓計劃，并按計劃嚴格執(zhí)行；
�。ㄋ模┤绦裕号嘤柟ぷ饕灤┡嘤柷啊⑴嘤栔�、培訓后等全過程；
�。ㄎ澹┤嫘裕簝�(nèi)容上把基礎培訓、素質培訓、技能培訓結合起來，培訓方式和對象的不同分為新員工崗前培訓、內(nèi)部專題培訓、外部培訓等；
�。└櫺裕号嘤柦Y束后要對培訓內(nèi)容進行考核，考核要有結果與獎懲，要定期、及時檢驗、評估培訓效果。
第四條權責分工
（一）人力資源部權責
1.人力資源部負責培訓制度的制定、完善、修訂等工作；2.人力資源部負責年度計劃制定與分解，嚴格把控培訓的實施情況；
3.人力資源部負責各項培訓會議的策劃組織工作；
4.人力資源部負責培訓物料的采購申請、保管、發(fā)放、盤點等工作；
5.人力資源部負責培訓外部機構的資質審核、課程甄選以及外出學習人員的手續(xù)辦理等工作；
6.人力資源部負責檢查《培訓記錄表》的編制、實施情況、培訓效果的跟蹤和評估；
7.人力資源部負責選拔、培養(yǎng)和管理公司內(nèi)部講師隊伍；8.人力資源部負責研擬新課件、人才開發(fā)方案等。
�。ǘ└鞑块T權責
1.呈報部門培訓計劃；
2.制定部門專業(yè)課程的培訓大綱；
3.收集并提供相關專業(yè)培訓信息；
4.配合部門培訓的實施和效果反饋、交流工作；
5.協(xié)助確定部門內(nèi)部講師人選，并配合、支持內(nèi)部培訓工作；
6.協(xié)助開展新課程的研發(fā)、各項人才培養(yǎng)方案的執(zhí)行。
第五條培訓計劃
�。ㄒ唬┡嘤栃枨笳{查：
1.在參訓對象分析基礎上，展開對參訓對象客觀、準確、細致、全面的培訓需求調查，同時結合績效考核中產(chǎn)生的問題點，明確培訓要解決的問題與培訓目的；
2.培訓需求調查在一月、四月、七月、十月第一周（如遇假期順延）完成本季度調查統(tǒng)計；
3.每年12月開展當年度整體培訓評估調查和匯總。
�。ǘ┡嘤栍媱澗幹疲�
匯總各部門提交的培訓需求，結合公司戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃，制定詳細具體、切實可行的培訓計劃，明確培訓課程、參訓人數(shù)、培訓目的、培訓講師、培訓預算等，確保培訓計劃的可執(zhí)行性；
�。ㄈ┡嘤栍媱澛鋵崳喝肆Y源部以季度為單位，定期對培訓計劃執(zhí)行情況和培訓效果進行追蹤，及時發(fā)現(xiàn)、解決問題。
（四）培訓計劃調整：如公司當年戰(zhàn)略調整或業(yè)務調整，可根據(jù)公司經(jīng)營戰(zhàn)略對培訓計劃進行臨時調整。
第六條培訓分類
�。ㄒ唬┬聠T工培訓：主要針對入職新員工進行的培訓，包含公司簡介、企業(yè)文化、職業(yè)生涯、薪酬杠桿，并協(xié)調各部門工作計劃，帶領員工參觀總部及各園區(qū)。
（二）全員培訓：針對全員進行的素質類、管理能力類等提升培訓或發(fā)展戰(zhàn)略、新制度、新政策等的普及培訓。
�。ㄈ┎块T培訓：各部門自行組織的針對部門實際工作開展情況進行的崗位技能提升培訓。
�。ㄋ模⿲芾韻徫换虿块T推薦員工安排的外派學習，技能提升班等各種形式。
第七條培訓實施
（一）培訓周期
1.新員工培訓：最低培訓周期為1次/周，特殊情況根據(jù)實際安排時間和課程設計；
2.全員培訓：最低培訓周期為1次/周，根據(jù)當季工作安排進行課程安排和設計；
3.部門培訓：最低培訓周期為2次/月，以本部門工作技能提升學習為主；
4.外派學習：依據(jù)實際情況靈活安排；
�。ǘ⿲嵤�
1.人力資源部培訓負責人于培訓前兩天向行政部發(fā)布培訓通知，各部門根據(jù)培訓通知做好人員工作安排，保證培訓的正常實施；
2.內(nèi)部培訓考勤與課堂紀律管理。
（1）考勤紀律：
�、侔磿r培訓，在培訓后30分鐘內(nèi)未到者一律視為曠課；②不得無故缺席，因故不能參加培訓的人員應向部門主管請假，并提前半天向培訓負責人上交請假單，無故缺席者，作曠工處理，在課程未結束時無故退場，一律視為早退；
�、蹎T工月度因個人原因產(chǎn)生的培訓請假不得超過2次/月；
（2）課堂紀律：
�、倥嘤栠^程中請自覺攜帶筆、筆記本等工具，并作好記錄；②上課時不得隨意走動，手機必須調至靜音或者關閉狀態(tài)；③離開培訓教室前將個人隨身物品帶走并將座椅歸位；④尊重授課教師，不得在課堂內(nèi)喧嘩，如有重要事項需要接聽手機，請移步至培訓課室外。
�。�3）考試與考核：
①新員工培訓：所有新員工均需要在入職第一個月內(nèi)參加新員工《公司簡介》、《企業(yè)文化》、《職業(yè)生涯》、《薪酬杠桿》培訓并通過考試（考試良好分數(shù)為89-79分，滿分100分）否則將會延遲轉正直至新員工培訓通過；
�、谌珕T培訓：根據(jù)計劃安排培訓題目，其中《培訓記錄表》于培訓結束后兩天內(nèi)在人資部歸檔；
�、鄄块T內(nèi)訓：各部門于每月5日前上交上月《培訓記錄表》及培訓講義；
�、芡庥柸藛T需要在培訓回來一周內(nèi)向人力資源部提交全部培訓資料（包含課件、書本、音頻等），并及時安排時間進行二次轉訓。
第八條培訓積分管理
�。ㄒ唬⿲⑴嘤柎螖�(shù)換算為成長積分，記入員工檔案，作為員工在職期間工作成長的重要參考依據(jù)；
�。ǘ┡嘤柗e分分值確定：由于培訓課程內(nèi)容和要求程度不一，因此將課程分值分為以下幾個檔次：
1.通用課程類：主要指素質類、管理能力類、制度學習類等
方面的培訓課程；本類課程分值為2分；
2.業(yè)務技能類：主要指與本崗位工作直接相關的、有助于工作技能提升的課程；本類課程分值為4分；
3.參加外部培訓：參照前三項課程分類的分值執(zhí)行；
4.證書認證學習：主要指員工入職后，個人通過學習取得的`各類資格認證證書，取得證件后的分值為3分；
5.培訓講師按照1-4項分值進行記錄。
�。ㄈ┡嘤柗e分的使用：培訓積分的分值是衡量個人學習的標準之一，可以作為員工調薪、晉升的重要參考依據(jù)。每年12月，人力資源部將統(tǒng)計培訓積分并進行排名。
第九條培訓評估
�。ㄒ唬┡嘤栐u估內(nèi)容
1.培訓講師評估：評估培講師的授課方式、現(xiàn)場氛圍、課程契合度等方面；
2.培訓效果評估：從培訓目的的達成情況、學員對課程的評價等方面來對培訓效果進行評估；
3.培訓組織評估：從培訓通知、培訓場地和物料、培訓紀律等方面進行評估。
�。ǘ┡嘤栐u估方法
1.問卷調查的方法：通過學員填寫《培訓效果評估表》來收課程內(nèi)容、講師表現(xiàn)和組織工作評估的意見；
2.考核考試、培訓總結、課堂抽查問答的方式，主要用于評
估培訓收益。
第十條培訓協(xié)議
�。ㄒ唬┤肆Y源部職責
1.人力資源部負責培訓方式的核定；
2.人力資源部負責培訓協(xié)議的起草、制定、修訂等；
3.人力資源部負責培訓協(xié)議的簽訂、服務期限的約定和簽署、培訓費用的審核等；
4.人力資源部負責培訓協(xié)議的登記、存檔、借閱、服務期限的監(jiān)督執(zhí)行。
�。ǘ┡嘤枂T工職責
1.員工完成培訓學習任務，取得相關培訓合格證書或培訓證明；
2.遵守公司和培訓機構的各項規(guī)章制度；
3.維護公司的形象和利益；
4.培訓結束后提交培訓資料，完成二次轉訓任務。
（三）公司職責
1.按照協(xié)議約定支付培訓費用；
2.做好員工培訓期間的培訓指導、協(xié)調、監(jiān)督和服務工作；
3.對培訓協(xié)議的有效性及執(zhí)行進行審核，確保公司利益不受損失。
�。ㄋ模﹨f(xié)議主要內(nèi)容
1.培訓項目與內(nèi)容；
2.甲方的權利與義務；
3.乙方的權利與義務
4.培訓收益與要求；
5.培訓費用：包含培訓費、交通費、差旅費等；
6.服務年限約定與違約賠償；
7.其他約定事項。
�。ㄎ澹┓⻊掌谙藜s定標準
1.培訓費用≤3000元，員工為公司服務時間為24個月；
2.3000元＜培訓費用≤10000元，員工為公司服務時間為36個月；
3.10000元＜培訓費用≤20000元，員工為公司服務時間為48個月；
4.培訓費用＞20000元每增加500元，員工為公司服務時間為60個月；
5.服務期的起始時間以培訓結束日開始計算。
第十一條：其他
本制度在公司總經(jīng)理批準后生效執(zhí)行，人力資源部備案。當產(chǎn)生條款修訂時，由公司總經(jīng)理批準后發(fā)布，人力資源部負責解釋。
文件管理制度4
工程部機房上墻文件:機房管理制度
1、所有機房、設備豎井均應設專人負責。不準亂堆雜物,保持通道的'暢通。
2、保持整潔,各設備表面應干凈無雜物。每年要對高處及死角進行一次全面清掃。
3、嚴禁在機房內(nèi)聚會、聊天、嬉戲、睡覺、喧嘩等,不得做與工作無關的事。
4、嚴禁攜帶易燃易爆物品進入機房,嚴禁在機房內(nèi)吸煙。未經(jīng)批準不得在機房內(nèi)進行動火類作業(yè)。
5、機房的電話為值班專業(yè)電話,應時刻保持待機狀態(tài),嚴禁打私人電話或長時間占用電話。
6、機房的設備由值班人員負責運行操作、維護保養(yǎng)及巡視工作,無關人員嚴禁進入。
7、外來人員進入機房須填寫《工程部機房外來人員登記表》。
8、發(fā)現(xiàn)異�，F(xiàn)象要及時處理和報告,并做好記錄。
xx物業(yè)管理公司工程部
20xx年x月xx日
文件管理制度5
1、學校各類文件旨在學校內(nèi)部統(tǒng)一意見，發(fā)布通知、決定和溝通信息，向上級部門請示、報告重要事項等。
2、欲發(fā)文有關處室應先起草文件草稿，起草完畢后交學校辦公室。
3、辦公室負責人應認真細致地做好文件草稿的核稿工作，再根據(jù)文件內(nèi)容填制統(tǒng)一格式的文件簽發(fā)單，并將文件按學校統(tǒng)一規(guī)定編號、登記，之后提交校長簽發(fā)。
4、辦公室應建立學校發(fā)文登記簿，詳細地、分門別類地登記文件的具體信息（如文件名、文件編號、發(fā)文日期及主送、抄送、抄報單位等）。學校任何發(fā)文都必須登記在冊，該登記簿作為歸檔資料應妥善保存不得遺失，并于下一年度初移交學校檔案室歸檔。
5、文件簽發(fā)或會簽完畢交付打印室打印，文件稿的首頁需用統(tǒng)一的格式（學校紅頭文件紙）。
6、文件打印完畢后加蓋學校公章。對于學校內(nèi)部發(fā)文，可以采用內(nèi)部電子郵件系統(tǒng)，將文件分別發(fā)送至學校領導和各處室，并作好相關的'發(fā)送記錄，作為檔案保存。
7、對每一號文件辦公室須將文件原稿、文件簽發(fā)單、兩份文件原件及文件發(fā)送記錄，按照文件編號順序完整保存并定期整理（一學年）。
8、學校辦公室及學校打印室工作人員有對學校有關文件保密的義務和職責。
文件管理制度6
1.目的
防止在服務過程中因公用設施和服務過程無標識或標識不當導致各類不合格的發(fā)生。
2.適用范圍
適用于公司各部門的日常工作。
3.職責
3.1總經(jīng)理或授權人負責公用設施、倉庫內(nèi)物資、重要、危險部位及其他服務過程標識的監(jiān)察。
3.2部門主管和崗位責任人負責標識的安裝和檢查。
4.方法和過程控制
4.1公用設施的標識
4.1.1機電設備按各設備名稱、設備責任人標識,標識牌掛(貼)在設備顯眼部位。
4.1.2消防通道出入口、消防設施處設置相應消防標識。
4.1.3配電室、水泵房、泳池機房、監(jiān)控中心、倉庫、辦公室、公共衛(wèi)生間等部位在出入口上方或門上貼上有部門名稱的標識。
4.1.4所有設備間出入門上應有'機房重地,非請勿進'的標識。
4.1.5所有閥門上應作上標識以確認閥門開閉狀態(tài)。
4.1.6倉庫內(nèi)的物資名稱和用途需掛貼于貨架或物資上,并在庫房門上貼'嚴禁煙火'的告示牌。
4.1.7樓層的標識貼于本樓層的顯著位置。
4.1.8在進天臺的通道上應有'天臺重地,非請勿進'的標識。
4.1.9變壓器和高壓環(huán)網(wǎng)柜上掛'高壓危險,請勿靠近'告示牌。
4.1.10游泳池必須標明水的`深度。
4.1.11天臺顯眼部位應掛貼'高空拋物,手下留人'等字樣的警示牌。
4.2服務過程的標識
4.2.1高空作業(yè)時,在危險區(qū)域周邊用警戒帶圈出警戒區(qū)域,對區(qū)域內(nèi)的財產(chǎn)要做好防護措施,并放置有'危險勿進','高空作業(yè),注意安全'等字樣的告示牌。
4.2.2配電設備維修時,必須在開關上掛'有人工作,禁止合閘'的告示牌。
4.2.3清洗辦公室及其他較光滑位置的地面或天氣潮濕時,應在顯眼部位放置'小心地滑'的告示牌。
4.2.4在公共場所刷油漆時,如果油漆未干而現(xiàn)場又無工作人員時,應在顯眼位置放置'油漆未干'告示牌。
4.2.5泳池、兒童娛樂設施、會所等設施暫停開放期間,在顯眼部位掛放'暫停使用'告示牌,清潔時掛放'清潔中'字樣的標識。
4.2.6維修公共衛(wèi)生間設施時,應放置'維修中'或'停用'字樣的告示牌。
4.2.7樓內(nèi)保潔員在進行樓梯道、樓層保潔工作時,應在單元防盜門或明顯位置懸掛'此區(qū)域在清潔中'字樣的標識。
4.2.8對于其他有追溯性要求的服務過程(如一些清潔、保安、設備維護服務)標識,應通過制定明確的服務規(guī)范和做好質量記錄予以實現(xiàn)。
4.3標識的管理
4.3.1各部門自行制作的標識,必須嚴格參照公司ci手冊標識所規(guī)范的樣式,所有ci手冊所規(guī)范的標識,部門必須嚴格執(zhí)行。
4.3.2各部門如需設置中英文對照標識,需將中文及譯文內(nèi)容報品質主管審批。
4.3.3如發(fā)現(xiàn)標識已經(jīng)被污染、涂抹、撕毀、破損或已失去標識意義,應及時更換、替補或撤消。
4.3.4當設置標識的位置需要更改或撤銷標識時,必須經(jīng)總經(jīng)理或授權品質主管同意后方可執(zhí)行。
5.相關文件
《ci標識手冊》
文件管理制度7
一、檔案歸檔制度
（一）文件材料的歸檔要求：
1.公司在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均列入歸檔范圍。
2.公司各部門負責歸檔文件材料的收集和整理，并定期交檔案室集中管理，任何人不得拒絕歸檔。
3歸檔文件材料必須齊全、完整、準確、系統(tǒng)、簽署完備。
4.歸檔文件材料必須準確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營管理等各項活動的真實內(nèi)容和歷史面貌。
5.歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律，保持同一案卷內(nèi)文件材料的有機聯(lián)系。
6.歸檔的文件材料主要包括紙質、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。
7.歸檔的文件材料必須為正本，本企業(yè)編制的文件應附發(fā)文底稿。
8.歸檔的具有永久、長期保存價值的電子文件應有相應的紙質文件材料一并歸檔保存。
9.非紙質文件材料應與其文字說明一并歸檔。
10.外文(或少數(shù)民族文字)材料若有漢譯文的應與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔。
11.為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良，紙面清潔，書寫文件材料應用碳素墨水或藍黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水及復寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整、圖像、字跡清晰。
�。ǘw檔范圍及保管期限
(參照企業(yè)檔案歸檔范圍及保管期限表)
（三）歸檔時間：
1.管理性文件材料一般應在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發(fā)簿一同移交檔案室歸檔。
2.凡專項工程、專題項目、科研課題等由發(fā)生部門將文件材料整理后經(jīng)部門領導及項目負責人審定后向檔案室移交歸檔。周期長的可分階段、單項歸檔。
3.外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調試后歸檔。
4.工程項目在竣工驗收后三個月內(nèi)接收歸檔。
5.每年形成的會計檔案，由財務部及有關部門保存一年，在下一年的第一季度內(nèi)向檔案室移交歸檔。
6.電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致。
7.榮譽檔案由行政部收集整理后于次年統(tǒng)一歸檔。
8.聲像檔案在每次活動結束后整理歸檔。
9.相關會議(技術會議、專題會議、年度工作會議)，在會議結束后歸檔。
10.外出、出差考察材料由當事人在回來后一個月內(nèi)整理歸檔。
11.變更、修改、補充的文件材料隨進歸檔。
12.公司內(nèi)部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料隨時歸檔。
13公司產(chǎn)權變動過程中形成的文件材料隨時歸檔。
二、檔案查(借)閱制度
檔案借閱是檔案室的日常業(yè)務工作，是檔案更好地為生產(chǎn)提供利用服務的基本形式，為做好檔案管理工作，特制訂如下制度：
1.凡本公司有關人員，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在檔案室閱檔室查閱。查閱內(nèi)容根據(jù)檔案密級程度，取得相關領導簽字，同時做登記。
2.本公司有關人員如有實際情況必須借出者，須辦理相關手續(xù)，超過兩天以上歸還者，須經(jīng)領導批準簽字。但要如期歸還。
3.借閱檔案者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應及時反映給主管領導。
4.外單位借閱檔案者，須持單位介紹信，且經(jīng)總經(jīng)理批準后方可借閱，只限在本室查閱，一律不外借，且抄摘內(nèi)容也須經(jīng)總理同意審核后方能帶出。
5.凡屬不成熟的現(xiàn)行技術資料及保密文件一律不外借。
三、檔案的保密制度
1.凡屬密級檔案，必須正確地標明密級，并妥善存放。
2.非綜合檔案室人員不得隨便進入檔案庫房，庫房門窗及箱柜應隨關鎖。
3.全體職工對密級檔案、文件、資料均須嚴格執(zhí)行企業(yè)保密規(guī)定，不失密。否則應追究責任。
4.凡查閱密級檔案，均須辦理審批和借閱手續(xù)，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復制，確屬需要者須辦理相關手續(xù)。
5.查閱人員對檔案內(nèi)容承擔保密義務，違反規(guī)定造成后果者必須追究責任。
6.檔案人員要忠于職守，認真執(zhí)行各項保密制度。
7.定期對保密檔案保管情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。
四、檔案庫房管理制度
一、檔案入庫檢查：
1檔案出入庫房要清點、登記。定期對庫藏檔案進行清理、核對，做到賬、物相符。對破損或載體變質的檔案，及時進行修補和復制。
2.入庫底圖應批邊分類裝袋，照片、磁帶等聲像檔案應存放入專用檔案盒(袋)內(nèi)。
3.定期對檔案保管狀況進行全面檢查，做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題要采取積極有效措施，保證檔案的安全。
二、檔案庫房管理：
1.檔案庫房未經(jīng)許可，外來人員不得擅自進入。
2.檔案柜、卷排列科學、合理、整齊、美觀，便于調卷。
3.庫房門窗須安裝窗簾，庫房內(nèi)采用白熾燈且照度不超過100勒克期。
4.避免光線直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對檔案的`危害。
5.庫房內(nèi)應有空氣調節(jié)和溫濕度計等設施，及時做好溫濕度記錄，溫度應控制在14度——24度，相對濕度控制在45——60%。
6.庫內(nèi)及庫外應科學地安設溫濕度記錄儀表，庫房應專門安裝空調設備。
7.庫房必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙，定期檢查，杜絕一切發(fā)生火災的可能。
8.檔案庫房要做到八防：防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲、防塵。
9.對庫藏檔案應經(jīng)常進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時報告并采取措施予以處理。
10.每年9月定期對庫藏檔案進行一次抽樣檢查，掌握檔案管理情況，為科學管理積累資料。
五、檔案鑒定、銷毀制度
1.根據(jù)《檔案法》及《江蘇省檔案管理條例》中的相關規(guī)定，編制本企業(yè)的檔案保管期限表。其中會計檔案見會計檔案保存期限表。
2.保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限，保管期限從長。
3.從檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面監(jiān)別檔案的價值。
4.檔案通過鑒定，要求保管期準確，案卷質量達到規(guī)定標準。如果鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確，不完整，應及時責成有關部門修改、補充。
5.銷毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事。銷毀前要造具清冊、提出銷毀報告、會同總工辦核查、總經(jīng)理審批。銷毀檔時要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，由鑒定小組指定人員會同保密、保衛(wèi)人員銷毀或監(jiān)銷，防止失密。
檔案銷毀時要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊上簽字
六、檔案保管統(tǒng)計制度
1.檔案庫房須與辦公室、閱檔室分開，并有防火、防光、防潮、防蟲防塵、防霉、防盜和防高溫等“八防”設施，以確保檔案的安全與完整。
2.檔案庫房嚴禁堆放食品和易燃易爆物，嚴禁吸煙和使用明火。
3.建立健全檔案的接收、移交、庫藏、保管、利用和鑒定銷毀等統(tǒng)計臺帳。
4.做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構成情況的準確、及時、科學的統(tǒng)計工作。
七、綜合檔案室主任職責
1.認真學習《檔案法》，深刻領會上級檔案部門關于檔案工作的方針、政策，不斷提高自身的業(yè)務水平和管理水平。
2.、努力學習業(yè)務，鉆研各類檔案理論基礎知識，充分掌握綜合檔案室?guī)齑鏅n案的各種情況，做到心中有數(shù)，操作自如。
3.檢查督促專、兼職檔案人員的檔案管理工作，對收集管理的文件材料和立卷歸檔的諸多環(huán)節(jié)應嚴格把關。
4.組織檔案網(wǎng)絡成員進行業(yè)務學習，交流檔案管理經(jīng)驗與體會，開展檔案工作的檢查評比，不斷促進檔案工作的健康發(fā)展。
5.定期向分管領導匯報檔案工作，爭取領導支持，做好檔案工作計劃的制訂和落實。
6.組織制定綜合檔案室檔案管理工作目標和發(fā)展規(guī)劃。
7.負責綜合檔案與各部門分公司的工作協(xié)調。
八、檔案工作人員崗位職責
1.認真學習貫徹執(zhí)行《檔案法》和檔案工作的方針、政策，堅持以法治檔，忠于職守，全心全意為本部門各項工作做好服務。
2.負責管理本部門的檔案，做好各門類、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。
3.積極做好檔案的服務利用工作，編制必要的檢索工具和參考資料，及時準確地提供利用。
4.做好檔案的“八防”工作，確保檔案的完整與安全。
5.嚴格遵守“保密制度”工作，未經(jīng)批準，不得擅自擴大檔案的借閱范圍，不得泄露檔案的保密內(nèi)容。
6.負責對本部門檔案工作進行監(jiān)督、檢查和指導。
文件管理制度8
一、物業(yè)部服務中心管理員專職負責服務中心所有文件(通知、命令、公函、總結、報告、通報、會議記要等)及資料(技術圖紙、手冊、個人簡歷、員工檔案、市府法規(guī)、車輛檔案、戶口檔案等)的存檔,收集和保管。
二、任何人借閱上述文件資料,須登記日期、用途、經(jīng)手人及歸還日期。
三、屬機密文件的要妥善保管,不準散播內(nèi)容,不準給未經(jīng)領導批準的.人員翻閱,不準復印,不準帶離辦公室。
四、員工個人檔案屬秘密材料,他人無權翻閱,保管人員也不得將這些資料擅自給他人過目。
五、文件資料要進行合理歸檔,歸檔要注意整齊,歸檔前要先把資料分類,無論是按字母順序,還是按內(nèi)容,按時間等形式分類,其目的都是為了查找迅速方便,因此都必須在檔案夾里清楚標明。
六、要經(jīng)常進行清理歸檔,以免資料堆積混亂,對過期的文件資料要急時清理,無保存必要的材料,經(jīng)物業(yè)部領導批準可做銷毀處理。
文件管理制度9
一、總則：
為規(guī)范本公司技術文件的管理，確保文件編制的正確性特制訂本制度。
二、技術文件的編制、審核、批準：
1、技術文件由工程部負責編制，工程部應對技術文件的正確性、合理性負責。
2、工程部部長負責技術文件的審核。
3、總經(jīng)理負責技術文件的批準。
4、技術文件包括：
a、圖紙；
b、工藝操作規(guī)程；
c、設備操作規(guī)程；
d、產(chǎn)品內(nèi)控標準；
e、產(chǎn)品檢驗規(guī)范；
f、采購技術要求等。
三、技術文件的更改：
1、技術文件更改的前提：
a、顧客要求更改；
b、由于開發(fā)試制的.疏忽而必須更改；
c、技術要求過高，生產(chǎn)設備無法達到而必須進行更改等。
2、各部門如確需對技術文件進行更改，須由各部門負責人填寫技術文件更改申請單，報工程部審核，廠務經(jīng)理批準；
3、技術文件更改申請單應包括以下內(nèi)容：
a、更改原因；
b、更改前參數(shù)；
c、更改后參數(shù)。
4、技術文件更改申請單的審批：
a、廠務經(jīng)理負責對技術文件更改進行審批；
b、必要時廠務經(jīng)理可組織有關人員對技術文件的更改進行評審或會簽；
c、廠務經(jīng)理下達技術文件更改指令（書面文件）；
5、生產(chǎn)部根據(jù)指令實施更改。
a、更改不得降低規(guī)定的產(chǎn)品質量水平和顧客適用性要求；
b、更改不得違反有關標準和法律、法規(guī)；
c、工程部負責更改，其他人員未經(jīng)受權無權更改，工程部做好技術文件更改記錄；
d、更改時所有部門及所有文件應同步更改。
四、技術文件的管理：
1、技術文件發(fā)放：技術文件由工程部發(fā)放到相關責任部門，并在[文件發(fā)放記錄表]上登記，由領用人簽名。
2、文件使用和保管：
a、工程部根據(jù)工作需要合理發(fā)放給使用者；
b、使用者要妥善保管好文件，使用者未經(jīng)技術部許可，不得擅自復印、外借技術文件。有遺失及損壞情況應及時報工程部辦理補發(fā)手續(xù)；
c、工程部應建立[技術文件一覽表]及[外來文件一覽表]；
d、技術文件由工程部歸口保管，工程部對上述文件應進行分類并妥善保管；
e、借閱技術文件須由技術部或廠務經(jīng)理批準，并在[文件及資料借閱登記表]上做好記錄，由借閱人簽名；
f、對無使用及保存價值的文件，由工程部負責審批后及時收回銷毀，并填寫[文件及資料回收登記表]；
g、對有保存參考價值的作廢文件，應在該文件上進行標識，并用專柜保存，以防誤用。
文件管理制度10
1.目的
為了加強對安全生產(chǎn)制度的管理,確保安全生產(chǎn)制度和操作規(guī)程的編制、發(fā)布、使用、評審、修訂等得到控制,確保使用文件的適宜性和有效性,特制定本規(guī)定。
2.適用范圍
本規(guī)定適用于燒結廠各部門。
3.管理職責:
3.1綜合辦公室是文件的歸口管理部門,負責所有廠級文件的發(fā)布和歸檔工作。負責起草有關培訓、職業(yè)衛(wèi)生、經(jīng)濟責任考核等文件的編制。
3.2安全科負責起草有關安全文件的編制。
3.3技術科負責起草有關質量、工藝等文件的編寫。
3.4機動科負責起草有關設備、維護、能源消耗、備件材料等文件的編制。
3.5生產(chǎn)科負責起草有關生產(chǎn)、環(huán)保等文件的編寫。
4.文件管理要求:
4.1引用法規(guī)、標準
文件制定要依據(jù)國家法律法規(guī)、天津市地方法規(guī)、《冶金企業(yè)安全生產(chǎn)標準化評定標準》、《企業(yè)安全生產(chǎn)標準化基本規(guī)范》及公司相關標準。
4.2文件編寫要求:
4.2.1簡單說明編寫目的;
4.2.2明確執(zhí)行文件涉及的范圍;
4.2.3實施活動的主管部門與相關部門的職責和權限。
4.2.4文件內(nèi)容和要求:作為文件的主要內(nèi)容,要明確相關部門應做些什么,由誰來做,如何做,達到什么標準,信息如何反饋,獎勵與考核等。
4.2.5文件實施日期。
5.文件審批
文件編寫后,由部門負責人核稿后,送交主管廠領導審批簽發(fā)。
6.評審與修訂
6.1文件評審
6.1.1評審的頻次:正常情況下,每年組織評審一次;當出現(xiàn)以下情況時,可隨時組織評審。
a)安全生產(chǎn)的法律、法規(guī)發(fā)生變化;
b)生產(chǎn)裝置和工藝技術發(fā)生重大變化;
c)安全生產(chǎn)相關的組織機構發(fā)生重大變化;
d)管理機構的管理職責發(fā)生重大變化時;
6.1.2評審內(nèi)容
a)與法律、法規(guī)符合性;
b)與企業(yè)發(fā)展總體水平的相適應性;
c)與工藝流程和裝置變化的相適應性;
d)安全管理制度之間的相容性和匹配性;
6.2文件修訂
6.2.1修訂頻次:正常情況下,每兩年組織修訂一次。當出現(xiàn)以下情況,可隨時組織修訂。
a)安全生產(chǎn)法律、法規(guī)發(fā)生變化,現(xiàn)行安全規(guī)章制度與之出現(xiàn)沖突,或不能充分滿足法律、法規(guī)要求;
b)生產(chǎn)裝置和工藝技術發(fā)生重大變化;
c)新裝置、新產(chǎn)品投產(chǎn),現(xiàn)行管理制度不能覆蓋其安全管理;
d)組織機構發(fā)生重大變化,需重新分配安全生產(chǎn)職責;
e)各級人員素質發(fā)生較大變化,規(guī)章制度的要求已經(jīng)充分轉變?yōu)閱T工的.自覺行動;
6.2.2修訂組織權限:制度文件的修訂,本著制訂部門組織修訂的原則,當制訂部門發(fā)生職能變化時,由該職能的后續(xù)承接部門組織。必要時,需了解該制度的制訂的原始背景。
6.2.3修訂依據(jù):
6.2.3.1國家行業(yè)的安全生產(chǎn)法律、法規(guī)、條例。
6.2.3.2安全生產(chǎn)制度評審結果。
6.2.3.3制度執(zhí)行過程中,員工提出的合理化建議。
6.2.4修訂后的制度文件,要履行會簽手續(xù),最后由廠長審批后,修訂版發(fā)布實施。
7.制度文件的終止執(zhí)行
因特殊原因,終止執(zhí)行的安全生產(chǎn)制度,按原審批程序申請批準終止。
文件管理制度11
為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統(tǒng)計、銷毀等工作，維護檔案的完整和安全，特制定本制度。
一、適用范圍
1、公司經(jīng)濟活動中與外單位的來往信件、合同、協(xié)議。
2、會議文件，包括本公司重要會議形成的文件、紀要、決定等
3、公司的請示與上級批復文件
4、公司各職能部門在工作中形成的工作計劃、總結、報告
5、公司成立、合并、撤銷、更改名稱、股東會決議、董事會決議等相關文件資料
6、公司制定的章程、制度等文件材料
7、公司營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證等重要文件
二、檔案保管
1、公司各類文件應由總經(jīng)理辦公室安排專人保管。
2、保管人員需根據(jù)文件內(nèi)容及其歷史關系，合并整理，分類保存。
3、檔案保管人員應及時將辦理完畢或經(jīng)領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理后歸檔。
4、庫藏文檔要定期核對，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質及時修補或復制。
三、檔案借閱
1、借閱檔案必須先辦理借閱手續(xù)，登記《檔案借閱審批表》由部門負責人簽字。
2、借閱的案卷要注意愛護，不得丟失、損壞、涂改。
3、借出的.檔案要注意保密，不得將檔案帶入私人場所，不得讓無關人員翻閱。
4、借閱的檔案應如期歸還，如因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續(xù)借手續(xù)。
4、歸還檔案時，由檔案保管人員當面查點清楚，并在《檔案借閱審批表》上及時注銷。
5、凡需借閱、抄錄絕密級重要數(shù)據(jù)資料，必須經(jīng)公司領導批準，否則一律不準借閱、抄錄、復印。
四、檔案銷毀
經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案保管人員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領導及有關人員會審批準后銷毀。
五、檔案保密
1、檔案保管人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設鎖，無關人員不準接觸。
2、不得傳播、議論有關機密問題。
3、檔案資料不準帶到公共場所。
文件管理制度12
1適用范圍
本程序適用于公司范圍內(nèi)施工技術文件的編寫、審批、修改、出版、發(fā)布、管理和實施。
2目的
規(guī)定施工技術文件產(chǎn)生、發(fā)布、使用、修改、保管的控制要求,旨在規(guī)范技術文件的產(chǎn)生及實施過程。
3技術文件分類
3.1項目管理實施規(guī)劃/施工組織設計
項目管理實施規(guī)劃/施工組織設計,是組織和管理工程施工總的指導性文件。應依據(jù)施工承包合同、設計文件及施工組織設計綱要(公司投標文件)編定。經(jīng)過批準的施工組織設計作為開工的必備條件。
3.2施工措施,是指導工程某一個分部或某-個工序施工的文件,必要時進行編制。其內(nèi)容應突出施工重點,更具有操作性。 3.3施工作業(yè)指導書
是以可操作性為主要特征的技術性文件。 3.4工藝手冊
是某些施工技術經(jīng)過一定時間的應用、驗證后,總結形成的典型施工/加工方法的技術文件。
4職責和權限
4.1工程管理部
負責對公司施工技術文件的全面管理和控制,并保證其適用性和正確性。
4.2實施單位
4.2.1工程項目部/生產(chǎn)單位、隊及施工人員,必須依據(jù)批準/指定的施工技術文件
進行施工管理和施工操作。
4.2.2各級工程技術人員,按相應的分工職責,負責進行技術交底和工程施工過程的監(jiān)督、檢查工作。以保證全面、正確的貫徹和落實技術文件的內(nèi)容。
4.3相關部門
各相關職能部門應以批準/指定的施工技術文件為依據(jù),對工程項目進行管理、監(jiān)督、檢查及服務。
5施工技術文件的產(chǎn)生與實施管理
5.1施工技術文件流程。(詳見圖1)
5.2施工技術文件的編、審、批
5.2.1項目管理實施規(guī)劃/施工組織設計由項目經(jīng)理組織、項目總工編制、機關主要生產(chǎn)職能部門會簽、工程管理部審核、主管副總經(jīng)理批準。
5.2.2施工措施由施工隊專責技術員編制、項目總工審核、項目經(jīng)理批準。
5.2.3施工作業(yè)指導書根據(jù)項目管理實施規(guī)劃/施工組織設計的技術資料清單、設備和材料供應要求組織編制。
一般作業(yè)指導書由技術員編制、項目總工審核、分公司主任工程師批準。重要和特殊的作業(yè)指導書由項目總工編寫,工程管理部審核,總工或者各專業(yè)副總批準。涉及有重大安全風險的作業(yè)指導書應有安全責任人員審查會簽。
帶電跨越施工作業(yè)指導書必須有項目總工和帶電跨越架搭設單位共同編寫,工程管理部、安全監(jiān)察部主任審核,公司總工程師批準。
5.2.4工藝手冊的編制與選用
工藝手冊中的工藝和施工方法屬成熟的工藝方法,由工程管理部組織編制,供工程中選用。選用者應對所選用的工藝手冊進行確認簽字,并報批準,確保其選用的符合性。 5.3出版、頒發(fā)及使用
5.3.1工程管理部負責公司技術文件的出版、頒發(fā)和使用管理,并對出版文件備份及歸擋。
5.3.2各施工單位批準的技術文件,由批準單位負責出版及報送公司有關職能部門備案。
5.3.3項目工程技術文件必須報工程管理部備案。 5.4.驗證
5.4.1施工技術文件編制應充分發(fā)揚技術民主,充分吸取有關專業(yè)人員和施工人員的意見,必要時應召集有關會議聽取意見和建議。
5.4.2施工作業(yè)指導書開始使用時,應進行可行性驗證,確認可行后正式使用。
5.5修改
施工技術文件一經(jīng)批準出版后,任何單位/部門和個人,不得擅自修改。若有重大設計修改時,應提出修改報告,由原編審批人員修改文件。
5.6保管
5.6.1施工作業(yè)指導書/工藝手冊是本企業(yè)知識產(chǎn)權的一部分,領用單位和個人應在控制范圍內(nèi)登記、領用并負責保管。
5.6.2領用人責任
a)遵守公司有關技術保密規(guī)定,除在指定工程中使用外,不得
私自向外部提供本企業(yè)出版的施工技術資料。
b)工藝手冊是典型施工技術標準,可以長期和反復使用,領用人應妥善保管。需要重新印制或再版發(fā)行時,應按重新領用手續(xù)登記。
6標識
6.1文件編號
施工技術文件的編號由項目部資料員依據(jù)公司程序文件的要求和檔案管理的規(guī)定確認。
6.1責任署名
施工技術文件應有審批頁,由批準、審核、編寫者簽名以示責任標識。
6.2單位署名及出版日期
按公司文件統(tǒng)一規(guī)定格式在封面正下方標識。
7記錄及其管理
《技術文件審批表》由編制單位(部門)負責保管,保存期與技術文件同步。技術文件管理制度8
1.主題內(nèi)容與適用范圍
本標準規(guī)定了產(chǎn)品圖樣及技術文件的版本及文件編制、會簽、歸檔、保存、發(fā)放、更改、收回等管理要求。目的是對文件和資料進行有效的控制。
本標準適用于本公司產(chǎn)品研制、生產(chǎn)過程中產(chǎn)品圖樣、技術文件和資料的版本、形成、歸檔、保管、使用和借閱。 2.引用文件
SJ/T 207.1～3－1999 《設計文件的`管理制度第1～3部分》 SJ/T 207.4－1999 《設計文件管理制度第4部分：設計文件的分類編號》 QB/YT KF 7.7.9-20__ 《更改控制程序》 QB/YT KF 7.03-20__ 《項目（設計/開發(fā)）控制程序》 GB/T 19017-20__質量管理體系技術狀態(tài)管理指南Q/YTD 1002-20__ 《企業(yè)檔案分類編號及標識》 3.產(chǎn)品圖樣及技術文件的編制要求 3.1產(chǎn)品圖樣及技術文件所包含的信息構成了產(chǎn)品技術狀態(tài)基線。必須以產(chǎn)品為單位，提出明確的產(chǎn)品技術狀態(tài)信息。它包括產(chǎn)品的定義和使用信息，即:要求/規(guī)范（技術指標）、設計圖樣、零件清單、軟件清單、模型、試驗規(guī)范、維護和操作手冊及文件版本號。
3.2在產(chǎn)品實現(xiàn)過程中的關鍵件、重要件，應在文件中進行標識，確保關鍵件、重要件的可追溯性。對靜電敏
感器件、濕度敏感器件等，應予以標識，以便加強防護。 3.3產(chǎn)品圖樣及技術文件應以產(chǎn)品或整件為單位成套，歸檔圖樣文件需會簽完整。其編制要求和填寫格式及十進分類編號、名稱必須符合SJ 207的規(guī)定。產(chǎn)品成套設計文件、工藝文件資料的編制明細要求見附錄A。 3.4產(chǎn)品定型鑒定文件的編制要求（見附錄B）。
4.各部門職責
技術開發(fā)部：負責產(chǎn)品研制過程中的產(chǎn)品實現(xiàn)策劃，設計、工藝圖紙文件及定型文件、資料的擬制、審核、齊套、會簽及更改，并對產(chǎn)品圖樣的正確性、現(xiàn)行有效性負責。對應用軟件工具，研發(fā)過程中的電子文件及其修改狀態(tài)、文件的版本、流轉進行掌控，對電子文件的質量負責。 生產(chǎn)管理部及車間：負責產(chǎn)品在試制、生產(chǎn)過程中形成的文件、記錄、資料的收集、整理，對所領用的產(chǎn) 品圖樣完整、安全和回收負責；
質量控制部：負責產(chǎn)品在試制、生產(chǎn)過程中形成的有關質量文件、記錄資料的收集、整理。
銷售服務部：負責收集、整理、提供有關產(chǎn)品銷售合同、技術協(xié)議、來自顧客的產(chǎn)品圖樣和技術文件。技術管理部：負責收集、整理有關產(chǎn)品研制合同、技術協(xié)議、設計任務書、設計評審、驗證、確認、定型鑒定文件。負責產(chǎn)品圖樣、技術文件資料的歸檔、分類保管和借閱、發(fā)放、登記、控制。
5.會簽
5.1會簽的產(chǎn)品圖樣由設計師負責提供，未經(jīng)會簽的圖樣不得歸檔和投入生產(chǎn)。 5.2會簽路線
產(chǎn)品圖樣按下列規(guī)定逐級會簽：
擬制審核工藝（需要時）標準化批準
研發(fā)試制階段加工所需圖樣的會簽可簡化為：擬制審核批準技術文件管理制度9
第一條為充分發(fā)揮技術文件在工作中的指導作用，提高辦文速度和發(fā)文質量，根據(jù)公司的實際情況，特制訂本制度。 第二條技術文件管理內(nèi)容主要包括：產(chǎn)品圖紙、設計委托單、與技術相關的各種資料、外來技術圖紙資料等。
第四條技術文件的簽收：所有技術文件均由資料員登記簽收。 第五條技術文件的編號保管:所有技術文件均由技術資料員分類登記編號、保管。
1.產(chǎn)品圖紙必須由設計人、項目負責人、審核人、批準人簽名后才能歸檔保管。
2.技術文件的審批應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的技術文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將技術文件轉借其他人閱看。對尚未歸檔的文件不得向外泄露內(nèi)容。
3.審批技術文件應抓緊時間，當天審批完后應在下班前將文件交技術資料員，審批文件一般不得超過兩天，審批后應簽名。如有更改處，有關人員按文件所提要求和批示辦理有關事宜。 4.審批時不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工
作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
第七條發(fā)文的規(guī)定：技術文件的正式下發(fā)均由技術資料管理員負責。
第八條發(fā)文的范圍：在公司日常生產(chǎn)經(jīng)營管理工作中，需有關圖紙、技術文件等事項，應按有關制度辦理，經(jīng)領導批準后，由技術資料管理員登記發(fā)放。
第九條發(fā)文程序規(guī)定：各職能部門需要相關技術文件資料時,生產(chǎn)、質檢、業(yè)務項目及外協(xié)可憑生產(chǎn)任務單領取其復印件,經(jīng)加蓋圖紙審核章后生效；要求配合資料管理員作好登記工作。
第十條各部門有關人員因工作需要借閱文件，需登記填寫文件借閱登記表,經(jīng)資料管理員確認后方可借閱使用。
第十一條借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù)，按時歸還。不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十二條技術資料管理員對承辦的文件應抓緊催辦，應定期對事情已經(jīng)辦妥的文件和要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領導報告。
第十三條文件的歸檔范圍：產(chǎn)品圖紙、與技術相關的各種資料、外來技術圖紙資料等。
第十四條文件更改
1.圖紙更改應填寫設計更改申請表。 2.文件更改時，要求在文件上做出記錄。
3.圖紙更改完畢后要歸檔，同時要填寫設計更改通知單，經(jīng)技術部經(jīng)理或其代理人批準后發(fā)放到各相關部門。
第十五條對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，應定期清理造冊，并做好作廢登記及辦理申請銷毀手續(xù)。 第十六條經(jīng)審核同意銷毀的文件，應派專人負責銷毀。 第十七條圖紙發(fā)放登記表：BN/QR-423-09。 第十八條圖紙文件借閱登記表：BN/QR-423-10。
第十九條文件更改申請/通知單：BN/QR-423-04。
文件管理制度13
1、目的:
對外來文件的接收、處理、歸檔管理實施控制,確保文件的正常管理和能及時處理、遵守和執(zhí)行。
2、適用范圍:
適用于政府主管部門及上級公司、上級物業(yè)主管部門及其它管理關系單位發(fā)給公司的文件。
3、引用文件:
3、1質量手冊第4、5章
3、2 iso9002標準第4、5章
4、職責:
4、1總經(jīng)理或副總經(jīng)理負責審批各類外來文件、責成有關部門處理。
4、2綜合辦公室負責處理除工程維修部工程技術文件、分承包合同、工程移交文件、經(jīng)營管理部的經(jīng)營合同、協(xié)議書以外的外來文件,包括上級公司、政府主管部門傳來的文件及有關物業(yè)管理的法令、法規(guī)、各類規(guī)章制度的接收、登記、整理并保存原始件,將各部門傳來的文件整理呈交總經(jīng)理或副總經(jīng)理審批,工程維修部及經(jīng)營管理部的文件由綜合辦公室登記后保存一份原件。
4、3各部門負責本部門業(yè)務往來中的外來文件及有關物業(yè)管理合同的`法令、法規(guī)的接收,經(jīng)公司副總經(jīng)理批準后,負責根據(jù)領導的批示處理有關文件。
5、工作程序:
5、1外來文件的接收:
5、1、1上級公司文件由綜合辦公室派專人領取,政府主管部門下發(fā)的文件由收發(fā)員送綜合辦公室,綜合辦公室應填寫《外來文件接收登記表》。
5、1、2公司各部門的業(yè)務往來文件接收后,統(tǒng)一送交綜合辦公室進行分類,登記在《外來文件接收登記表》上。
5、2外來文件的處理:
5、2、1上級公司、政府主管部門的文件由綜合辦公室填寫《外來文件處理表》,綜合辦公室主任填寫呈辦意見并由總經(jīng)理或副總經(jīng)理批閱,綜合辦公室根據(jù)批示轉相關部門,并督促確保文件按總經(jīng)理或副總經(jīng)理批示執(zhí)行。
5、2、2外來的有關物業(yè)管理的法令、法規(guī),經(jīng)總經(jīng)理批示后,由經(jīng)營管理部送交綜合辦公室并存檔,有關部門需要時,綜合辦公室將復印件蓋上受控文件專用章,并做好《文件/資料發(fā)放登記表》。
5、2、3傳真由綜合辦公室在《外來文件接收登記表》上登記后,轉相關部門,并由綜合辦公室存檔。
5、3外來文件的檔案管理:
5、3、1上級公司和政府主管部門的文件由綜合辦公室在年底或次年初提出銷毀、立卷、歸檔意見,報公司領導批準后,對不需要使用查閱的文件填寫《外來文件銷毀登記表》后進行銷毀,對有價值的文件進行裝訂成冊,并保存。
5、3、2日常業(yè)務文件由綜合辦公室征求相關部門意見后,提出具體處理措施報有關領導進行相應處理,建立文件處理檔案。
5、3、3歸檔文件借閱時受綜合辦公室監(jiān)督,并做好借閱登記。
6、支持性文件與質量記錄:
6、1《外來文件接收登記表》ej-qr-qp6、3-01
6、2《外來文件處理表》ej-qr-qp6、3-02
6、3《外來文件銷毀登記表》ej-qr-qp6、3-03
6、4《文件/資料借閱登記表》 ej-qr-qp6、1-01
6、5《文件/資料發(fā)放登記表》 ej-qr-qp6、1-04
文件管理制度14
物業(yè)公司外來文件管理規(guī)程
1、目的
通過對外來文件的有效管理,以保證分公司現(xiàn)場使用的外來文件都是最新版本的有效文件。
2、適用范圍
分公司收到的上級公司或政府部門頒發(fā)的各類法律、法規(guī)、條例,須引用或參考的標準、合同、用戶提供的圖樣和技術要求、詳細的工作文件等。
3、職責
3、1行政部負責收集、整理國家政策、法律、法規(guī)等行政性文件。
3、2工程部負責收集、整理國家標準、行業(yè)規(guī)范、操作規(guī)程等技術性文件。
3、3物業(yè)部負責收集、整理服務收費、城建管理等行業(yè)性文件。
3、4保安部負責收集、整理消防、治安管理等法律法規(guī)文件。
3、5分公司總經(jīng)理負責批準外來文件在分公司的執(zhí)行。
4、實施程序
4、1文件的識別
4、1、1根據(jù)文件的種類,分為國家法律法規(guī)文件、國家標準和行業(yè)規(guī)范、規(guī)程、標準等。
4、1、2相關部門分別負責將與分公司業(yè)務范圍有關的.文件整理出行政性/技術性/行業(yè)性/法律法規(guī)外來文件目錄。目錄應列明文件編號、名稱、發(fā)布日期。
4、2文件的轉換
行政性/技術性/行業(yè)性/法律法規(guī)文件目錄,分別由行政部、工程部、物業(yè)部和保安部經(jīng)理簽署審核,由分公司總經(jīng)理批準。
行政部負責把批準轉換的外來文件原件收集歸檔,并編制《外來文件清單》。
4、3控制發(fā)放
行政部對所需要使用的文件加蓋受控章,并負責發(fā)放、借閱和保管,做好發(fā)放和借閱登記。當外來文件發(fā)生版本更替時,行政部負責更新《外來文件清單》。及時發(fā)放新版文件,收回舊版文件,并加蓋作廢章后銷毀或處置。
5、相關文件和質量記錄表格
5、1《外來文件清單》
5、2《公文處理辦法》
5、3《文稿簽發(fā)單》
5、4《文件閱辦單》
5、5《發(fā)放文件登記表》
5、6《文件借閱登記表》
文件管理制度15
1、主題內(nèi)容與適用范圍
本文件根據(jù)我廠產(chǎn)品的生產(chǎn)性質、生產(chǎn)類型和產(chǎn)品的復雜程度以及工種狀況,對常用的工藝文件規(guī)定了完整性。
本文件適用于變壓器新產(chǎn)品的生產(chǎn)。老產(chǎn)品的工藝整頓也參照執(zhí)行。
2、引用標準
gb/t4863-93機械制造工藝基本術語
gb/t6583-1994質量保證術語
jb/t9167一1998工藝裝備設計管理導則
jb/t9165.1-1998工藝文件完整性
3、一般要求
3.1工藝文件是指導工人操作和用于生產(chǎn)、工藝管理的主要依據(jù),要做到正確、完整、統(tǒng)一、清晰。
3.2本標準所規(guī)定的內(nèi)容應在產(chǎn)品設計、試制、鑒定和生產(chǎn)的各個階段相應編制完成。
3.3產(chǎn)品的生產(chǎn)性質是指樣機試制、小批量試制和正式批量生產(chǎn)。樣機試制主要是驗證產(chǎn)品設計結構,對工藝文件不要求完整,可根據(jù)具體情況而定;小批試制主要是驗證工藝,所以小批量試制的工藝文件基本上應與正式批量生產(chǎn)的工藝文件相同。不同的是后者通過小批試制過程驗證后的修改補充,更加完善。
4、工藝文件種類
4.1產(chǎn)品結構工藝性審查記錄
記錄產(chǎn)品結構工藝性審查情況的一種工藝文件。
4.2工藝方案
根據(jù)產(chǎn)品設計要求、生產(chǎn)類型和企業(yè)的生產(chǎn)能力,提出工藝技術準備工作具體任務和措施的指導性文件。
4.3產(chǎn)品零(部〉件工藝路線表
產(chǎn)品全部零(部〉件(設計部門提出外購件的除外〉在生產(chǎn)過程所經(jīng)過部門(科室、車間、小組和工種〉的工藝流程,供技術科、供應部使用。
4.4焊接工藝卡片
用于對復雜零(部〉件進行電、氣焊接。
4.5特殊工序操作指導卡
4.6典型零件工藝過程卡片
用于制造具有加工特性一致的一組零件。
4.7標準零件工藝過程卡片
用于制造標準相同、規(guī)格不同的標準零件。
4.8裝配工藝過程卡片。
4.9工藝守則
某一專業(yè)工種所通用的一種基本操作規(guī)程
4.10工序質量分析表
用于分析工序質量控制點的每個特征值-操作者、設備、工裝、材料、方法、環(huán)境等因素對質量的影響程度,以使質量處于良好的控制狀態(tài)的一種工藝文件。
4.11工序質量控制圖
用于對工序質量控制點按質量波動因素進行分析、控制的圖表。
4.12產(chǎn)品質量控制點目錄
填寫產(chǎn)品中所有質量控制點的零件圖號、名稱及控制點名稱等的一種工藝文件。
4.13外協(xié)件明細表
填寫產(chǎn)品中所有外協(xié)件的圖號、名稱和加工內(nèi)容等的一種工藝文件。
4.14外購工具明細表
填寫產(chǎn)品在生產(chǎn)過程中所需的特殊外購刀具、量具等的名稱、規(guī)格與精度的一種工藝文件。
4.15專用工藝裝備明細表
填寫產(chǎn)品在生產(chǎn)過程中所需的全部專用工裝的編號、名稱等的一種工藝文件。
4.16工位器具明細表
填寫產(chǎn)品在生產(chǎn)過程中所需的全部工位器具的編號、名稱等的一種工藝文件。
4.17專用工藝裝備圖樣及設計文件
專用工藝應具備完整的設計文件,包括專用工裝設計任務書、裝配圖、零件圖、零件明細表、使用說明書(簡單的專用工裝可在裝配圖中說明)。
4.18材料消耗工藝定額明細表
填寫產(chǎn)品每個零件在制造過程中所需消艷的各種材料的名稱、牌號、規(guī)格、重量等的一種工藝文件。
4.19材料消耗工藝定額匯總表
將'材料消耗工藝定額明細表'中的`各種材料按單臺產(chǎn)品匯總填寫的一種工藝文件。
4.20工藝總結
新產(chǎn)品經(jīng)過試制生產(chǎn)后,工藝人員對工藝準備階段的工作和工藝、工裝的使用情況進行記述,并提出處理意見的一種工藝文件。
4.21產(chǎn)品工藝文件目次產(chǎn)品所有工藝文件的清單。
4.22車間定置管理圖
在車間定置中,用于表明物品與場地關系的布置圖。
4.23產(chǎn)品制造工藝流程圖
是生產(chǎn)對象由投入到產(chǎn)出,經(jīng)過一定順序排列的檢驗關系圖。
4.24產(chǎn)品檢驗流程圖。
4.25油漆工藝卡片。
4.26檢驗卡片。
根據(jù)產(chǎn)品標準、圖樣、技術要求和工藝規(guī)范,對產(chǎn)品及零件、部件的質量特性的檢測內(nèi)容、要求、手段作出規(guī)定的指導性文件。
4.27工序質量控制點操作指導卡。
指導工序質量控制點上的工人生產(chǎn)操作的文件。
【文件管理制度】相關文章：
文件管理制度11-19
文件管理制度（推薦）11-19
安全文件檔案管理制度11-18
部門文件批復04-29
公司成立批復文件03-30
文件捆綁技術的方式07-23
工藝文件模板03-13
紅頭文件模板03-12
縣政文件審查備案規(guī)定09-08